Compliance Policy / Muster für eine Compliance Policy

1. Unsere Zielsetzung

Die ... (Firma) ist eines der innovativsten Unternehmen auf den Gebieten ... .

Dieser Erfolg beruht nicht zuletzt auf dem Zusammenwirken von langfristigen Eigentümerinteressen, professioneller Geschäftsführung und individueller Zielorientierung der vielen Einheiten, die mittlerweile zur ... (Firma) gehören, vor dem Hintergrund gruppenweiter Service-, Steuerungs- und Kontrollfunktionen.

Diese Komponenten bilden zusammen mit dem Engagement, dem Können und der vertrauensvollen Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter die Grundlage für den Erfolg der ... (Firma).

Aufgabe der Geschäftsleitung, der Gesellschafter, jeder Führungskraft und jedes Mitarbeiters ist es, unsere Leistung im Wettbewerb stets erneut unter Beweis zu stellen, dort, wo notwendig, die erforderlichen Anpassungen einzuleiten oder mitzutragen, um den weiteren Erfolg unserer ... (Firma) zu ermöglichen.

2. Die Bedeutung für Compliance

Compliance unterstützt die Unternehmensziele, das Unternehmen und dessen Mitarbeiter durch Verfahren und Maßnahmen zur Sicherung von Rechtskonformität und Redlichkeit bei Führung der Geschäfte.

Das gilt vor allem für die Einhaltung von Regeln, die im besonderen öffentlichen Interesse liegen und deren Verletzung deshalb mit Bußgeld oder Strafen bedroht ist oder zu erheblichen Rufschädigungen und Vermögensgefährdungen führen kann. Wer unredlich handelt oder Rechtsregeln verletzt, wird auf Dauer keinen wirtschaftlichen Erfolg haben.

Compliance trägt dazu bei, unsere Produkte und Lösungen besser zu machen, indem gesetzliche Anforderungen und Industriestandards als Mindestanforderungen bereits in der Entwicklung und dem Betrieb berücksichtigt werden und die Einhaltung der Mindestanforderungen durch Audits und Zertifizierungen nachgewiesen wird.

Durch die Einhaltung der einschlägigen Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen (Verfahrensverzeichnisse, Sicherheitskonzepte), die vorausschauende Entwicklung unser internen Systeme wie auch Kunden-Lösungen (Compliance by Design, Datenschutz by Design), auch im Hinblick auf die Einhaltung der Anforderungen gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind wir in der Lage, unseren Kunden ein Höchstmaß an Rechtssicherheit zu vermitteln.

Weitere Themenfelder der Compliance sind:

• Arbeitsrecht:

  • Neugierige und dynamische Mitarbeiter, die sich leidenschaftlich für unsere Kunden einsetzen. Uns ist wichtig, dass sie sich ihren anspruchsvollen Aufgaben in einem Klima gegenseitigen Vertrauens widmen – aber immer auch den Blick über den Tellerrand ihres eigenen Fachbereiches hinaus richten. So sind persönliches Wachstum, kontinuierliche Schulungen und das Übertragen von Verantwortung auf den Einzelnen wichtige Eckpfeiler unserer Unternehmensphilosophie.
  • Einsatz von Fremdressourcen sowie Werk- und Dienstleistungsverträge
  • Mindestlohn
  • Einhaltung der kodifizierten arbeitsrechtlichen Bestimmungen (auch Mitbestimmung),
  • Themen rund um die Möglichkeit der Betriebsprüfung durch den Sozialversicherungsträger,
  • Interessenkonflikte wie Nebentätigkeiten oder Beteiligungen an Wettbewerbern und/oder Dienstleistern und Lieferanten,
  • sowie die Mitwirkung an Prozess- und/oder Verdachtsfall orientierten Untersuchungen.

• Keine Bestechung und fairer Wettbewerb:

  • Unbewusste/bewusste Bestechung in der Großkundenbetreuung (Vertrieb verhandelt mit Kunden-Einkauf) und in der Distributorenbeziehung (Vertrieb verhandelt mit Einkauf/Vertrieb des Distributors unzulässige Angebotsabsprachen, Ungleichbehandlung von Lieferanten und Dienstleistern ...),
  • Kartellrecht (unzulässige Lieferbeschränkungen, Zuordnung von Kunden ...).
• Risikoanalyse der Lieferketten hinsichtlich menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Risiken.^[1] Dies umfasst ein angemessenes und wirksames Risikomanagementsystem (§ 4 LkSG), hierzu gehört eine funktionale Risikoanalyse (§ 5 LkSG), eine Menschenrechtsstrategie, eine Grundsatzerklärung, die Entgegennahme von Hinweisen entlang der gesamten Lieferkette und ein angemessenes und wirksames System der Abhilfe.

• Vertragswesen:

  • Einhaltung von vertraglichen Vereinbarungen gegenüber Kunden (SaaS) und sonstigen Vertragspartnern,
  • Wahrnehmung eigener Rechte aus den Verträgen (Pönale, Gewährleistung, Schadenersatz).

• Finance:

  • Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen,
  • Zutreffende Gewinnermittlung im Rahmen der Bilanzierung, um Steuerung des Unternehmens/Risikomanagement zu gewährleisten und Risiken in der Betriebsprüfung zu vermeiden.

• Mergers & Acquisitions:

  • Compliance-Risiken erkennen und in die Bewertung des Unternehmens miteinfließen lassen;
  • Bei einem Kauf: Post-Merger-Integration (PMI) Strategie für Einbindung in das CMS;

• Whistleblowing:

  • Schaffung einer Möglichkeit zum Melden von Compliance- und Rechtsverstößen.

Unser Erfolg am Markt beruht auf Innovationen, Begeisterungsfähigkeit, Leistungskraft, Flexibilität und Servicebereitschaft und darf nicht durch...