Übereignet der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte an den Arbeitnehmer, führt dies grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, der nach den individuellen ELStAM des Arbeitnehmers zu versteuern ist. Die Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % gilt – anders als die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG – nur für Vorteile aus der Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten, wenn diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn[1] gewährt werden.
Barlohnumwandlungen schließen somit die Lohnsteuerpauschalierung aus.
Pauschalierungsfähig ist aber nicht nur die Übereignung von Hardware, auch technisches Zubehör und Software, die dem Arbeitnehmer übertragen werden, können pauschal versteuert werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Übereignung als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung bzw. Austausch bereits vorhandener Bestandteile erfolgt. Die Pauschalierung ist auch dann möglich, wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet.
Typische Beispiele für die Pauschalbesteuerung sind die Übereignung von
- PCs, Laptops, Notebooks oder Tablets inkl. Zubehör (z. B. externe Festplatte, Datenträger, Monitor, Drucker und Scanner),
- Smartphones,
- betrieblichen System- und Anwendungsprogrammen.
Steuerliche Bewertung des Sachbezugs
Der zu pauschalierende Wert bestimmt sich dabei i. d. R. nach dem um die üblichen Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe.[2] Aus Vereinfachungsgründen kann der Wert auch mit 96 % des Endpreises bewertet werden, zu dem sie der Abgebende oder dessen Abnehmer fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Dies gilt nicht, wenn als Endpreis der günstigste preis am Markt angesetzt wird.[3]
Keine Lohnsteuerpauschalierung bei Verkauf an Arbeitnehmer
Ein Arbeitgeber veräußert aus seinem Betriebsvermögen Festnetz-Telefone zum Buchwert an interessierte Mitarbeiter.
Ergebnis: Soweit der tatsächliche Wert der Telefone den Buchwert übersteigt, liegt bei den Arbeitnehmern ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor, der nicht pauschal versteuert werden kann. Denn die Pauschalierung mit 25 % ist ausschließlich für die Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten zulässig. Reine Telekommunikationsgeräte, die nicht Zubehör eines Datenverarbeitungsgerätes sind oder nicht für die Internetnutzung verwendet werden können, sind von der Pauschalierung ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil ist daher dem individuellen Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.
Internetpauschale bis zu 50 EUR im Monat
Im Zusammenhang mit der Einrichtung eines Internetzugangs können vom Arbeitgeber auch die Zuschüsse zu den Aufwendungen für einen ISDN-/DSL-Anschluss und das Modem pauschal versteuert werden.
Barzuschüsse des Arbeitgebers zu den laufenden Kosten der Internetnutzung (Grundpreise, laufende Gebühren, Flatrate etc.) sind ebenfalls pauschalierungsfähig, wenn diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn[4] gezahlt werden.
Der Arbeitgeber kann den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung aus Vereinfachungsgründen pauschalieren, soweit dieser 50 EUR monatlich nicht übersteigt. Voraussetzung ist allerdings, dass der Arbeitnehmer erklärt, einen Internetzugang zu besitzen, für den im Kalenderjahr durchschnittlich Aufwendungen in der erklärten Höhe entstehen. Der Arbeitgeber hat diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.[5] Hat der Arbeitnehmer die Unwahrheit gesagt, droht dem Arbeitgeber keine Haftung. Etwaige Mehrsteuern würden dann beim Arbeitnehmer nacherhoben.
Einzelnachweis bei Beträgen über 50 EUR
Auch Barzuschüsse von über 50 EUR sind pauschalierungsfähig. Dies setzt jedoch den Nachweis der Kosten für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten voraus (Beleg zum Lohnkonto). Der sich danach ergebende monatliche Durchschnittsbetrag darf der Pauschalierung der Lohnsteuer für die Zukunft solange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine solche Änderung kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.[6]
Ob der Arbeitnehmer für berufliche Zwecke im Internet recherchiert oder die Internetnutzung ausschließlich privat motiviert ist, spielt für die Pauschalierung keine Rolle.
Steuerfreier Auslagenersatz für berufliche Internetrecherchen
Barzuschüsse des Arbeitgebers für die nachgewiesene oder glaubhafte berufliche Internetnutzung des Arbeitnehmers mit eigenen Geräten können daneben steuerfrei als Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG geleistet werden.[7] Beide Steuervergünstigungen können nebeneinander angewendet werden.
Die vorgenannten Barzuschüsse des Arbeitgebers sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV auch beitragsfrei zur Sozialversicherung.
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