Der Erfolg eines Mitarbeitergesprächs stellt sich nicht von alleine ein. Die Planung der Gesprächsstruktur ist wesentliche Voraussetzung, um den Erfolg dieses Führungsinstrumentes sicherzustellen.
Für das Gelingen eines erfolgreichen Mitarbeitergespräches tragen sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter Verantwortung. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist dabei die sorgfältige Vorbereitung beider Gesprächspartner.
Hilfsmittel zur Gesprächsvorbereitung
Nutzen Sie zur Vorbereitung bereits vorhandene Hilfsmittel:
- Anforderungsprofile und Stellenbeschreibungen
- Beurteilungsbogen
- Zielvereinbarungen
- Gesprächsleitfaden und Fragenkataloge.
Zur zielorientierten Vorbereitung erweisen sich Checklisten für beide Gesprächspartner als sinnvoll. Dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter sind die inhaltlichen Schwerpunkte des Gespräches bekannt, wodurch ein optimaler Gesprächsverlauf sichergestellt wird.
Für Mitarbeitergespräche gibt es kein starres, allgemeingültiges Ablaufschema. Sie müssen unter Berücksichtigung der jeweiligen Situation, der entsprechenden Zielsetzungen sowie der individuellen Eigenheiten der Gesprächspartner geführt werden. Aus diesem Grund kann es keine Mustergliederung geben.
Die nachfolgende Übersicht skizziert "einen roten Faden", der genügend Spielraum gibt, im Einzelfall flexibel zu reagieren und die Aktionen der entsprechenden Zielsetzung des Mitarbeitergesprächs anzupassen.
Die Gesprächsergebnisse sowie die vereinbarten Maßnahmen werden schriftlich in einem Gesprächsprotokoll und/oder Maßnahmenplan festgehalten und von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet. Das Original verbleibt beim Vorgesetzten, eine Kopie erhalten der Mitarbeiter und die Personalabteilung.
Stellenwert der Nachbereitung
In der betrieblichen Praxis wird der Reflexion der Mitarbeitergespräche in der Regel wenig Aufmerksamkeit geschenkt, gleichermaßen von Vorgesetzten- wie von Mitarbeiterseite. Sie gewinnen wertvolle Entscheidungshilfen für zukünftige Gespräche, indem Sie sich folgenden Fragen stellen:
- Wie habe ich mich während des Mitarbeitergespräches gefühlt?
- Wie war die Gesprächsatmosphäre? Entspannt, harmonisch?
- Bin ich mit dem Ergebnis zufrieden?
- Wie hat mein Gesprächspartner auf meine Fragen bzw. kritische Anmerkungen reagiert?
- Was will ich beim nächsten Mitarbeitergespräch verbessern/verändern?
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