§ 34 BetrVG schreibt vor, dass eine Niederschrift über die gesamte Betriebsratssitzung anzufertigen ist. Es muss sich aus ihr ergeben, welche Fragen behandelt worden sind. Zwingend vorgeschrieben sind die Wiedergabe des Wortlauts der Beschlüsse und die Angabe des Stimmenverhältnisses, mit dem sie gefasst worden sind, sowie die Beifügung der eigenhändig unterschriebenen Anwesenheitsliste. Notwendig ist auch die Angabe des Datums der Betriebsratssitzung sowie der Uhrzeit von Beginn und Ende der Sitzung. Über die gesetzlichen Mindestinhalte hinaus können in der Geschäftsordnung weitere Regelungen festgelegt werden.
Die Wirksamkeit eines Betriebsratsbeschlusses hängt jedoch nicht von der korrekten Fassung der Niederschrift ab. Die Niederschrift ist nämlich nicht Teil der Beschlussfassung selbst. Die Feststellung, dass und welcher Beschluss gefasst worden ist, kann notfalls auch durch andere Beweismittel geführt werden.[1]
Die Niederschrift gehört ebenso wie andere Unterlagen zu den Akten des Betriebsrats. Der Arbeitgeber kann weder die Aushändigung verfügen, noch steht ihm ein Einsichtsrecht zu. Die Aufbewahrungspflicht geht über die Amtszeit des Betriebsrats hinaus. Von daher sind die Niederschriften dem nachfolgenden Betriebsrat weiterzugeben. Arbeitgeber und Gewerkschaftsvertreter erhalten eine Abschrift des Protokolls über die Tagesordnungspunkte, an deren Behandlung sie teilgenommen haben.[2]
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