Der Beitragsnachweis hat die Funktion, die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld anzuzeigen. In den Folgemonaten besteht das Beitragssoll aus
- der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und
- einem eventuell verbleibenden Restbeitrag des Vormonats.
Ggf. wird eine Verrechnung durchgeführt, wenn die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu hoch ermittelt wurde.
Keine Korrekturen aufgrund von Restbeiträgen aus dem Vormonat
Wegen des Restbeitrags oder eines Guthabens nach Ermittlung der endgültigen Beitragsschuld wird ein Korrektur-Beitragsnachweis für den Vormonat, aus dem der Restbeitrag dem Grunde nach herrührt, nicht erstellt.
Der Arbeitgeber kann in dem Beitragsnachweis die Höhe der Summe der Beiträge des Vormonats nachweisen, wenn Änderungen der Beitragsberechnung regelmäßig notwendig werden durch
- Mitarbeiterwechsel oder
- variable Entgeltbestandteile.
2.1 Dauerbeitragsnachweis
Ändert sich die Höhe der beitragspflichtigen Arbeitsentgelte und damit auch die Höhe der Beiträge nicht jeden Monat, kann der Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis gekennzeichnet werden. Bei diesem Verfahren ist der Einzugsstelle erst dann wieder ein neuer Beitragsnachweis-Datensatz zu übermitteln, wenn sich die Beitragshöhe ändert. Diese Notwendigkeit kann sich z. B. trotz unveränderter Entgelte durch Beitragssatzänderungen oder bei Erhöhung der Beitragsbemessungsgrenzen ergeben.
Einreichung eines Dauerbeitragsnachweises
Der Dauerbeitragsnachweis ist durch die Beitragsfälligkeit nach der Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld nicht hinfällig geworden. Denn nach wie vor gibt es viele Betriebe, in denen feste Gehälter gezahlt werden und Veränderungen in der Entgelthöhe und innerhalb der Belegschaft relativ selten sind.
2.2 Schätzung der Beitragsschuld
Für eine Schätzung der Beitragsschuld genügt die Tatsache, dass der Beitragsnachweis nicht rechtzeitig eingereicht worden ist. Welchen Grund dies hat, ist unerheblich. Worauf sich die Krankenkasse bei ihrer Schätzung der Höhe nach im konkreten Fall stützt, bleibt ihr überlassen. Dass sich die Schätzung des Arbeitsentgelts innerhalb der dafür in Betracht kommenden Spanne an deren oberem Rand orientiert, ist zulässig und im Zweck der Schätzung begründet, weil damit ein gewisser Druck auf den Beitragsschuldner ausgeübt wird.
Schätzung kann im Nachhinein erhöht werden
Die Schätzung der Beitragsschuld ist dem Arbeitgeber mitzuteilen. Für den Fall, dass eine spätere Nachprüfung eine höhere Beitragsschuld ergibt, wird eine Schätzung durch die Einzugsstelle immer unter den Vorbehalt des Widerrufs gestellt.
2.2.1 Abzug der Arbeitnehmeranteile
Die Einzugsstelle fordert zur Einreichung eines ordnungsgemäßen Beitragsnachweises auf. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer nicht den geschätzten Gesamtsozialversicherungsbeitrag in dessen Beitragsanteil abziehen, sondern nur den sich aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt ergebenden Beitragsanteil.
2.2.2 Rücknahme der Schätzung
Die Schätzung des für die Beitragsberechnung maßgebenden Arbeitsentgelts gilt so lange, bis der Nachweis ordnungsmäßig eingereicht wird.[1] Sobald der Beitragsnachweis ordnungsgemäß eingereicht wird, ist die Schätzung zurückzunehmen. Aufgrund der Schätzung gezahlte Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind mit der tatsächlichen Beitragsschuld zu verrechnen. Der Arbeitgeber kann bei Überzahlung sowohl die sofortige Rückzahlung verlangen als auch den Überschuss zur Verrechnung mit späteren Zahlungen (etwa im nachfolgenden Beitragsmonat) bei der Einzugsstelle belassen.
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