Kurzbeschreibung
Arbeitsanweisung (Schritt-für-Schritt Anleitung), welche Aufgaben im Zusammenhang bei Abwesenheit von Mitarbeitern erledigt werden müssen.
Vorbemerkung
Fällt ein Arbeitnehmer aufgrund von Urlaub, Krankheit oder einer sonstigen Abwesenheit für eine gewisse Dauer aus, müssen unterschiedliche Prozesse durchlaufen werden. Diese Übersicht zeigt, welche verschiedenen Schritte zu bewältigen sind und wer jeweils zuständig ist.
Workflow bei Abwesenheiten
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1. Urlaub/Sonderurlaub
Aufgaben | Erwartetes Ergebnis | Zuständigkeit | Schnittstelle | Vorhandene Hilfsmittel | |
---|---|---|---|---|---|
Zustimmung für Urlaub im Voraus bei der Führungskraft einholen (bei Bedarf, Resturlaub mit HR abstimmen bzw. prüfen) | Mündliches OK für Urlaub | Mitarbeiter | Führungskraft | ||
Ausfüllen des Urlaubsantrags | Urlaubsantrag | Mitarbeiter | Führungskraft | Urlaubsantrag | |
Unterzeichnung des Urlaubsantrags | Schriftliches OK für Urlaub | Führungskraft | Mitarbeiter | ||
Urlaubsantrag an HR weiterleiten | Bearbeitung | Mitarbeiter | Personalabteilung | ||
Prüfung, ob ausreichend Urlaubsanspruch besteht | Aktualität der Daten | Personalabteilung | Mitarbeiter | Urlaubskonto/Software | |
Eintrag in Software | Aktualität der Daten | Personalabteilung | |||
Urlaubsantrag in der Personalakte ablegen | Schriftlicher Nachweis | Personalabteilung |
2. Krankheit
Aufgaben | Erwartetes Ergebnis | Zuständigkeit | Schnittstelle | Vorhandene Hilfsmittel | |
---|---|---|---|---|---|
Information durch Telefonat mit Führungskraft/Assistenz | Information über Krankheit | Mitarbeiter | Führungskraft | ||
Weiterleitung der Information an die Personalabteilung via Mail | Information über Krankheit | Führungskraft | Personalabteilung | ||
Eintrag in Software und in die Abwesenheitsliste | Aktualität der Daten | Personalabteilung | Abwesenheits- liste | ||
Ablage der Mail in die elektronische Personalakte | Dokumentation | Personalabteilung | |||
Prüfung der Zuständigkeit, ob Mitarbeiter gesetzlich krankenversichert ist | Zuständigkeit für die Vorlage der AU-Bescheinigung | Personalabteilung | Krankenkasse | ||
Spätestens am 4. Tag: Attest beim Arbeitgeber vorlegen (gilt für privat Krankenversicherte); gesetzlich Krankenversicherte müssen die Arbeitsunfähigkeit bis dahin angezeigt und ärztlich festgestellt haben. |
Gesetzliche Vorschrift | Gesetzlich versichert: Personalabteilung und GKV[1] Privat versichert: Mitarbeiter |
Personalabteilung und Gehaltsabrechner | ||
Nach 3 Tagen prüfen, inwieweit Attest vorliegt (PKV), bzw. ob die Arbeitsunfähigkeit angezeigt und ärztlich festgestellt wurde (GKV) | Gesetzliche Vorschrift | Personalabteilung | Gesetzliche Krankenkasse | ||
Ablage der Erinnerungs-Mail in die elektronische Personalakte | Dokumentation | Personalabteilung | |||
Ablage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Personalakte | Dokumentation | Personalabteilung | |||
Entgeltfortzahlung prüfen (EFZG §§ 3 ff.), Frist berechnen | Personalabteilung | ||||
Wenn kein Anspruch auf EFZ, Gehaltsabrechner informieren | Gesetzliche Vorschrift | Personalabteilung | Gehaltsabrechner | ||
Bei Erkrankung während der Urlaubszeit, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einholen | Information über Krankheit | Mitarbeiter | Personalabteilung | ||
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Personalakte abheften | Aktualität der Daten | Personalabteilung | |||
Tage der Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs gutschreiben | Aktualität der Daten | Personalabteilung | Software |
3. Sonstige Abwesenheiten (Dienstreise, Weiterbildung, Arbeits- oder Wegeunfall)
Aufgaben | Erwartetes Ergebnis | Zuständigkeit | Schnittstelle | Vorhandene Hilfsmittel | |
---|---|---|---|---|---|
Information durch schriftliche Meldung oder Telefonat mit Führungskraft/Assistenz | Information über Abwesenheit | Mitarbeiter | Führungskraft | ||
Weiterleitung der Information an die Personalabteilung via Mail | Information über Abwesenheit | Mitarbeiter | Personalabteilung | ||
Eintrag in Software | Aktualität der Daten | Personalabteilung | Software | ||
Bei Arbeitsunfall: | |||||
Erstversorgung durch Betriebs- oder Durchgangsarzt bzw. Einweisung ins Krankenhaus | Adäquate Unfallversorgung | Arzt | Personalabteilung | ||
Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft | Gesetzliche Vorschrift | Personalabteilung | Unfallanzeige bei Arbeitsunfall, HI546467 | ||
Eintrag in Software | Aktualität der Daten | Personalabteilung |
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