Lexikonbeitrag aus Personal Office Premium

Aufbewahrungspflicht / 1 Lohnunterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren

Aufbewahrungspflicht / 1 Lohnunterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren. Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das Jahr 2015 ist demzufolge bis zum 31.12.2021 aufzubewahren.

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Frist von 6 Jahren. Hierunter fallen z. B.

  • Freistellungsbescheinigungen,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Fahrtenbücher,
  • Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder
  • Arbeitszeitlisten u. a.

Achtung

Verlängerte 10-jährige Aufbewahrungsfrist

Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist auf 10 Jahre. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für

  • Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen,
  • Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen,
  • Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen,
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen.

Kurzübersicht

  • Belegart • Aufbewahrungsfrist
  • Abrechnungen von Aushilfen • 10 Jahre, ggf. 6 Jahre
  • An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse • Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres
  • Beitragsnachweise der Krankenkassen • Bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres
  • Nachweise über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung • 5 Jahre
  • Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung • 10 Jahre
  • Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung • Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
  • Lohn- und Gehaltskonten • 10 Jahre, ggf. 6 Jahre
  • Lohnsteueranmeldungen • 10 Jahre, ggf. 6 Jahre
  • Lohnsteuerkarte • Bis zum Ende des Kalenderjahres oder bis zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses oder bis zum Wechsel der Lohnsteuerkarte
  • Quittungen über Zahlungen von Arbeitslohn • 10 Jahre

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