Ausnahmevereinbarung / 2 Verfahren

2.1 Im Rahmen der Verordnung (EG) über soziale Sicherheit Nr. 883/2004

Anträge auf den Abschluss einer Ausnahmevereinbarung im Rahmen der Verordnung (EG) über soziale Sicherheit Nr. 883/2004 sind ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Die Antragstellung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG).

Für Selbstständige ist derzeit kein elektronisches Verfahren vorgesehen, weshalb der Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung formlos an den GKV-Spitzenverband, DVKA gesandt werden kann.

Bei Rückfragen erfolgt der Schriftwechsel über den Postweg. Im Rahmen des Antragverfahrens muss der Arbeitgeber bestätigen, dass die beantragte Ausnahmevereinbarung im Interesse des Arbeitnehmers liegt.

Hinweis

Erklärung bei den Abrechnungsunterlagen

Von der Übermittlung der Erklärung kann abgesehen werden, wenn der Arbeitgeber bestätigt, dass eine solche Erklärung vorliegt und diese zu den Abrechnungsunterlagen genommen wurde. In den übrigen Sachverhalten ist der Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung schriftlich zu stellen.

2.2 Im Rahmen der Sozialversicherungsabkommen

Anträge auf den Abschluss einer Ausnahmevereinbarung im Bereich der Sozialversicherungsabkommen können nicht elektronisch übermittelt werden. Für die Beantragung werden verschiedene Angaben benötigt, die unterschiedlich sein können. Daher sollten für die Beantragung der Ausnahmevereinbarung die auf der Homepage des GKV-Spitzenverbandes, DVKA, zur Verfügung stehenden Anträge verwendet werden. Allerdings kann der Antrag auch formlos gestellt werden. Jedem Antrag muss eine Erklärung des Arbeitnehmers beigefügt werden, warum die deutschen Rechtsvorschriften für den entsprechenden Arbeitnehmer weiter gelten sollen. Die Erklärungen für den Arbeitnehmer sind ebenfalls auf den Seiten des GKV-Spitzenverbandes, DVKA, hinterlegt. Die Entscheidung, ob ein Antrag auf Ausnahmevereinbarung unterstützt wird, liegt im Ermessen des GKV-Spitzenverbandes, DVKA. Hierbei wird immer gefordert, dass,

• weiterhin eine arbeitsrechtliche Anbindung zum deutschen Unternehmen besteht,
• die Auslandstätigkeit immer zeitlich begrenzt ist und
• der Arbeitgeber die Beitrags- und Meldepflichten bei Abschluss einer Ausnahmevereinbarung erfüllt.

Wird der Antrag von der DVKA unterstützt, unterbreitet diese dem ausländischen Träger einen Vereinbarungsvorschlag. Dieser prüft, ob er einer Ausnahmevereinbarung zustimmen kann.

Praxis-Tipp

Zeitige Beantragung einer Ausnahmevereinbarung

Der GKV-Spitzenverband, DVKA, empfiehlt, den Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung mindestens 4 Monate vor der geplanten Auslandsbeschäftigung zu stellen. In der Regel nimmt das Konsultationsverfahren mit dem ausländischen Träger Zeit in Anspruch.