HR als Business-Partner & B... / 1.4 FAQ's: Die wichtigsten Fragen und Antworten - Führungskraft

Nach einer optimalen Vorbereitungsphase folgt die erste Zeit des neuen Mitarbeiters in Ihrer Abteilung. Neben der Einarbeitung auf der sozialen Ebene gibt es wichtige Punkte, die auf der fachlichen Ebene zu beachten sind. Sie sollten in den ersten Tagen und Wochen einen verstärkten Kontakt zu Ihrem neuen Mitarbeiter halten. Regelmäßige Mitarbeitergespräche, gut ausformulierte Stellenanforderungen und ein gut durchdachter Einarbeitungs- und Projektplan bieten allen Beteiligten eine Orientierungshilfe.

Der Einarbeitungsplan ist u. a. ein gut strukturierter Zeitplan, in dem festgelegt ist, wann der Neue welche Informationen erhält, wann, welche Lernphasen erfolgen und wann die Leistungsbeurteilung stattfindet.

2. Wie erfolgt eine erfolgreiche Integration in ein bestehendes Team?

Die Integration in eine bereits bestehende Gruppe ist nicht zu unterschätzen. Gerade zwischenmenschliche Interaktionen laufen zum Teil unbewusst ab. Hier ist die Aufgabe einer Führungskraft, für ein gutes Management dieses Prozesses zu sorgen. Ein gutes Einfühlungsvermögen ist von Nöten, um sowohl die Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters als auch die Bedürfnisse des Kollegenteams zu identifizieren und zu erfüllen. Hier ist immer wichtig, ein "offenes Auge" und "offenes Ohr" für alle Beteiligten zu haben. Weiterhin können Sie durch regelmäßige Mitarbeitergespräche und vorbereitende Maßnahmen auf der sozialen Ebene eine gute Integration in bestehende soziale Strukturen vorantreiben. Eine weitere Hilfestellung ist ein Pate, d. h., dass der neue Mitarbeiter in der Anfangsphase einen festen Ansprechpartner hat, der sich um ihn kümmert. Bereiten Sie sich zudem administrativ auf die Ankunft des Mitarbeiters vor.

3. Warum sind Mitarbeitergespräche in der Einarbeitungszeit wichtig?

Gerade in der Einarbeitungszeit sind Mitarbeitergespräche von großer Bedeutung. Diese sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Inhalte sollten sein: Die Frage nach dem persönlichen Wohlbefinden, Klären von Fragen, die im Laufe der Einarbeitung auftauchen, Diskussion um die Firmenwerte und -philosophie, das Besprechen von Leistungsanforderungen, der Methodik der Lernumsetzung, das Vereinbaren von Leistungszielen, die Beurteilung von erreichten Leistungsanforderungen. Diese Leistungs- bzw. Lernziele sind sowohl auf der fachlichen als auf der sozialen Ebene angesiedelt.

Weiterführende Informationen finden Sie unter Gliederungspunkt 3 Jährliche Mitarbeitergespräche.

4. Welche weiteren Personen sollten in der Phase der Einarbeitung und Integration involviert werden?

Als erster sind Sie als Vorgesetzter gefragt. Sie haben den Bewerber ausgewählt und bereits im Auswahlverfahren festgestellt, dass er mit seinen sozialen und fachlichen Kompetenzen gut in das Unternehmen und das Team passt. Sie sollten regelmäßige Mitarbeitergespräche einplanen, um mit der neuen Arbeitskraft die Leistungsziele festzulegen und dem Mitarbeiter Feedback zu geben. Weiterhin sollte HR dafür sorgen, dass eine gute Planung von Interventionsmaßnahmen zur fachlichen und sozialkompetenten Qualifizierung vollzogen werden. Ebenfalls ist es für den Neuen leichter, wenn er umfangreiche Informationen über das Unternehmen erhält. Der zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung kann sich auch als Ansprechpartner für Probleme/Fragen während der Einarbeitungsphase (und darüber hinaus) anbieten. Des Weiteren erleichtert eine Patenschaft die Phase der Einarbeitung. Die Aufgabe des Paten ist, sich intensiv um den Neuen zu kümmern. Als letztes sollten die Kolleginnen und Kollegen genannt werden. Ihr Umgang mit dem neuen Mitarbeiter ist entscheidend für eine optimale Integration in das soziale Umfeld.

5. Welche Probleme können bei der Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiters auftreten und wie kann ich Ihnen frühzeitig begegnen?

Verläuft die Einarbeitung nicht nach Plan, sollte eine Ursachenforschung so früh wie möglich beginnen. Gerade die Anfangsfluktuation ist extrem hoch – diese steigt linear mit der fachlichen Expertise bzw. dem Umfang der Verantwortung. Hier frühzeitig Probleme zu erkennen und nach konstruktiven Lösungen zu suchen, verringert diese Problematik. Ursachen gibt es auf den verschieden Ebenen – der persönlichen Ebene, der Aufgabenebene und der sozialen Ebene.

6. Wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt, aber noch für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zuständig ist, wie kann eine gute Übergabe und Einarbeitung gewährleistet werden?

Wenn ein Mitarbeiter, der aus dem Unternehmen ausscheidet, den neuen Mitarbeiter einarbeiten soll, kann es zu Problemen kommen. Der "alte" Mitarbeiter sieht in der Aufgabenstellung, den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten und sein Wissen zu teilen, keinen Nutzen und ist nicht motiviert, diese Einarbeitung professionell zu übernehmen. Um ein solches Fehlverhalten frühzeitig zu vermeiden, ist es ratsam, ein Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen. Es sollte eine Zielvereinbarung getroffen werden, in der festgelegt wird, dass der bisherige Mitarbeiter die...

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