Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.
Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Computer, Lesegeräte usw.). Nach der Betriebsprüfungsordnung haben die Prüfer Anspruch darauf, direkt in den elektronischen Programmen zu prüfen.
Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Seit 25.5.2018 ist bei der Aufbewahrung von (lohn-)steuerlichen Unterlagen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten.[1] Nach Ablauf der steuerlichen Aufbewahrungsfristen sind die für Steuerzwecke nicht mehr relevanten Daten zu löschen ("Recht auf Vergessenwerden"). Dies gilt insbesondere für den Datenschutz bereits ausgeschiedener Arbeitnehmer.
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