Lohnabrechnung im Baugewerbe / 3.3 Das Meldeverfahren

Die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse des Baugewerbes richtet für jeden Arbeitnehmer ein persönliches Konto ein. Die Betriebe teilen der Urlaubskasse monatlich für jeden Kalendermonat bis zum 15. des folgenden Monats mit:

1. den beitragspflichtigen Bruttolohn der Arbeitnehmer und die diesem zugrunde liegenden lohnzahlungspflichtigen Stunden,
2. ggf. den Zeitpunkt des Ausscheidens des Arbeitnehmers,
3. die Beschäftigungstage der Arbeitnehmer, falls kein voller Beschäftigungsmonat vorliegt,
4. die gewährten Urlaubstage und die gewährte Urlaubsvergütung, soweit darauf bereits ein tariflicher Anspruch bestand,
5. Anzahl der Ausfallstunden wegen Arbeitsunfähigkeit ohne Lohnanspruch,
6. Anzahl der Ausfallstunden, für die der Arbeitnehmer in der Zeit vom 1.12. bis 31.3 Saison-Kurzarbeitergeld bezogen hat.

Aufgrund dieser Daten ermittelt die Urlaubskasse die jeweiligen Erstattungsansprüche. Anschließend wird das Unternehmen über die sich daraus ergebenden kumulierten Werte sowie die noch verfügbaren Urlaubsansprüche des Arbeitnehmers für das laufende Kalenderjahr unterrichtet.

3.3.1 Internetmeldung und elektronisches Postfach

Grundsätzlich hat jeder Arbeitgeber die Meldungen über das von den jeweils zuständigen Kassen eingerichtete Online-Meldeverfahren zu übermitteln. Hierfür stehen 2 elektronische Möglichkeiten zur Verfügung: von der SOKA-BAU zugelassene Baulohnprogramme und die Meldung per Internetportal (MINT).

Mit der Meldung per Internetportal (MINT) können alle erforderlichen Meldungen für gewerbliche Arbeitnehmer, Auszubildende und Angestellte von den Unternehmen erfasst werden. Der zu leistende Beitrag wird automatisch ermittelt und angezeigt. Die Daten können dann per Mausklick an die SOKA-BAU übertragen werden. Bei den gewerblichen Arbeitnehmern sind die Vormonatswerte sichtbar. Die Internetmasken orientieren sich am Aufbau der Meldeformulare.

Ergänzt wird das Internet-Angebot durch ein elektronisches Postfach. Mit dem elektronischen Postfach haben alle angemeldeten Unternehmen Zugriff auf Schreiben und Informationen der SOKA-BAU, z. B. Erstattungsbenachrichtigungen. Voraussetzung für die Freischaltung der Internetmeldung und des elektronischen Postfachs ist die Anforderung der Zugangsdaten.

Statt der Übermittlung der Daten auf elektronischem Wege kann mit der Urlaubskasse auch auf Antrag die Übermittlung der Daten mit Belegen vereinbart werden. Allerdings muss der Arbeitgeber nachweisen, dass das elektronische Meldeverfahren für ihn wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Die wesentlichen Belege sind dabei der Meldeschein und der Summenbeleg. Da in der Praxis dieses Verfahren kaum noch genutzt wird, wird auf die detaillierte Darstellung verzichtet.

3.3.2 Beitrags- und Erstattungsverfahren

Die Urlaubs- und Ausbildungsvergütungen werden dem Arbeitgeber von der ULAK durch Überweisung auf sein Bankkonto erstattet. Bei vorhandenen Beitragsrückständen werden Erstattungen mit diesen verrechnet.

Einzugsstelle für den Sozialkassenbeitrag ist die ULAK. Diese zieht auch die Beiträge der ZVK für die Zusatzversorgung in den alten Bundesländern, die Beiträge der Gemeinnützigen Urlaubskasse des Bayerischen Baugewerbes (UKB) sowie die Beiträge der Sozialkasse des Berliner Baugewerbes (Soka-Berlin) ein.

Der Sozialkassenbeitrag und die Winterbeschäftigungs-Umlage können statt vom Unternehmen überwiesen auch per Lastschrift von der SOKA-BAU eingezogen werden.

Daneben bietet die SOKA-BAU an, die Beitragsforderungen eines Meldemonats mit etwaigen Erstattungsforderungen für gezahlte Urlaubs- oder Ausbildungsvergütungen des gleichen Monats zu saldieren. Voraussetzung ist, dass die Meldungen bereits vor dem 15. des Folgemonats vollständig vorliegen. Einen Saldo (Beitrag ist höher als die Erstattung) zugunsten der SOKA-BAU zieht diese, wenn gewünscht, im Lastschriftverfahren ein oder wird vom Unternehmen überwiesen. Ergibt sich für das Unternehmen ein Guthaben (Erstattung ist höher als der Beitrag), so überweist die SOKA-BAU den Beitrag. Voraussetzung für die Saldierung ist, dass keine Beitragsrückstände bestehen.

Praxis-Beispiel

Saldierung von Beitrags- und Erstattungsforderungen

Ein Unternehmen meldet am 9.8.2024, dass es im Juli 2024 Urlaubsvergütung i. H. v. 17.300 EUR gewährt hat. Aus den gleichzeitig gemeldeten Bruttolöhnen ergibt sich eine Beitragsforderung i. H. v. 21.700 EUR. Die Lohnabrechnungsbeträge des Monats Juli sind überwiesen und es bestehen keine Beitragsrückstände des Unternehmens bei der SOKA-BAU. Am 15.8.2024 zieht die SOKA-BAU nur noch den Differenzbetrag i. H. v. 4.400 EUR per Lastschrift ein. Soweit das Unternehmen kein Lastschriftverfahren beantragt hat, überweist es den Differenzbetrag in Höhe von 4.400 EUR bis zum 15.8.2024.

Die Erstattungsansprüche des Arbeitgebers auf ausgezahlte Urlaubsvergütung verfallen, wenn sie nicht spätestens bis zum 30.9. des Folgejahres nach Entstehen des Erstattungsanspruchs geltend gemacht wurden. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und im Falle des Ausscheidens des Arbeitnehmers aus dem Bereich des BRTV für das Baugewerbe, verfallen die Ansprüche jedoch bereits am 15. des zweite...