Führung des Lohn- und Gehaltskontos / 2.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.^[1] Seit 1.1.2020 gilt dies auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die in das ELStAM-Verfahren einbezogen worden sind.^[2]

Sämtliche Daten der vom Betriebsstättenfinanzamt ausgestellten Papierbescheinigung für Arbeitnehmer, die aus technischen Gründen am elektronischen Abrufverfahren (noch) nicht teilnehmen, oder Arbeitnehmer, die bei einem unter die Härtefallklausel fallenden Arbeitgeber beschäftigt sind^[3], müssen in gleicher Weise wie die ELStAM-Daten in das Lohnkonto übernommen werden. Dies sind vor allem die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die Steuerfreibeträge und Hinzurechnungsbeträge sowie die steuerliche Identifikationsnummer.

Arbeitnehmer ohne Inlandswohnsitz

Für Arbeitnehmer, die zwar in Deutschland keinen Wohnsitz haben, jedoch als Bürger der Europäischen Union oder des EWR auf Antrag im Inland unbeschränkt steuerpflichtig sein können, müssen die Daten aus der besonderen Papierbescheinigung^[4] in das Lohnkonto übertragen werden. Dieser Personenkreis ist auch 2024 weiterhin vom elektronischen Abrufverfahren ausgenommen. Dasselbe gilt für beschränkt Steuerpflichtige, bei denen ein Freibetrag im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen ist.

Aufzeichnung von Freibeträgen

Von den übermittelten Freibeträgen müssen jeweils der Jahresbetrag sowie der anteilige Betrag für den Entgeltabrechnungszeitraum in das Lohnkonto übernommen werden. Gleiches gilt für die Hinzurechnungsbeträge. Ändern sich im Laufe des Kalenderjahres die ELStAM-Daten oder in der Papierbescheinigung eingetragene Besteuerungsmerkmale, ist auch der Zeitpunkt in das Lohnkonto zu übernehmen, ab dem die Änderung gilt.

Beschäftigungsdauer

Darüber hinaus muss die Beschäftigungsdauer für den jeweiligen Arbeitnehmer eingetragen werden.

ELStAM-Abruf nicht möglich

Kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die ELStAM-Daten nicht abrufen, weil dieser seine persönliche Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt schuldhaft nicht mitteilt, ist auch dieser Zeitraum im Lohnkonto zu vermerken.

[1] § 41 Abs. 1 Satz 2 EStG,

BMF, Schreiben v. 8.11.2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02, BStBl 2018 I S. 1137.

[2]

S. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.

[3] § 39e Abs. 7, 8 EStG.

[4] § 39 Abs. 3 EStG.