Bewirtungskostenabrechnung

Kurzbeschreibung

Die Bewirtungskostenabrechnung dient als Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen durch den Steuerpflichtigen.

Wichtige Hinweise

Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen sind Betriebsausgaben[1] und handelsrechtlich zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar; steuerrechtlich hingegen aus geschäftlichem Anlass sind 70 % der angemessenen Kosten abzugsfähig. Voraussetzung ist, dass die gesetzlich genannten Nachweispflichten erfüllt sind[2].

Bewirtet ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer, stellt der sich dadurch ergebende Vorteil als Sachbezug steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die Bewirtung im weitesten Sinne als Ertrag bzw. Gegenleistung für die individuelle Arbeitskraft des Arbeitnehmers anzusehen ist. Für den Arbeitgeber sind diese Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Nimmt der Arbeitnehmer an einer betrieblich veranlassten Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers teil, gehören die auf den Arbeitnehmer entfallenden Kostenanteile nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Bewirtungskostenabrechnung dient als schriftlicher Nachweis, ohne den ein Abzug als Betriebsausgabe nicht zulässig ist. Der Steuerpflichtige muss schriftlich folgende Angaben machen:

  • Ort und Tag der Bewirtung,
  • Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie
  • die Höhe der Aufwendungen.

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Bei Bewirtungen in einer Gaststätte wird für die schriftlichen Angaben in der Praxis häufig nach wie vor der frühere "amtliche Vordruck" auf der Rückseite der Gaststättenrechnung verwendet. Die schriftlichen Angaben hat der Steuerpflichtige oder sein an der Bewirtung teilnehmender Beauftragter zu unterschreiben, um zu dokumentieren, dass es sich um "Angaben des Steuerpflichtigen" handelt.

Schriftlichen Angaben über die Höhe der Bewirtungsaufwendungen bedarf es nur, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Ansonsten genügt es, wenn den schriftlichen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung die Rechnung der Gaststätte beigefügt wird. Die Höhe der Aufwendungen ergibt sich aus der Gaststättenrechnung.

Aus der Rechnung müssen sich ergeben

  • Name und Anschrift der Gaststätte sowie
  • der Tag der Bewirtung.

Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten, wenn der Gesamtbetrag 150 EUR übersteigt. Nur bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR kann auf diese Angabe verzichtet werden.

Außerdem muss die Rechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG genügen und maschinell erstellt und registriert sein.

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