Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde grundsätzlich 3 gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Unmittelbarer Zugriff (Z1)

Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem in der Weise zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt. Dabei darf sie nur mithilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde aus.

Mittelbarer Zugriff (Z2)

Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Die Finanzbehörde kann die Datenüberlassung auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung verlangen. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Die Datenträgerüberlassung umfasst die Mitnahme der Daten – im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen. Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben und die Daten sind zu löschen.

Außenprüfer können seit 2023 verlangen, dass die Daten auch nach ihren Vorgaben in einem anderen maschinell auswertbaren Format an sie übertragen werden.[1]

Als Folge der fortschreitenden Digitalisierung schafft der Gesetzgeber damit die rechtliche Grundlage, dass die aufzeichnungspflichtigen Daten nicht nur auf einem Datenträger, sondern auch auf anderen Wegen, wie z. B. durch eine von der Finanzverwaltung bereit gestellte Cloud, übertragen werden können. Durch die Erweiterung des Z3-Zugriffs wird der Datenaustausch zukünftig vermehrt über Online-Speicher und Cloud-Dienste erfolgen.

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