Führung des Lohn- und Gehaltskontos / 1.6 Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers

Die genannten Entgeltunterlagen werden überwiegend elektronisch geführt. Bei den die Entgeltabrechnung begleitenden oder erläuternden nachfolgend aufgeführten Unterlagen besteht seit dem 1.1.2022 die Verpflichtung, diese elektronisch zu führen. Dies bedeutet, dass nicht erst der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Bereits derjenige, der dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht, muss dies elektronisch tun. Die wichtigsten dieser Unterlagen sind nachfolgend aufgeführt:^[1]

• bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Unterlagen, aus denen sich die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel ergeben,
• die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht in einem Versicherungszweig maßgebenden Angaben,
• bei Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland die Eigenart und zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
• die Daten der erstatteten Meldungen nach der DEÜV,
• die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben,
• die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, wenn auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet wurde,
• den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht in der geringfügig entlohnten Beschäftigung, auf dem der Tag des Eingangs des Antrags beim Arbeitgeber dokumentiert ist,
• die Erklärung des kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr oder die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen sowie in beiden Fällen die Bestätigung, dass die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen sind,
• den Nachweis eines Krankenversicherungsschutzes bei kurzfristig Beschäftigten,
• die unterschriebene Niederschrift nach § 2 NachwG mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen,
• eine Kopie des Statusfeststellungsantrags nach § 7a SGB IV mit den von der Deutschen Rentenversicherung Bund für ihre Entscheidung benötigten Unterlagen, deren Bescheid, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt, sowie gutachterliche Äußerungen über den Erwerbsstatus,
• den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 SGB IV,
• die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen und übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind,
• den Nachweis der Elterneigenschaft und der Kinder vor Vollendung des 25. Lebensjahres nach § 55 Abs. 3 und 3a SGB XI,
• die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen,
• die Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 AEntG und § 17 Abs. 1 MiLoG,
• die Bescheinigung nach § 44a Abs. 5 SGB XI, wenn die Beschäftigung wegen des Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld unterbrochen wird,
• die Erklärung des Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit i. S. d. § 3 Pflegezeitgesetzes,
• Veranlagungs-, Änderungs- oder Nachtragsbescheide der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung,
• die Daten der übermittelten Bescheinigungen nach § 106 SGB IV,
• bei einem Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung eine Erklärung, in der der Beschäftigte bestätigt, dass der Abschluss einer Ausnahmevereinbarung zur Geltung der deutschen Rechtsvorschriften nach Art. 16 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rats vom 29.4.2004 in seinem Interesse liegt,
• die schriftliche Erklärung des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist.

[1] § 8 Abs. 2 BVV.