Die oben dargestellten Regelungen gelten auch, wenn ein Arbeitnehmer die Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden übernimmt und der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht erstattet. Die Aufwendungen sind also insbesondere um einen eventuellen unangemessenen Teil und im Übrigen pauschal um 30 % zu kürzen.[1]
Die sinngemäße Anwendung der Kürzungsregelung auf Bewirtungen durch den Arbeitnehmer greift nicht, wenn ausschließlich Arbeitskollegen eingeladen sind.[2] Die rein betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung unterliegt auch beim Arbeitgeber keiner Abzugsbeschränkung, etwa die Feier eines Dienstjubiläums[3] oder die Geburtstagsfeier eines GmbH-Geschäftsführers[4], wenn sich die Gästeliste nach berufsbezogenen Kriterien bestimmt. Ebenso können die Aufwendungen für die Gäste einer Habilitationsfeier in voller Höhe abzugsfähig sein, wenn der Arbeitnehmer die Gäste ausschließlich nach beruflichen Kriterien einlädt.[5] Im Übrigen ist die Kürzungsvorschrift nur dann anwendbar, wenn der Arbeitnehmer selbst bewirtet. Tritt dagegen der Arbeitgeber als Gastgeber auf und stellt anschließend die aus Anlass der Arbeitgeberbewirtung entstandenen Aufwendungen seinem Arbeitnehmer in Rechnung, ist der Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer nicht um 30 % zu kürzen.[6]
Keine besonderen Aufzeichnungspflichten für Werbungskostenabzug
Für den Arbeitnehmer gelten die besonderen Aufzeichnungspflichten nicht. Das bedeutet allerdings keine nennenswerte Erleichterung, weil der Arbeitnehmer nach allgemeinen Grundsätzen seine Werbungskosten nachweisen muss. Kann er beruflich veranlasste Aufwendungen nicht nachweisen, ist auch für ihn regelmäßig die daraus erwachsende Steuerminderung verloren. Steht jedoch die Tatsache der beruflich veranlassten Bewirtung fest, muss das Finanzamt die Höhe der abziehbaren Werbungskosten schätzen.
Arbeitgeber als Rechnungsempfänger ermöglicht Vorsteuerabzug
Es ist zu empfehlen, dass der Betrieb unmittelbar die Bewirtungskosten übernimmt, da er die Vorsteuer aus den Bewirtungskosten abziehen kann.
Ist nur ein Arbeitnehmer des Betriebs bei der Bewirtung anwesend, muss dieser darauf bestehen, dass der Gastwirt eine Rechnung ausstellt, die den Betrieb als Leistungsempfänger nennt. Es ist nicht schädlich, wenn der Arbeitnehmer den Betrag bar auslegt. Ersetzt ihm der Betrieb den Rechnungsbetrag, liegt darin ein steuerfreier Aufwendungsersatz.[7]
Erstattet der Betrieb die Kosten nicht, hat der Arbeitnehmer den vollen Werbungskostenabzug, sofern die Kostenübernahme der Bewirtung beruflich begründet ist.
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