Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im Lohnkonto folgende Daten eingetragen werden:
- der Tag der jeweiligen Zahlung sowie der Entgeltzahlungszeitraum, z. B. 31.3., Entgeltabrechnung März,
- der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn.
Hierbei muss beachtet werden, dass der Barlohn und eventuelle Sachbezüge, also z. B. aus Dienstwagenüberlassung, Mahlzeiten oder der Gewährung von Rabatten auf Firmenprodukte, getrennt notiert werden. Die vom Arbeitgeber zu beachtenden Freibeträge, also der Altersentlastungs- oder der Versorgungsfreibetrag einschließlich Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag[1] dürfen vom Bruttoarbeitslohn nicht abgezogen werden.
Einbehaltene Steuerabzugsbeträge
Aufgezeichnet werden müssen die einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag, außerdem die gezahlten vermögenswirksamen Leistungen.
Angaben bei Versorgungsbezügen
Von Versorgungsbezügen (Betriebsrenten, Werkspensionen) bleiben der Versorgungsfreibetrag und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag steuerfrei. Beide Freibeträge berechnen sich seit 2005 nach den Verhältnissen zum Versorgungsbeginn bzw. zum 1.1.2005 bei Versorgungsbeginn vor dem 1.1.2005 und werden für die Gesamtlaufzeit der Versorgungsbezüge festgeschrieben.
Die für die zutreffende Berechnung erforderlichen Angaben sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.[2] Diese sind für jeden Versorgungsbezug getrennt aufzunehmen:
- das maßgebende Jahr des Versorgungsbeginns,
- der 12-fache Versorgungsbezug für den Monat Januar bei Versorgungsbeginn vor 2005 bzw. der 12-fache Versorgungsbezug für den ersten vollen Monat des Versorgungsbeginns in allen anderen Fällen einschließlich der zu berücksichtigenden sonstigen Bezüge,
- bei unterjähriger Zahlung von Versorgungsbezügen der erste und der letzte Monat, für den die Zahlung erfolgte,
- der für Altbezüge für 2005 bzw. bei Versorgungsbeginn ab 2006 sich nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 EStG ergebende Prozentsatz und Höchstbetrag sowie
- der danach ermittelte Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag.
Gesonderte Aufzeichnungspflicht bei Sterbegeld
Sterbegeld oder die Abfindung von Versorgungsbezügen sind stets sonstige Bezüge und daher gesondert aufzuzeichnen, weil die Zwölftelung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag nicht zu berücksichtigen ist.[3] Neben der betragsmäßigen Aufzeichnung des im betreffenden Jahr gezahlten Sterbegelds u. a. ist hier wegen der Kohortenbesteuerung lediglich das für die Freibeträge maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns festzuhalten.
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