BEM, Anschreiben an Mitarbeiter, Datenschutzhinweise / BEM, Einladung an Mitarbeiter

Sehr geehrte/r Frau/Herr .................,

innerhalb des letzten Jahres waren Sie mehr als 6 Wochen arbeitsunfähig erkrankt. Um Ihnen nach längerer oder mehrfach kürzerer Erkrankung die Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess zu erleichtern und einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen, sieht der Gesetzgeber mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) nach § 167 Abs. 2 SGB IX eine geeignete Unterstützung vor.

Gemeinsam wollen wir im persönlichen Gespräch erörtern, welche Bedingungen an Ihrem Arbeitsplatz verändert und welche weiteren geeigneten Maßnahmen getroffen werden können, um Ihre Genesung schnell herbeizuführen und einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen.

Wir bieten Ihnen daher ein unverbindliches Erstgespräch an. Sie können selbst entscheiden, ob Sie das Gesprächsangebot annehmen und mitbestimmen, wer an diesem Gespräch teilnehmen soll. Insbesondere können Sie eine Vertrauensperson benennen, die Sie im Verfahren begleiten kann. Neben Ihnen und einer Vertretung seitens des Arbeitgebers (Frau/Herr…), nehmen, soweit erforderlich, der Betriebsarzt und auf Wunsch auch ein Vertreter des Betriebsrats an dem Gespräch teil.

Das BEM ist freiwillig und die Ablehnung eines BEM-Verfahrens hat für Sie keine unmittelbaren, negativen Folgen. Allerdings versäumen Sie bei Ablehnung die Chance, dass Möglichkeiten zur Erhaltung, Verbesserung oder Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit erkannt und ergriffen werden.

Alle am BEM Beteiligten unterliegen der Schweigepflicht.

Dieses Einladungsschreiben, Ihre Erklärung über die Zustimmung bzw. Ablehnung des BEM und, soweit ein BEM durchgeführt wird, ein Vermerk über den Abschluss des BEM werden zu den Personalakten genommen.

Alle weiteren Unterlagen und Daten (z.B. Vermerke, Notizen und Protokolle über Gespräche), die bei der Durchführung eines BEM anfallen, kommen nicht zur Personalakte und sind während des BEM so aufzubewahren, dass der Datenschutz sowie die Datensicherheit sichergestellt sind. Dies gilt nur, soweit Sie der Dokumentation dieser Unterlagen und Daten ausdrücklich zustimmen.

Vorerst würden im Falle Ihrer Zustimmung zum Beratungsgespräch nur die folgenden Daten erhoben und gespeichert sowie für den Zweck des BEM genutzt:

• Ihr vollständiger Name
• Ihr Geburtsdatum
• Ihre Ausbildung und Qualifikation
• Ihr Eintrittsdatum in unser Unternehmen
• die Abteilung/Kostenstelle, der Sie aktuell angehören
• Ihre aktuell bzw. zuletzt ausgeübte Tätigkeit in unserem Unternehmen
• Umfang und Lage Ihrer regelmäßigen Arbeitszeit
• Ihre etwaige Schwerbehinderung oder Gleichstellung
• Ihre krankheitsbedingten Fehlzeiten in den vergangenen Jahren
• Daten über den Verlauf und das Ergebnis des BEM bzw. des Beratungsgesprächs

Welche weiteren Daten im Verlauf eines BEM erhoben und dann verarbeitet werden, hängt sehr stark vom individuellen Fall ab und wäre im Verlauf des BEM stets intensiv unter uns abzustimmen, wobei Sie allein darüber entscheiden. Sie werden für jede einzelne Phase des BEM erneut und jeweils freiwillig festlegen können, welcher Datenerhebung und -nutzung Sie zustimmen und welcher nicht.

Bitte teilen Sie uns

1. innerhalb von 2 Wochen schriftlich unter Nutzung des beigefügten Rückantwort-Schreibens oder per E-Mail mit, ob Sie das Angebot zur Durchführung eines unverbindlichen Erstgesprächs annehmen oder auf das Gespräch verzichten möchten und
2. innerhalb von 2 Wochen schriftlich oder per E-Mail mit, ob Sie mit der Verarbeitung der oben genannten Daten einverstanden sind. Wenn Sie dieses Einverständnis nicht erteilen, kann das BEM nicht stattfinden!

Auch im Falle eines Verzichts ist die spätere Aufnahme des BEM auf Ihren Wunsch hin jederzeit möglich.

Über eine positive Rückmeldung würden wir uns freuen und stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen