Sowohl für Arbeitgeber und Betriebsräte, aber auch für Arbeitnehmer haben betriebliche Vereinbarungen über Datenverarbeitungen und zum Datenschutz erhebliche Vorteile. Zum einen schaffen sie ein hohes Maß an Rechtssicherheit, zum anderen können klare Regelungen in Betriebsvereinbarungen auch die nach der DSGVO geforderte Transparenz schaffen und sonstige Anforderungen des Datenschutzrechts umsetzen.
4.1 Rechtssicherheit und -klarheit
Art. 88 Abs. 1 DSGVO sieht ausdrücklich vor, dass Arbeitgeber und Betriebsrat Datenverarbeitungen durch entsprechend gestaltete Betriebsvereinbarungen rechtfertigen können. Gerade wenn im Rahmen einer Betriebsvereinbarung klarstellend geregelt wird, dass neben der Rechtfertigung der Datenverarbeitung durch die genannte Betriebsvereinbarung auch ein Rückgriff auf gesetzliche Erlaubnistatbestände vorbehalten bleiben soll, können die Betriebsparteien auf diesem Wege ein hohes Maß an Rechtssicherheit und -klarheit schaffen. Aus Sicht des Unternehmens, aber auch in Bezug auf Datenverarbeitungen durch den Betriebsrat, ist es durchaus vorteilhaft, hier durch Betriebsvereinbarungen eine zusätzliche Verteidigungslinie gegen mögliche spätere Vorwürfe einzuziehen. In Betriebsvereinbarungen empfiehlt sich z. B. die folgende Formulierung:
Rückgriff auf andere Erlaubnistatbestände neben einer Betriebsvereinbarung
"Die vorliegende Betriebsvereinbarung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten nicht abschließend. Dem Arbeitgeber bleibt vorbehalten, personenbezogene Daten auch auf der Grundlage sonstiger Betriebsvereinbarungen oder auf der Grundlage einschlägiger gesetzlicher Regelungen zu verarbeiten. Die Betriebsparteien informieren die Arbeitnehmer über diese Möglichkeit des Arbeitgebers in geeigneter Form im Rahmen der Mitarbeiterinformation zu dieser Betriebsvereinbarung."
4.2 Beitrag zur Erfüllung der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht
Gerade da der Verantwortliche grundsätzlich beweisen muss, dass er personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO verarbeitet[1], kann der Abschluss entsprechender Betriebsvereinbarungen in Bezug auf den Datenschutz am Arbeitsplatz ein wesentlicher Baustein der Erfüllung der Rechenschaftspflichten des Arbeitgebers sein. Zudem lassen sich auch einzelne Dokumentationssysteme per Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung rechtlich gut absichern.
Ebenso bietet sich die Betriebsvereinbarung vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung des BAG[2] als Ort der Dokumentation an, wieso eine konkrete Datenverarbeitung aus Sicht der Betriebsparteien gemeinsam als erforderlich angesehen wird. Dies kann einem etwaigen rechtlichen Risiko für den Fall vorbeugen, dass sich die strenge Sichtweise des BAG zur Einordnung von Betriebsvereinbarungen als (selbstständigem) Erlaubnistatbestand durchsetzen sollte und für Datenverarbeitungen, die "eigentlich" in der Betriebsvereinbarung geregelt sind, auf gesetzliche Erlaubnistatbestände zurückgegriffen werden muss.
4.3 Wahrung gesetzlicher Mitbestimmungsrechte
Betriebsvereinbarungen dienen gleichzeitig der Ausübung von Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats[1], insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Einführung technischer Einrichtungen, die eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglichen) oder nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG (Fragen der Ordnung des Betriebs). Gerade die aktuelle Rechtsprechung des BAG zu § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG führt zu einer sehr weitreichenden gesetzlichen Mitbestimmung bei der Einführung und Änderung von IT-Systemen, unabhängig davon, ob diese zum Zweck der Überwachung eingesetzt werden, oder nicht.[2]
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