Compliance im Personalwesen: Wichtiger Erfolgsfaktor mit ... / 3.3 Auswahl und Zuverlässigkeitsprüfung von Mitarbeitern und Führungskräften

Ein weiteres Compliance-relevantes Betätigungsfeld für Personalabteilungen liegt in der Auswahl geeigneten Personals auch unter Compliance-Gesichtspunkten und der Mitwirkung bei fortlaufenden Zuverlässigkeitsprüfungen.

3.3.1 Datenschutz und Grenzen durch das Persönlichkeitsrecht

In diesem Zusammenhang haben sogenannte "Background Checks" oder "Pre-Employment Screenings" insbesondere in sensiblen Tätigkeitsbereichen an Bedeutung zugenommen. Ziel solcher Überprüfungen ist es, bereits im Bewerbungsprozess umfassende Erkenntnisse über den Hintergrund des Bewerbers, dessen Charakter, Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Integrität zu erlangen und damit im Vorfeld Risiken zu vermeiden. Solchen Überprüfungen sind insbesondere durch datenschutzrechtliche Bestimmungen sowie das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers Grenzen gesetzt.

3.3.2 Fragen und Anforderung von Unterlagen im Bewerbungsprozess

Zur Erlangung relevanter Informationen dienen zunächst Gespräche mit dem Bewerber im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Doch steht dem Unternehmen in diesem Zusammenhang kein uneingeschränktes Fragerecht zu bzw. muss ein Bewerber nicht alle Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Es werden solche Fragen als zulässig angesehen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung das Unternehmen ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse hat, auf Grund dessen die Belange des Bewerbers zurücktreten müssen. Ein solches Interesse setzt voraus, dass die Beantwortung der Frage für den angestrebten Arbeitsplatz und die zu verrichtende Tätigkeit von Bedeutung ist. Bei unzulässigen Fragen steht dem Bewerber hingegen ein "Recht zur Lüge" zu.

Vorstehende Grundsätze sind grundsätzlich auch auf die Anforderung von Unterlagen des Bewerbers zu übertragen. Zulässigerweise dürfen nur solche Unterlagen angefordert werden, deren Inhalt dem Umfang des Fragerechtes des Unternehmens entspricht.

3.3.3 Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten

Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen dürfen bei Relevanz für den in Aussicht genommenen Arbeitsplatz grundsätzlich gestellt werden. Ebenfalls ist in diesem Sinne die Anforderung von Unterlagen, insbesondere Arbeits- und Prüfungszeugnissen, zur Überprüfung der fachlichen Eignung zulässig. Will man die Vorlage gefälschter Dokumente ausschließen, kommt die Anforderung von Originalen oder beglaubigten Kopien in Betracht.

Mit Blick auf Arbeitszeugnisse ist jedoch zu bedenken, dass Arbeitszeugnisse und selbst förmliche Referenzen allenfalls eingeschränkte Aussagekraft haben. Gründe sind die arbeitsrechtlichen Zeugnisgrundsätze ("Wohlwollen") und das Bemühen vieler Unternehmen, insoweit allen Auseinandersetzungen aus dem Weg zu gehen und die damit im Zusammenhang stehende inflationäre Bewertung. Dies gilt insbesondere mit Blick auf etwaiges Fehlverhalten in der Vergangenheit.

3.3.4 Fragen nach Vorstrafen und finanziellen Verhältnissen

Fragen nach Vorstrafen oder den wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnissen des Bewerbers werden dann als zulässig angesehen, wenn dies von Bedeutung für den zu besetzenden Arbeitsplatz bzw. die zu leistende Arbeit ist.

Bei der Anforderung von Unterlagen in diesem Zusammenhang ist zu bedenken, dass Führungszeugnis und Schufa-Auskunft in der Regel Informationen über den Bewerber enthalten, die für den zu besetzenden Arbeitsplatz nicht von Bedeutung sind und damit nicht mehr vom Fragerecht des Unternehmens gedeckt sind. Eine Anforderung wäre folglich unzulässig und der Bewerber könnte eine Vorlage der Unterlagen verweigern. Ausnahmen können hier insbesondere bei Positionen mit besonderer Vertrauensstellung gelten. Den Interessen des Bewerbers sollte dabei durch geeignete Sicherungsinstrumente im Unternehmen Rechnung getragen werden. Zudem sind gegebenenfalls bestehende Mitbestimmungsrechte eines im Unternehmen bestehenden Betriebsrates zu beachten.

Letztlich besitzen aber auch Führungszeugnis und Schufa-Auskunft nur eine eingeschränkte Aussagekraft. So sind diese Unterlagen vergangenheitsbezogen und haben nur einen eingeschränkten Inhalt. Vor allem bedeuten fehlende Einträge nicht automatisch, dass ein Bewerber sich in der Vergangenheit immer redlich verhalten hat.

3.3.5 Zuverlässigkeitsbeurteilung von Mitarbeitern nach dem Geldwäschegesetz für gewerbliche Güterhändler

Produzierende Unternehmen unterliegen als gewerbliche Güterhändler den Verpflichtungen aus dem Geldwäschegesetz^[1] einschließlich der Verpflichtung zur Zuverlässigkeitsbeurteilung von Mitarbeitern.^[2] Allerdings weist das Merkblatt der Aufsichtsbehörden zu diesem Punkt daraufhin, dass "aus Gründen der Verhältnismäßigkeit in diesem sensiblen Bereich (Datenschutz, Persönlichkeitsrechte) bei der Ausgestaltung und Umsetzung der Zuverlässigkeitsprüfung ein risikoangemessener Beurteilungsspielraum" besteht. Es bestätigt damit die engen Grenzen, die nach deutschem Recht für ein Compliance-Screening von Mitarbeitern ohne besonderen Anlass gesetzt sind.

[1] § 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG.

[2] § 9 Abs. 2 Nr. 3 GwG.

3.3.6 Informationsbeschaffung über Dritte und/oder das Internet

Auch bei einer weitergehenden Informationsbeschaffung über den Bewerber über Dritte oder das Internet sind die sich aus dem Datenschutzrecht sowie dem Persönlichkeitsrecht ergebenden Grenzen zu beachten. Auf im Internet allgemein zugängliche Daten des Bewerbers, die über Suchmaschinen erlangt werden können, wird das Unternehmen in der Reg...