Alternativ zu einer Betriebsvereinbarung, die die Überwachungs- und Protokollmöglichkeiten mit dem Betriebsrat abstimmt, kann jedes Unternehmen eine Dienstanweisung "Elektronische Kommunikationssysteme und informationstechnische Infrastruktur" an seine Mitarbeiter herausgeben, die die Nutzung des Unternehmensnetzwerks, von Internet und E-Mail-Diensten transparent macht und regelt.
Diese Inhalte sollten abgedeckt werden:
- Gegenstand und Geltungsbereich der Dienstanweisung
- Zielsetzung (informations- und kommunikationstechnische Infrastruktur mit dem Schutz der Persönlichkeitsrechte zu verbinden)
- Dokumentation: Speicherfristen und Umfang mit Daten
Nutzung der Kommunikationstechniken
- E-Mail-System
- Internetzugang
- Maßstab der Nutzung ist Ansehen des Unternehmens
- Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (Privatnutzung dieser Medien beschränken auf Notfälle und unaufschiebbare Fälle, bei denen eine andere Erreichbarkeit nicht möglich ist)
- Besondere Regelungen zur elektronischen Post
- Besondere Regelungen für die Internetnutzung (Überwachungsumfang)
Umgang mit dem konzerninternen Netz
- Aufzeichnungen und Auswertungen benennen
- Zwecke der Auswertung (neben Datensicherheit auch Missbrauchskontrolle)
- Fremde Soft- und Hardware
- Untersagung von webbasierten Programmen (sog. Cloud-Computing z. B. durch Office-Produkte von "Google")
- USB-Policy zum Umgang mit mobilen Speichermedien (sämtliche Speichermedien, PDAs, Blackberrys[1], Smartphones)
- Benennung der Dienstanweisung als verbindlich, der bei Zuwiderhandlung arbeitsrechtliche Maßnahmen folgen können
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