Datenschutz bei Bewerbungen / 2 Online-Bewerbungen – Einwilligung und Aufklärung

Immer häufiger werden Bewerber aufgefordert, ihre kompletten Daten der Bewerbung in Online-Tools einzugeben. Um dies datenschutzgerecht zu gestalten, bedarf es einer umfassenden Aufklärung des Bewerbers nach Art. 13 DSGVO. Demnach ist der Bewerber über folgende Punkte aufzuklären:

1. Name des Verantwortlichen samt Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,
3. insbesondere über die Weitergabe an Dritte (hierzu zählen auch Mutter- oder Tochtergesellschaften),
4. die geplante Dauer der Speicherung der Daten,
5. das Bestehen des Rechts auf Auskunft sowie auf Berichtigung oder Löschung und Datenübertragbarkeit,
6. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde,
7. das Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung.

Bevor also Bewerber aufgefordert werden, ihre Daten einzugeben, sollten sie über die o. g. Punkte transparent und leicht verständlich aufgeklärt werden. Folgendes ist dabei zu beachten:

1. Die geplante Datennutzung sollte Auskunft darüber geben, ob die Daten z. B. nur für die ausgeschriebene oder auch andere Stellen genutzt werden und ob sie intern für weitere Auswertungen wie z. B. einer Bewertung durch betriebsinterne Psychologen unterzogen werden sollen.
2. Werden die Daten nicht durch das Unternehmen selbst, sondern durch einen Dienstleister erhoben, sollte hierauf hingewiesen werden, dass die Daten durch diesen Dienstleister erhoben werden. Vorsicht und besondere Transparenz ist geboten bei Dienstleistern (dazu gehört z. B. auch das Hosten der Bewerberplattform) mit Sitz im außereuropäischen Ausland. Der EuGH^[1] hat klargestellt, dass personenbezogene Daten nur an Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden dürfen, wenn sie in diesem Drittland einen im Wesentlichen gleichwertigen Schutz genießen wie in der EU. Für die USA hat er ein solches angemessenes Schutzniveau verneint.
3. Sollen die Daten in einer Unternehmensgruppe bzw. einem Konzern genutzt werden, so ist der Bewerber hierüber ebenfalls aufzuklären und er muss hierin ggf. einwilligen.
4. Falls der Entscheidungsablauf eine sog. "automatisierte Einzelentscheidung" beinhaltet, bei der es sein kann, dass die Bewerbung nur aufgrund bestimmter Kriterien automatisch durch einen Sortiervorgang abgelehnt wird, so ist der Bewerber über diese Möglichkeit aufzuklären. Sollte eine solche automatisierte Einzelentscheidung getroffen werden, so sind dem Bewerber nachträglich die Möglichkeit zur Stellungnahme einzuräumen und ihm auf Nachfrage die Gründe zu erläutern.
5. Die Daten sollten grundsätzlich bis zu 6 Monate nach einer Ablehnung aufgehoben werden.^[2] Hierüber ist der Bewerber zu informieren, einer Einwilligung bedarf es dann, wenn die Daten des Bewerbers länger aufgehoben werden sollen, z. B. um sie für sich künftig ergebende Stellen zu speichern (Talentpool).

Muster für eine Einwilligungserklärung für einen Talentpool:^[3]

Erhebung und Verwendung persönlicher Daten im Bewerbungsverfahren

Dem Unternehmen ist es wichtig, auch im Fall eine erfolglosen Bewerbung mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und Sie für künftige Stellen weiter zu berücksichten..

Hiermit willigen Sie ein, dass Ihre im Rahmen Ihrer Bewerbung bereitgestellten personenbezogenen Daten zur weiteren Verarbeitung in einem internen Talentpool gespeichert werden. Ihre Einwilligung, welche Sie mittels Aktivierung der "Checkbox" vor Betätigung des "Bewerben-Buttons" erteilen können, wird von uns digital protokolliert. Die Speicherung im internen Talentpool umfasst alle personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung (elektronisch, schriftlich oder mündlich) übermitteln. Neben ihren persönlichen Daten und Daten, die Sie als Person in Ihrem beruflichen Umfeld betreffen, umfasst dies insbesondere Kommunikationsdaten zwischen Ihnen und unserem Recruiting-Team. Zweck der Speicherung ist, Sie über weitere Stellenangebote zu informieren und bei Interesse den entsprechenden Bewerbungsprozess einzuleiten.

Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angaben von Gründen widerrufen, indem Sie uns unter [Kontaktdaten einfügen] über Ihren Widerruf informieren. Im Falle eines Widerrufes werden wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich löschen.

[1] EuGH, Urteil v. 16.7.2020, C-211/18 – Facebook Ireland und Schrems.

[2] Vgl. zu den Gründen hierzu Abschn. 5.

[3] S. Arbeitshilfe "Bewerberportal, Einwilligung in Datenerhebung".