Werden die steuerfreien Reisekostenvergütungen durch Zusammenrechnung der Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrtkostenvergütungen und Übernachtungskostenvergütungen ermittelt, ist es aus Vereinfachungsgründen zulässig, den Betrag, der den steuerfreien Reisekostenbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber nur Fahrtkosten erstattet.[1]
Darstellung eines Gesamterstattungsverfahrens
Ein Arbeitnehmer erhält wegen einer mehrtägigen dienstlichen Reisetätigkeit von Montag 11 Uhr bis Mittwoch 20 Uhr mit kostenloser Übernachtung und Bewirtung im Gästehaus eines Geschäftsfreundes lediglich einen pauschalen Fahrtkostenersatz von 300 EUR, dem eine Fahrtstrecke von 600 km mit dem eigenen Pkw zugrunde liegt.
Ergebnis: Steuerfrei sind
| Fahrtkostenvergütung (600 km × 0,30 EUR) | 180 EUR |
| Verpflegungspauschalen (14 EUR + 28 EUR + 14 EUR) | 56 EUR |
| Insgesamt | 236 EUR |
Steuerpflichtig wären hiernach 64 EUR (300 EUR – 236 EUR). Der Arbeitgeber kann die 56 EUR (= Verpflegungspauschalen) pauschal mit 25 % versteuern, auch wenn er tatsächlich nur eine pauschale Fahrtkostenvergütung zahlt und keine Verpflegungsmehraufwendungen erstattet.
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