03.12.2014 | Serie Trennungsgespräche führen

Wie Sie Trennungsgespräche professionell vorbereiten

Serienelemente
Führen Personaler und Führungskraft das Gespräch als Tandem, sollten sie es auch gemeinsam planen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Trennungsgespräche zu führen gehört zu den schwierigsten Disziplinen im HR-Management. Im ersten Teil unserer Serie zeigen wir, wie Verantwortliche sich organisatorisch und emotional darauf vorbereiten und wie sie sich auf die Persönlichkeit des Gesprächspartners einstellen.

Nur, wer sich sorgfältig vorbereitet, kann Trennungsgespräche klar, empathisch und kompetent führen. Da ein Trennungsgespräch die betreffende Person in eine persönlich schwer zu bewältigende Krise stürzen kann, ist äußerste Sorgfalt bei der Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs geboten, um eine Gefährdung rechtzeitig zu erkennen und prophylaktisch gezielte Hilfen anbieten zu können.  Dazu gehören verschiedene Aspekte.

Aspekt 1: die organisatorische Vorbereitung

Hierunter fällt die richtige zeitliche Planung des Gesprächs: So sollte etwa zwischen der Unternehmensentscheidung, sich von einer Person trennen zu wollen, und dem Gespräch nicht zu viel Zeit vergehen. Wichtig ist es auch, dass das Trennungsgespräch nicht an für den Betroffenen besonderen Tagen – wie Geburtstag oder Dienstjubiläum – stattfindet.

Da Trennungsgespräche psychisch in vielfacher Hinsicht belastend sind, sollten sie in einem geschützten Rahmen stattfinden: Der Raum dafür sollte unter anderem nicht einsehbar, akustisch gedämmt und in einem ruhigeren Teil des Unternehmensgebäudes gelegen sein.

Vorab sollte auch geklärt werden, wer beim Gespräch dabei sein sollte. Hier gilt: Derjenige sollte das Gespräch führen, der in der Vergangenheit auch die Mitarbeitergespräche mit den Betroffenen geführt hat, in der Regel also der Vorgesetzte. Bei betriebsbedingten Kündigungen sollte zudem jemand aus der Personalabteilung (als sogenanntes "Tandem") dabei sein. Ein Mitglied des Betriebsrats ist dann beim Trennungsgespräch dabei, wenn der Betroffene dies wünscht und diese Begleitung angefordert hat.

Zu einer guten Vorbereitung des Gesprächs gehört auch, dass Sie alle Informationen, Daten und Pläne zur betroffenen Person vorliegen haben. Die dafür notwendige Recherche hilft Ihnen, sich ein Bild vom Betroffenen zu machen.  Nachdem sie die Rahmendaten gesammelt haben, haben Sie bereits die notwendige Vorarbeit zur inhaltlichen Vorbereitung geleistet. Hierbei geht es darum, genau zu überlegen, welche Inhalte sie im Gespräch vermitteln wollen und was Sie in diesem Gespräch klären wollen.

Zur organisatorischen Vorbereitung gehört auch die Einschätzung möglicher Bedrohungspotenziale – wie Bedrohung durch Sabotage, Drohungen im Gespräch und Suizidgefahr –, die als Folge des Trennungsgesprächs auftauchen können.

Aspekt 2: die emotionale Vorbereitung der Gesprächsführenden

Dabei sollten sie sich mit den eigenen Gefühlen und Gedanken in Bezug auf das anstehende Gespräch auseinandersetzen und Strategien für Belastungssituationen entwickeln. Hilfreich kann hier zum einen die mentale Ebene sein – etwa, indem Sie den sogenannten "inneren Monolog" aus Gedanken und Selbstgesprächen so beeinflussen, dass dieser Sie dabei unterstützt, die schwierige Situation zu meistern. Man kann sich beispielsweise Selbstinstruktionen für schwierige Gesprächssituationen zurechtlegen. Ein Beispiel: Wenn Sie im Gespräch merken, dass Sie zu viel reden, könnte Ihre Instruktion lauten: "Stopp. Entspann dich. Lass dem anderen Raum. Lass Pausen."

Starke Gefühle sind auch mit einschneidenden körperlichen Prozessen verbunden. Hormonausschüttungen bewirken, dass sich Blutdruck, Puls, Körpertemperatur und Hautfarbe verändern, die Muskulatur anspannt und der Verdauungsapparat in den Sparmodus schaltet. Hier können Sie Techniken aus dem Sport oder autogenen Training nutzen, die die Muskulatur entspannen.

Aspekt 3: die Vorbereitung auf die Persönlichkeit des Gesprächspartners

Je nach Vorgeschichte und Persönlichkeit werden die Betroffenen unterschiedlich mit der Trennungsnachricht umgehen. Um sich auf sein Gegenüber einzustellen, helfen Fragen wie: Was wissen Sie über seine persönliche Situation? Wie würden Sie die Person als Typ beschreiben? Wie wird sie auf die Trennungsnachricht reagieren?

Nicht alle Fragen werden Sie beantworten können. Manches werden Sie vermuten, aber nicht wissen können. Es ist hilfreich, diese Einschätzung mit ihrem Tandem-Partner vorzunehmen, wenn Sie das Gespräch zu zweit führen. Die Mühe, die Sie sich im Vorfeld machen, ist eine Form des Respekts. 

Aspekt 4: die Absprache der Gesprächsführenden zu ihren Gesprächsrollen

Führen sie das Gespräch als Tandem, sollten Sie sich im Vorfeld gemeinsam vorbereitet haben. Auch Ihre jeweiligen Rollen sollten geklärt sein. Eine bewährte Arbeitsteilung ist, dass der Vorgesetzte das Gespräch führt und der Personaler sich immer dann einschaltet, wenn es um rechtliche oder organisatorische Dinge oder konkrete Unterstützungsangebote des Unternehmens geht.

Hinweise: Serie zu Trennungsgesprächen

In dieser Serie stellen wir Ihnen in den nächsten Tagen vor, wie Sie Trennungsgespräche professionell vorbereiten, durchführen und nachbereiten.

Im nächsten Teil unserer Serie lesen Sie, in welchen Phasen das Trennungsgespräch ablaufen sollte.

Die Inhalte dieser Serie sind Auszüge aus dem Buch "Trennungsgespräche im Unternehmen: wertschätzend, professionell, fair" von Anja von Kanitz, Haufe Verlag, Freiburg 2014, 224 Seiten, 39,95 Euro. Sie können das Buch im Haufe-Shop erwerben.

Schlagworte zum Thema:  Kündigung, Trennung, Führung, HR-Management

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