Die Frage, ob schriftlich oder mündlich eingeladen wird, hängt vom jeweiligen Gesprächsanlass ab. Zu Gesprächen, die in einem festen Turnus stattfinden, wie z. B. Zielvereinbarungs-, Jahres- oder Beurteilungsgespräch empfiehlt sich die schriftliche Einladung. Gesprächsanlässe wie z. B. Feedback-Gespräche, Rückkehrgespräche usw. werden in der Regel mündlich vereinbart. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig informiert wird, und zwar über Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gespräches. So kann sich auch der Mitarbeiter entsprechend auf das Gespräch vorbereiten.
Termin und Ort sollten so gewählt werden, dass das Gespräch in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden kann. Die eigentliche Gesprächsdauer hängt vom jeweiligen Anlass und den beteiligten Personen ab; einen Richtwert gibt es nicht.
Zeitplanung
Planen Sie nicht nur Zeit für Ihre eigenen Themen ein, sondern auch für die Anliegen Ihres Gesprächspartners.
Die meisten Mitarbeitergespräche werden in der Regel im Büro des Vorgesetzten geführt. Das Gespräch sollte am Besprechungstisch oder in einem geeigneten Besprechungsraum stattfinden. Damit wird dem Mitarbeiter signalisiert, dass das Gespräch eine besondere Bedeutung hat.
Auch der Arbeitsplatz des Mitarbeiters kann als Gesprächsort gewählt werden, vorausgesetzt, die notwendige Ruhe herrscht und die Vertraulichkeit ist sichergestellt. Durch das Gespräch am Arbeitsplatz wird dem Gespräch ein Stück der Vorgesetzten-Mitarbeiter-Situation, die für viele Mitarbeiter gesprächshemmend wirkt, entzogen, sodass Vertrauen auf Seiten des Mitarbeiters geschaffen wird.
Die wichtigsten Aspekte der organisatorischen Gesprächsvorbereitung sind in der nachfolgenden Checkliste zusammengefasst:
Checkliste: Organisatorische Gesprächsvorbereitung
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