Aufbewahrungsfristen / Wichtige Hinweise

Wann benötigen Sie diesen Rechner?

Bei allen Fragen zu Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen.

Was leistet dieser Rechner?

Dieser Rechner hat zwei Funktionen: einerseits können Sie feststellen, wann Sie bestimmte Unterlagen vernichten dürfen (Reiter "Aufbewahren bis"). Andererseits können Sie eine Liste erstellen, welche Unterlagen Sie an einem bestimmten Zeitpunkt entsorgen dürfen (Reiter "Vernichten ab").

Ein Beispiel:

Sie wollen feststellen, wann Sie Lieferscheine aus 2010 entsorgen können. Dies dürfen Sie frühestens im Jahr 2020.

Oder Sie wollen Ihr Archiv in diesem Jahr verschlanken. Hierfür können Sie eine Liste der Unterlagen erstellen, die Sie jetzt vernichten können.

Wie gehen Sie vor?

1. Geben Sie im Reiter "Aufbewahren bis" das Jahr des letzten Eintrags an (4-stellig). Das kann z. B. bei Bilanzen später sein als das Jahr, das Sie bilanzieren. Genaues hierzu entnehmen Sie bitte der Anleitung.
2. Wählen Sie die Art der Unterlage aus der Liste aus bzw. geben Sie das gewünschte Element im Suchfeld ein.
3. Jetzt können Sie das Jahr, ab dem Sie vernichten dürfen, ablesen.

Alternativ können Sie im Reiter "Vernichten ab" ein Jahr eingeben und eine Liste der Unterlagen drucken, die Sie zu diesem Zeitpunkt entsorgen dürfen.

Besonderheiten bei Lieferscheinen

Lieferscheine, die bis 2016 ausgestellt wurden, müssen noch wie Handelsbriefe 6 Jahre aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht verlängert sich auf 10 Jahre, wenn die Lieferscheine als Buchungsbeleg gelten.

Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfristen am 31.12.2016 noch nicht abgelaufen sind, müssen bis zum Ablauf der regulären Frist von 6 oder 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Rechtsänderung zum 1.1.2017 gilt nicht für diese" Altfälle".

Mit dem Zweiten Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (Zweites Bürokratieentlastungsgesetz) entfällt für Lieferscheine, die ab 2017 ausgestellt wurden, die Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist endet bei:

• Empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung.
• Abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung.

Aber Achtung!

Dies gilt nicht für Lieferscheine, die als Buchungsbeleg dienen. Wird in der Rechnung auf Werte im Lieferschein hingewiesen, müssen diese auch weiterhin (wie Rechnungen) 10 Jahre aufbewahrt werden.