3.1 Compliance-relevante Prozesse
Darüber hinaus ist die Personalabteilung bei der Ausgestaltung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems in vielen Einzelthemen und Prozessen eingeschaltet. Wesentliche Handlungsfelder sind in der Tab. 1 dargestellt:
Handlungsfeld | Informationsquellen |
---|---|
Einführung und Ausrollen des Verhaltenskodex | Siehe Merkblatt Verhaltenskodex |
Schulung und Ausbildung | Trainingskonzepte, Einführung eines E-Learning-Systems, z. B. Haufe Compliance College |
Einhaltung des AGG | |
Interessenkonflikte, Nebentätigkeiten, Beteiligungen an Wettbewerbern und/oder Dienstleistern und Lieferanten | Siehe Merkblatt Verhaltenskodex |
Zuverlässigkeitsprüfung und Screening neuer Mitarbeiter | |
Sanktions- und Konsequenzenmanagement | |
Erfassung, Speicherung und Auswertung von personenbezogenen Daten u. a. für Personalplanung Mitwirkung an Prozess- und/oder Verdachtsfall orientierten Untersuchungen |
Siehe Datenschutz |
Informations-, Beratungs- und/oder Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat und Sprecherausschuss | Siehe Merkblätter Verhaltenskodex, Datenschutz, |
Ausgestaltung von Vergütungs- und Beurteilungssystemen | |
Einsatz von Fremdressourcen (Dienst- und Werkverträge) |
Tab. 1: Handlungsfelder der Personalabteilung
Hieraus sind die nachstehenden Themenfelder nicht in einem gesonderten Merkblatt dargestellt.
3.2 Berücksichtigung von Compliance bei Vergütungssystemen?
Häufig wird vorgeschlagen, Compliance bzw. Compliance-Inhalte in variable Vergütungssysteme mit einzubeziehen bzw. Vergütungssysteme Compliance-orientiert auszugestalten und Regelkonformität der Mitarbeiter durch Vergütung zu belohnen. Wer sich hierzu entschließt, fördert das Bewusstsein, dass Compliance im Unternehmen wichtig ist. Mit der Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen kann eine erfolgreiche Umsetzung von Compliance-Programmen im Unternehmen unterstützt werden.
Eine Verknüpfung von Compliance und Vergütungssystemen wird jedoch auch kritisch gesehen. Der möglichen positiven Beeinflussung von Compliance durch Vergütungssysteme steht z. B. die Frage gegenüber, warum regel- und rechtskonformes Verhalten besonders belohnt werden soll bzw. warum hiervon nicht als Normalfall auszugehen ist.
Entscheidet man sich für eine Berücksichtigung von Compliance im Rahmen von Vergütungssystemen, kommen verschiedene Ansätze in Betracht. Kurz erwähnt seien in diesem Zusammenhang die Vereinbarung von Compliance-Zielen (z. B. Schulungen, Berichtswesen) oder der (Mit-) Berücksichtigung der Art und Weise der Zielerreichung (wie wurde das Ziel erreicht?). Daneben ist auch an längerfristig angelegte Elemente variabler Vergütungssysteme zu denken, u. a. deshalb, weil sich Risiken aus nicht regelkonformen Verhalten oft erst nach längerer Zeit realisieren.
In jedem Fall sind die rechtlichen Anforderungen an die arbeitsrechtliche Ausgestaltung von variablen Vergütungssystemen zu beachten. Nicht nur aus rechtlichen Gründen sind solche Vergütungssysteme eindeutig, klar und transparent zu gestalten. Denn klare Regeln tragen dazu bei, den Eindruck von Willkürlichkeit und Subjektivität bei Beurteilungen zu vermeiden und vereinfachen den Beurteilungsprozess insgesamt.
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, sind zudem dessen Mitbestimmungsrechte zu diesen Fragen zu beachten.
3.3 Auswahl und Zuverlässigkeitsprüfung von Mitarbeitern und Führungskräften
Ein weiteres Compliance-relevantes Betätigungsfeld für Personalabteilungen liegt in der Auswahl geeigneten Personals auch unter Compliance-Gesichtspunkten und der Mitwirkung bei fortlaufenden Zuverlässigkeitsprüfungen.
3.3.1 Datenschutz und Grenzen durch das Persönlichkeitsrecht
In diesem Zusammenhang haben sogenannte "Background Checks" oder "Pre-Employment Screenings" insbesondere in sensiblen Tätigkeitsbereichen an Bedeutung zugenommen. Ziel solcher Überprüfungen ist es, bereits im Bewerbungsprozess umfassende Erkenntnisse über den Hintergrund des Bewerbers, dessen Charakter, Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Integrität zu erlangen und damit im Vorfeld Risiken zu vermeiden. Solchen Überprüfungen sind insbesondere durch datenschutzrechtliche Bestimmungen sowie das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers Grenzen gesetzt.
3.3.2 Fragen und Anforderung von Unterlagen im Bewerbungsprozess
Zur Erlangung relevanter Informationen dienen zunächst Gespräche mit dem Bewerber im Rahmen des Bewerbungsprozesses. Doch steht dem Unternehmen in diesem Zusammenhang kein uneingeschränktes Fragerecht zu bzw. muss ein Bewerber nicht alle Fragen wahrheitsgemäß beantworten. Es werden solche Fragen als zulässig angesehen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung das Unternehmen ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse hat, auf Grund dessen die Belange des Bewerbers zurücktreten müssen. Ein solches Interesse setzt voraus, dass die Beantwortung der Frage für den angestrebten Arbeitsplatz und die zu verrichtende Tätigkeit von Bedeutung ist. Bei unzulässigen Fragen steht dem Bewerber hingegen ein "Recht zur Lüge" zu.
Vorstehende Grundsätze sind grundsätzlich auch auf die Anforderung von Unterlagen des Bewerbers zu übertragen. Zulässigerweise dürfen nur solche Unterlagen angefordert werden, deren Inhalt dem Umfang des Fragerechtes des Unternehmens entspricht.
3.3.3 Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten
Fragen nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten, Kenntnissen u...
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