Kurzbeschreibung

Arbeitsanweisung (Schritt-für-Schritt Anleitung), welche Aufgaben im Zusammenhang bei Abwesenheit von Mitarbeitern erledigt werden müssen.

Vorbemerkung

Fällt ein Arbeitnehmer aufgrund von Urlaub, Krankheit oder einer sonstigen Abwesenheit für eine gewisse Dauer aus, müssen unterschiedliche Prozesse durchlaufen werden. Diese Übersicht zeigt, welche verschiedenen Schritte zu bewältigen sind und wer jeweils zuständig ist.

Workflow bei Abwesenheiten

1. Urlaub/Sonderurlaub

  Aufgaben Erwartetes Ergebnis Zuständigkeit Schnittstelle Vorhandene Hilfsmittel
  Zustimmung für Urlaub im Voraus bei der Führungskraft einholen (bei Bedarf, Resturlaub mit HR abstimmen bzw. prüfen) Mündliches OK für Urlaub Mitarbeiter Führungskraft  
  Ausfüllen des Urlaubsantrags Urlaubsantrag Mitarbeiter Führungskraft Urlaubsantrag
  Unterzeichnung des Urlaubsantrags Schriftliches OK für Urlaub Führungskraft Mitarbeiter  
  Urlaubsantrag an HR weiterleiten Bearbeitung Mitarbeiter Personalabteilung  
  Prüfung, ob ausreichend Urlaubsanspruch besteht Aktualität der Daten Personalabteilung Mitarbeiter Urlaubskonto/Software
  Eintrag in Software Aktualität der Daten Personalabteilung    
  Urlaubsantrag in der Personalakte ablegen Schriftlicher Nachweis Personalabteilung    

2. Krankheit

  Aufgaben Erwartetes Ergebnis Zuständigkeit Schnittstelle Vorhandene Hilfsmittel
  Information durch Telefonat mit Führungskraft/Assistenz Information über Krankheit Mitarbeiter Führungskraft  
  Weiterleitung der Information an die Personalabteilung via Mail Information über Krankheit Führungskraft Personalabteilung  
  Eintrag in Software und in die Abwesenheitsliste Aktualität der Daten Personalabteilung   Abwesenheits- liste
  Ablage der Mail in die elektronische Personalakte Dokumentation Personalabteilung    
  Prüfung der Zuständigkeit, ob Mitarbeiter gesetzlich krankenversichert ist Zuständigkeit für die Vorlage der AU-Bescheinigung Personalabteilung Krankenkasse  
 

Spätestens am 4. Tag: Attest beim Arbeitgeber vorlegen (gilt für privat Krankenversicherte);

gesetzlich Krankenversicherte müssen die Arbeitsunfähigkeit bis dahin angezeigt und ärztlich festgestellt haben.
Gesetzliche Vorschrift

Gesetzlich versichert: Personalabteilung und GKV[1]

Privat versichert: Mitarbeiter
Personalabteilung und Gehaltsabrechner  
  Nach 3 Tagen prüfen, inwieweit Attest vorliegt (PKV), bzw. ob die Arbeitsunfähigkeit angezeigt und ärztlich festgestellt wurde (GKV) Gesetzliche Vorschrift Personalabteilung Gesetzliche Krankenkasse  
  Ablage der Erinnerungs-Mail in die elektronische Personalakte Dokumentation Personalabteilung    
  Ablage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Personalakte Dokumentation Personalabteilung    
  Entgeltfortzahlung prüfen (EFZG §§ 3 ff.), Frist berechnen   Personalabteilung    
  Wenn kein Anspruch auf EFZ, Gehaltsabrechner informieren Gesetzliche Vorschrift Personalabteilung Gehaltsabrechner  
  Bei Erkrankung während der Urlaubszeit, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einholen Information über Krankheit Mitarbeiter Personalabteilung  
  Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Personalakte abheften Aktualität der Daten Personalabteilung    
  Tage der Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs gutschreiben Aktualität der Daten Personalabteilung   Software

3. Sonstige Abwesenheiten (Dienstreise, Weiterbildung, Arbeits- oder Wegeunfall)

  Aufgaben Erwartetes Ergebnis Zuständigkeit Schnittstelle Vorhandene Hilfsmittel
  Information durch schriftliche Meldung oder Telefonat mit Führungskraft/Assistenz Information über Abwesenheit Mitarbeiter Führungskraft  
  Weiterleitung der Information an die Personalabteilung via Mail Information über Abwesenheit Mitarbeiter Personalabteilung  
  Eintrag in Software Aktualität der Daten Personalabteilung   Software
  Bei Arbeitsunfall:        
  Erstversorgung durch Betriebs- oder Durchgangsarzt bzw. Einweisung ins Krankenhaus Adäquate Unfallversorgung Arzt Personalabteilung  
  Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft Gesetzliche Vorschrift Personalabteilung   Unfallanzeige bei Arbeitsunfall, HI546467
  Eintrag in Software Aktualität der Daten Personalabteilung    
[1] Seit dem 1.1.2023 erfolgt die Vorlagen gegenüber dem Arbeitgeber für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte nur noch elektronisch.

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