Arbeitspapiere

Zusammenfassung

Begriff

Als Arbeitspapiere werden Dokumente bezeichnet, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis vorlegen muss. Nur so kann der Arbeitgeber seine gesetzlichen Verpflichtungen, z. B. Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, korrekt erfüllen.

Im ELStAM-Verfahren erhält der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung.

Auch Unterlagen, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer aushändigen muss, werden als Arbeitspapiere bezeichnet. Dazu zählen die Kindergeldbescheinigung, der Versicherungsnummernachweis, die Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub, das Arbeitszeugnis, Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen und die Arbeitsbescheinigung. Im Baugewerbe kommt die Lohnnachweiskarte, in der Lebensmittelbranche das Gesundheitszeugnis, bei ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitserlaubnis und bei Jugendlichen die Gesundheitsbescheinigung hinzu.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Arbeitsrecht: § 2a SchwarzArbG enthält spezielle Regelungen zur Mitführung von Personaldokumenten. Zu den wichtigen gesetzlichen Vorschriften gehören aus arbeitsrechtlicher Sicht noch Folgende: Bescheinigung über den im Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Erholungsurlaub (§ 6 Abs. 2 BUrlG), Arbeitserlaubnis (§ 284 SGB III) bzw. Aufenthaltstitel gemäß Aufenthaltsgesetz, § 11 Abs. 1 AÜG bei Leiharbeitnehmern, Gesundheitsbescheinigung für Jugendliche (§ 32 Abs. 1 Nr. 2 JArbSchG).

Lohnsteuer: § 39 Abs. 1 EStG ordnet den Lohnsteuerabzug auf Basis der ELStAM an. Zum Abruf der ELStAM muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Daten mitteilen, vgl. § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG. Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, denen keine Identifikationsnummer zugeteilt wurde, müssen dem Arbeitgeber gemäß § 39e Abs. 8 Sätze 1 und 4 EStG die vom Wohnsitzfinanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorlegen. Diese Bescheinigung kann auch der Arbeitgeber beantragen, wenn ihn der Arbeitnehmer dazu nach § 80 Abs. 1 AO bevollmächtigt hat. Den Abruf der ELStAM-Daten beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer regelt § 39 Abs. 3 EStG.

Sozialversicherung: Für die Vorlagepflicht des Versicherungsnummernachweises gilt § 5 Abs. 6 DEÜV. Der Arbeitnehmer hat – sofern sich dies nicht aus anderen Unterlagen ergibt – die Elterneigenschaft nachzuweisen (§ 55 Abs. 3 Satz 3 SGB XI). Außerdem sind Angaben über die gewählte Krankenkasse zu machen (§ 175 Abs. 3 Satz 1 SGB V).

Arbeitsrecht

1 Pflicht des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer hat die Arbeitspapiere – außer Zeugnis und Arbeitsbescheinigung – bei Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber zu übergeben, der sie mit der erforderlichen Sorgfalt zu verwahren und bei schuldhaftem Verlust auf Schadensersatz zu haften hat. Eigentümer der Arbeitspapiere bleibt der Arbeitnehmer. Für den Arbeitnehmer empfiehlt es sich, vom Arbeitgeber eine Quittung für die ausgehändigten Arbeitspapiere zu verlangen, um im Streitfall einen Nachweis führen zu können.

Im Übrigen kann der Arbeitgeber bei Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung das Arbeitsverhältnis nur dann fristlos kündigen, wenn seine eigenen Interessen in einer Weise verletzt sind, dass bei der gebotenen umfassenden Interessenabwägung dem Arbeitgeber die Einhaltung der Kündigungsfrist nicht zuzumuten ist.

Eine ordentliche Kündigung in den ersten 6 Monaten ist stets zulässig, danach in Betrieben mit mehr als 5 bzw. 10 Arbeitnehmern nur, wenn der Arbeitnehmer schuldhaft durch die Nichtvorlage der Arbeitspapiere trotz wiederholter Aufforderung die Interessen des Arbeitgebers derart verletzt hat, dass die fristgemäße Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei umfassender Interessenabwägung sozial gerechtfertigt erscheint. Eine fristgemäße, u. U. sogar fristlose Kündigung ist z. B. gerechtfertigt, wenn ein ausländischer Arbeitnehmer die erforderliche Arbeitserlaubnis nicht vorlegt oder eine abgelaufene Arbeitserlaubnis nicht erneuern lässt. In diesen Fällen drohen dem Arbeitgeber bei Weiterbeschäftigung Strafen. Er ist zur Kündigung berechtigt, soweit das Arbeitsverhältnis nicht wegen bewusster Umgehung des § 284 SGB III (Arbeitserlaubnis für Ausländer) von vornherein nichtig ist.

2 Ausfüllung und Herausgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Mit tatsächlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere sorgfältig und wahrheitsgemäß zu erstellen und dem Arbeitnehmer herauszugeben. Hierzu gehören alle vom Arbeitnehmer zu Beginn überlassenen Arbeitspapiere sowie die Lohnsteuerbescheinigung, das Zeugnis und die Urlaubsbescheinigung. Ferner sind dem Arbeitnehmer die Meldungen an den Sozialversicherungsträger zu überlassen. Der Arbeitnehmer hat sie abzuholen (Holschuld). Ist die sofortige Aushändigung aller Arbeitspapiere am Tag des Ausscheidens aus betriebstechnischen Gründen nicht möglich, so empfiehlt es sich, dem Arbeitnehmer zu bescheinigen, dass sich die Arbeitspapiere noch beim Arbeitgeber befinden und demnächst ausgehändigt werden.

Ausnahmsweise wird aus der Holschuld dann eine Schickschu...