Die soeben genannten Entgeltunterlagen müssen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten seit dem 1.1.2022 in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in Gemeinsamen Grundsätzen[1] die Rahmenbedingungen für Arbeitgeber zur Führung der Entgeltunterlagen in elektronischer Form festgelegt.
Keine Beanstandungen für das Jahr 2022
Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat darüber informiert, dass die Gemeinsamen Grundsätze mit Wirkung zum 1.4.2022 durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) genehmigt wurden. Das BMAS hat die Deutsche Rentenversicherung Bund gebeten sicherzustellen, dass anlässlich der Prüfungen bei den Arbeitgebern im Sinne des § 28p SGB IV für das Jahr 2022 keine Verstöße hinsichtlich nicht in elektronischer Form geführter Entgeltunterlagen[2] beanstandet werden.
2.1 Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen
Bis zum 31.12.2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Die Befreiung erfolgt formlos unter Angabe der Betriebsnummer. Die Befreiung ist für Zeiträume bis 31.12.2026 möglich. Der Antrag kann auch von einer Abrechnungsstelle für mehrere Arbeitgeber gleichzeitig (Angabe mehrerer Betriebsnummern) gestellt werden. Bei entsprechender Befreiung sind Unterlagen spätestens ab dem 1.1.2027 elektronisch zu führen.
2.2 Unterlagen mit Unterschriftserfordernis
Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um
- Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI,
- Erklärungen über den Auszahlungsverzicht von Entgeltansprüchen,
- Erklärungen zur Inanspruchnahme von Pflegezeit.
Überführt der Arbeitgeber schriftliche Unterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronische Form, hat er diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die Unterlagen elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, sind sie in dieser elektronischen Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die Unterlagen nicht elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung – dies wird in der Praxis in den allermeisten Fällen so sein – muss der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform entgegennehmen. Bei der Speicherung dieses Dokuments hat der Arbeitgeber dieses mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen. Nach vollständiger Übernahme in die elektronische Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden.[2]
S. Abschn. 1.1.
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