Betriebliches Vorschlagswesen: Mitarbeiterideen systemat ... / 2.1 Schritt 1: Vorbereitungen und Planungen

Zunächst gilt es, sich über notwendige Rahmenbedingungen klar zu werden und die Voraussetzungen für die Einführung des Vorschlagswesens zu schaffen. Dazu sollten folgende Punkte bedacht werden:

Vorbereitungspunkt/Maßnahme	Hinweise/Beispiele	Eigene Bemerkungen
Klares Bekenntnis der Geschäftsleitung zum Vorschlagswesen sowie Vorbildfunktion ausfüllen!	Leitung oder Inhaber müssen sich aktiv für das Vorschlagswesen aussprechen und vorleben, dass sie es unterstützen. Dazu können sie z. B. selbst Aufgaben übernehmen, Mitarbeiter auszeichnen oder Prämien übergeben
Ziele formulieren, die erreicht werden sollen.	Allgemeine Ziele: Verbesserungen umsetzen, Stärken ausbauen, Schwächen reduzieren. Spezifische Ziele: Einsparungen, Umsatzerhöhungen, Ergebnis-, Arbeits-, Prozess- und Sicherheitsverbesserungen, ggf. mit konkreten Vorgaben, z. B. Einsparungen beim Material in Höhe von X Prozent.
Betriebsrat einbinden	Unternehmen, die ein Vorschlagswesen einführen wollen, müssen beachten, dass dieser Vorgang i. d. R. mitbestimmungspflichtig ist. Ggf. sollten sie daher eine Betriebsvereinbarung erstellen.
Mitarbeiter informieren	Information über Ziele, Abläufe, Modalitäten, Verantwortlichkeiten, Prämien usw. Dies kann z. B. auf Versammlungen, mit persönlichen Gesprächen, Memos, Konzeption eines Leitfadens und einer FAQ-Liste usw. geschehen.
Prozesse definieren	Formale Regelungen einführen wie z. B.: formalisierte Schriftform (mit Standarddokument) entwickeln festlegen, bei wem ein Vorschlag eingereicht werden soll. Das kann der Vorgesetzte sein oder ein "neutraler" Mitarbeiter, der sich um die Vorschläge aus allen Abteilungen kümmert. wie und mit welchen Medien der Vorschlag erfasst wird, z. B. auf einer digitalen Plattform oder einem IT-Programm oder -Modul. inwieweit der Vorschlag öffentlich allen Mitarbeitern oder auch Dritten gegenüber zugänglich ist. innerhalb welcher Zeit der Einreichende einen Zwischen- und bis wann er einen abschließenden Bescheid bekommt. ob und wann Dritte (Gutachter) eingebunden werden. ggf. Kennzahlen entwickeln und pflegen (s. Abb. 1).
Ideenkoordinator bestimmen	Festlegung von 1–2 Personen, die zusammen mit Einreicher und Vorgesetzen über Nutzen der Vorschläge abstimmen, ggf. Geschäftsführer/Inhaber (s. Abb. 1).
Entscheidungs- und Bewertungsgremium festlegen	Kreis von Personen definieren, die die Ideen bewerten, wenn über den Koordinator kein Konsens erreicht werden kann und die komplexere und werthaltigere Vorschläge gemeinsam bewerten. Faustregel: Ideenkoordinator plus 2 Personen aus verschiedenen Bereichen, um einseitige Sichtweisen und mögliche Manipulationen zu vermeiden (s. Abb. 1). In sehr kleinen Firmen ggf. nur Geschäftsführer oder falls möglich Vertreter.
Zeitrahmen bis zur Einführung abstimmen	Faustregel: Die Einführung eines Vorschlagswesens dauert in kleineren Betrieben ca. 2–3 Monate
Veröffentlichungen	Intern, um Mitarbeiter hervorzuheben und anderen Beschäftigten zu zeigen, dass sich aktive Mitarbeit auszahlt (z. B. Schwarzes Brett, Intranet, Berichte, Kennzahlen). Ggf. extern, um sich in der Öffentlichkeit ein positives Image aufzubauen oder es zu verbessern (z. B. Presse, Kammer).

Abb. 1: Vorschlag für einen einfachen Prozess mit flachen Hierarchien

Praxis-Tipp

Das Vorschlagswesen sollte hauptsächlich während des Tagesgeschäfts erfolgen

Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter den größten Teil der Aufgaben nach der Einführung im Rahmen des normalen Tagesgeschäfts erledigen können. Das bedeutet z. B., dass die Einreicher das Vorschlagsformular selbst richtig ausfüllen und einen Großteil der zur Bewertung notwendigen Informationen zum Nutzen oder den Kosten selbst in Erfahrung bringen können. Auch die Vorgesetzten sollten in der Lage sein, den überwiegenden Teil der Vorschläge während des Tagesgeschäfts zu begutachten.