Wird ein Bewerber eingestellt, dürfen dessen Daten aus dem Bewerbungsprozess in die nunmehr zu führende Personalakte in dem zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Umfang übernommen werden, soweit sie für das begründete Beschäftigungsverhältnis benötigt werden. Führt das Bewerbungsverfahren dagegen nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags, sind die Bewerberdaten zu löschen, wenn eine Entscheidung über die Besetzung des Arbeitsplatzes gefallen ist.[1]
Der Arbeitgeber kann grundsätzlich jedoch die Bewerbungsunterlagen solange vorrätig halten, wie noch mit Auseinandersetzungen mit nicht berücksichtigten Bewerbern zu rechnen ist. Die Gefahr einer Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz besteht nur begrenzt: Ein Anspruch nach § 15 Abs. 1 oder 2 AGG muss innerhalb einer Frist von 2 Monaten geltend gemacht werden, es sei denn, die Tarifvertragsparteien haben etwas anderes vereinbart. Eine hieran anschließende Klage muss gemäß § 61b Abs. 1 ArbGG i. V. m. § 15 AGG innerhalb von 3 Monaten erhoben werden, nachdem der Anspruch geltend gemacht worden ist. Werden Verzögerungen, z. B. bei der Zustellung, berücksichtigt, erscheint ein Richtwert von insgesamt 6 Monaten angebracht. Demgemäß halten auch Aufsichtsbehörden eine Speicherung von 3 bis zu 6 Monaten für zulässig.[2]
Andere Stimmen in der Literatur gehen von einer zulässigen Speicherung der Bewerberdaten mit Blick auf Ansprüche aus anderen Rechtsgrundlagen als dem AGG[3] bis hin zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren[4] aus. Ein abgelehnter Bewerber hat nach der Rechtsprechung jedoch keinen Anspruch darauf, den Grund der Absage zu erfahren und Auskunft über die Einstellung eines Mitbewerbers zu verlangen. Für den Arbeitgeber wird daher nach Ablauf der ersten 5 Monate ab Beendigung des Bewerbungsverfahrens das Risiko einer Inanspruchnahme wegen angeblicher Diskriminierung nach dem AGG jedenfalls rein tatsächlich deutlich abnehmen.[5] In solchen Fällen können Bewerbungsunterlagen ggf. dazu dienen darzulegen, dass der betroffene Bewerber objektiv ungeeignet war oder seine Bewerbung subjektiv nicht ernst gemeint und damit rechtsmissbräuchlich war, weil er von vornherein nur die Zahlung einer Entschädigung angestrebt hat.
Allerdings sind die Bewerberdaten bis zu diesem Zeitpunkt zu sperren. Die Bewerberdaten müssen dahingehend gekennzeichnet werden, dass sie nur noch zur Abwehr von Ansprüchen verarbeitet oder genutzt werden dürfen.
Etwas anderes gilt, wenn der Bewerber in die weitere Speicherung eingewilligt hat.
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