Auch die private Nutzung von Software bleibt steuerfrei, wenn es sich um System- und Anwendungsprogramme handelt, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt. Hierzu zählen insbesondere betriebliche Software-Lizenzen (sog. Home-use-Programme), die dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen werden, ohne dass zugleich ein betrieblicher PC zur Verfügung gestellt wird, z. B. Betriebssysteme, Virenscanner oder Browser ebenso wie Office-Lösungen.
Computerspiele nicht begünstigt
Da nur die Überlassung von System- und Anwendungssoftware begünstigt wird, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, sind Computerspiele, Social Life Games oder andere Unterhaltungssoftware i. d. R. nicht begünstigt. Gleiches gilt für Smartphone-Apps; auch hier ist die steuerliche Begünstigung eher restriktiv zu beurteilen.
Von der Steuerbefreiung nicht erfasst ist das in einen Firmenwagen direkt eingebaute Navigationsgerät. Dies gilt auch für ein Kombigerät, das neben Navigations-, Radio- oder Computerfunktionen Telekommunikationsfunktionen beinhaltet. Das in einen Dienstwagen eingebaute Navigationsgerät gehört zur Kfz-Sonderausstattung[1] und damit zur Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des geldwerten Vorteils der Kfz-Privatnutzung. Das Herausrechnen des auf den Telekommunikationsanteil entfallenden Kostenanteils ist nicht zulässig.[2]
Steuerbefreiung für Gesellschafter-Geschäftsführer
Auch Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH können von der Steuerbefreiung profitieren, wenn im Voraus entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden. Eine verdeckte Gewinnausschüttung, die zu Einkünften aus Kapitalvermögen führt, wird nur dann angenommen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte in größerem Umfang oder zu günstigeren Bedingungen privat nutzen darf als vergleichbare andere Arbeitnehmer.
Dagegen gilt die Steuerbefreiung nicht für selbstständige Unternehmer.[3]
Umfang der Steuerbefreiung
Die Steuerbefreiung umfasst alle nutzungsbedingten Kosten. Neben den Aufwendungen für die Anschaffung oder die Miete des Gerätes bleiben deshalb auch Anschluss- und Grundgebühren, Verbindungsentgelte sowie andere laufende Kosten, die vom Arbeitgeber getragen werden, steuerfrei.
Barlohnumwandlung steuerrechtlich zulässig
Die Vorteile nach § 3 Nr. 45 EStG müssen nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden. Daraus folgt, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch die Herabsetzung von Barlohn zugunsten der Überlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten vereinbaren können.
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