Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Spätester Zeitpunkt für die Datensendung ist der letzte Tag im Februar des Folgejahres (28.2., in Schaltjahren 29.2.). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung auch zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen.
Der Arbeitgeber haftet für die Einkommensteuer (Lohnsteuer), die aufgrund unrichtiger oder unvollständiger Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird.[1]
Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
Lohnsteuerbescheinigungen sind auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer elektronisch zu übermitteln.
Bei Arbeitgebern, die ihre Lohnabrechnung maschinell durchführen, ist die elektronische Datenübermittlung Bestandteil des verwendeten Entgeltabrechnungsprogramms. Davon unabhängig stellt auch die Finanzverwaltung seit 2021 mit "Mein ELSTER" (bis 2020: "Elster-Formular") ein kostenloses Programm zur Verfügung. Nunmehr muss zwingend die Online-Plattform "Mein ELSTER" genutzt werden.[2]
Ohne Software geht es nach erfolgter Authentifizierung über das Elster-Portal der Finanzverwaltung unter www.elster.de. Eine Authentifizierung ist für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung aber immer erforderlich.
Dokumentation durch Verarbeitungsprotokoll
Nach der elektronischen Datenübermittlung wird zeitverzögert ein Verarbeitungsprotokoll erstellt, das vom Datenübermittler abzurufen ist, damit gewährleistet ist, dass die Daten vollständig übermittelt wurden. Konnten danach die übermittelten Daten nicht korrekt verarbeitet werden, sind die Lohnsteuerbescheinigungsdaten nach erforderlichen Korrekturen erneut zu übermitteln. Die elektronisch vergebene Quittungsnummer des Verarbeitungsprotokolls ist im Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung als Transferticket anzugeben, falls dies technisch möglich ist.
Technische Unterstützung, falls die Übermittlung nicht klappt
Lässt sich das Verarbeitungsprotokoll nicht innerhalb von 5 Tagen nach Übermittlung abrufen, kann sich der Arbeitgeber unter Angabe der Ticketnummer, des Sendedatums, der Fehlernummer und des Fehlertextes an den Support von ElsterLohn wenden.
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