Datenschutz im Arbeitsverhältnis, FAQ

Kurzbeschreibung

FAQs zum Thema Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Häufig gestellte Fragen rund um das Thema Datenschutz.

Vorbemerkung

Da die Geltung der Datenschutz-Grundverordnung im Arbeitsverhältnis nicht an die elektronische Verarbeitung der Daten gebunden ist, spielt der Datenschutz im Arbeitsverhältnis von der Begründung des Arbeitsverhältnisses (Vorstellungsgespräch) bis zu seiner Beendigung durchgehend eine wichtige Rolle.

Arbeitgeber müssen unterschiedliche Dokumentationspflichten erfüllen, zudem sind durch die Neuregelungen im Datenschutzrecht zum 25.5.2018 weitere Anforderungen an die Einwilligung der Beschäftigten und Bußgeldandrohungen hinzugekommen. Ab dem 26.11.2019 gilt, dass die Einwilligung zur Datenverarbeitung auch elektronisch erteilt werden darf. Erst ab 20 Arbeitnehmern muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Die Tabelle gibt eine Auswahl häufig gestellter Einzelfragen wieder. Neben der Antwort auf die Fragen sind die maßgeblichen Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen angegeben.

1. Geltung von DSGVO und BDSG

Gilt das BDSG auch für Behörden als Arbeitgeber, die unter den Geltungsbereich eines Landesdatenschutzgesetzes fallen?

Ja, soweit der Datenschutz nicht durch Landesgesetz geregelt ist und soweit die öffentlichen Stellen der Länder Bundesrecht ausführen oder als Organe der Rechtspflege tätig werden und es sich nicht um Verwaltungsangelegenheiten handelt.

Rechtsgrundlage: § 1 Abs. 1 Nr. 2 BDSG

2. Bewerbungsverfahren

2.1 Muss man in dem Anzeigentext einer Stellenanzeige auf die Datenerhebung im Unternehmen hinweisen?

Im Rahmen der Stellenanzeige nur, das und wie die Daten aus der Antwort auf die Stellenanzeige verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO

Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen

2.2 Wie können Bewerber auf Datenschutzrichtlinien aufmerksam gemacht werden, wenn sie sich nicht über ein Bewerbungsportal, sondern nur per E-Mail bewerben?

Zweckmäßigerweise indem man ihm eine Antwort-E-Mail schickt, sich für die Bewerbung bedankt und der E-Mail einen Link beifügt, mit dem er sich über die entsprechenden Datenschutzrichtlinien informieren kann.

Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO

Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen

2.3 Muss man dem Bewerber vor der Bearbeitung seiner Bewerbung (Erfassung, Weiterleitung an Entscheidungsgremium etc.) einen Datenschutzhinweis senden und eine Einwilligungserklärung abfordern?

Ja. Das ergibt sich aus Art. 13 der DSGVO

Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO

Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen

2.4 Genügt es bei Initiativbewerbungen oder auch bei Bewerbungen, die uns auf eine Anzeige schriftlich zugehen, dem Bewerber nach Eingang der Bewerbung eine Mitteilung über die Speicherung der Daten zuzusenden?

Bei Initiativbewerbungen genügt das auf jeden Fall. Bei Anzeigen sollte es bereits im Anzeigentext einen Hinweis darauf geben, wo sich der Mitarbeiter über die Verarbeitung der erhobenen Daten informieren kann.

Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO

Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen

2.5 Wie konkret muss für Bewerber dargelegt werden, mit welchen Institutionen man zusammenarbeitet bzw. welche Institutionen die Bewerbungsunterlagen einsehen können? Reicht hier die Angabe "Unternehmen der Unternehmensgruppe bzw. deren verbundenen Unternehmen"?

Eine so allgemein gehaltene Information dürfte den Anforderungen des Art. 13 DSGVO nicht genügen. Die Unternehmen sollten daher konkret bezeichnet werden. Im Übrigen ist es wiederum eine Frage der Erforderlichkeit, ob derartige andere fremde Unternehmen, wenn sie auch zur selben Unternehmensgruppe gehören, in Bewerbungsunterlagen Einblick nehmen dürfen und müssen. Im Zweifelsfall hilft es hier, sich von vornherein die Einwilligung des Mitarbeiters geben zu lassen.

Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO

Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen

2.6 Wir suchen des Öfteren Projektmitarbeiter, die sowohl für uns als auch für weitere Institutionen arbeiten. Daher benötigen die anderen Institutionen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen. Ist dies erlaubt, indem man Zugriff auf das Laufwerk mit den jeweiligen Bewerbungsunterlagen erteilt? Selbstverständlich nur Leserechte, jedoch kann man nie vermeiden, dass andere Personen sich die Daten auf den PC ziehen können. Muss man hierfür auch haften?

Gegenüber dieser Vorgehensweise bestehen erhebliche Bedenken. Anderen Institutionen den uneingeschränkten Zugriff auf Bewerbungsunterlagen eigener Mitarbeiter zu gewähren, bedarf schon ganz erheblicher Gründe, damit dies zulässig ist. Denkbar ist es, dass anderen Unternehmen bestimmte Informationen über Qualifikationen von Mitarbeitern gegeben werden, wenn diese für die Durchführung der Tätigkeit bei einem anderen Unternehmen erforderlich sind. Es ist aber immer eine Frage des Einzelfalls. Wenn es keine andere Möglichkeit gibt, um die Durchführung des Arbeitsverhältnisses zu gewährleisten, kann so etwas im Ausnahmefall zulässig sein.

Rechtsgrundlage: Art. 13 DSGVO

Weitere Informationen: Datenschutz bei Bewerbungen

2.7 Bei Aufnahme einer Bewerbung in einen Bewe...