15.12.2014 | Serie Trennungsgespräche führen

Wie Sie Trennungsgespräche nachbereiten

Serienelemente
Oft müssen Personaler und Führungskräfte nach Trennungsgesprächen Vorwürfe der Betroffenen verarbeiten.
Bild: Haufe Online Redaktion

Mit dem Trennungsgespräch ist der Trennungsprozess noch nicht beendet: Eine sorgfältige Nachbereitung ist Voraussetzung dafür, dass alle Beteiligten den Prozess fachlich und persönlich abschließen – und positiv in die Zukunft schauen können.

Häufig ist das Trennungsgespräch der Auftakt zu einer Reihe von Gesprächen mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, die in die Trennungsphase eingebunden sind. Um nicht nur im ersten Gespräch zur Trennung, sondern auch in der Folge ein guter Gesprächspartner sein zu können, sollten Sie die Gesprächsnachbereitung möglichst sorgfältig vornehmen.

Wie Sie das Gespräch reflektieren

Gewöhnen Sie sich an, nach Trennungsgesprächen eine kurze Reflexionsphase einzulegen, in der Sie für sich Ihren Eindruck vom Gesprächsverlauf klären. Diese kurze Reflexion – gerade auch im Austausch mit anderen – wird Ihnen helfen, die Situation klarer zu sehen und auch ein realistisches Bild von Ihrem eigenen Auftreten zu bekommen.

Fragen, die Sie sich hierbei stellen sollten, sind:

  • Wie ist das Gespräch insgesamt gelaufen?
  • Wie kam ich mit meiner/du mit deiner Rolle als Gesprächsführende zurecht?
  • Was fiel mir/dir schwer? Woran lag’s?
  • Wie hat unsere Aufgabenteilung/Kooperation als Tandem geklappt?
  • Wie war der Redeanteil verteilt? Passte das so?
  • Wie hat der/die Betroffene reagiert?
  • Wie aufnahmefähig war er/sie?
  • Welche Fragen/Probleme hat er/sie angesprochen beziehungsweise habe ich/hast du wahrgenommen?
  • Was können wir als Unternehmen gegebenenfalls tun, um die Person mit ihrer speziellen Problematik gezielt zu unterstützen?
  • Worauf sollten wir im nächsten Gespräch mit dieser Person achten?
  • Wie schätzen wir, ausgelöst durch die Trennung, eine Gefährdung für die Person oder das Unternehmen ein?
  • Was kann ich/was kannst du/was können wir in Zukunft besser machen?

Wie Sie das Gespräch organisatorisch-inhaltlich nachbereiten

Bei endenden Arbeitsverhältnissen gibt es in der Regel viel zu klären. Manches ist von Ihrer Seite vielleicht bereits festgelegt und wird lediglich bekannt gegeben. Bei verschiedenen Möglichkeiten der Abwicklung und Aufhebungsverträgen versucht man hingegen vieles im Gespräch einvernehmlich zu klären. Entsprechende Absprachen trifft man im Trennungsgespräch oder in Folgegesprächen.

Was Sie davon in einem Ergebnisprotokoll notieren sollten, sind Absprachen und Vereinbarungen, noch zu klärende Fragen Ihrerseits, Fragen Ihres Gegenübers, Wünsche/Anliegen Ihres Gegenübers, Empfehlungen/Adressen/Kontakte, die Sie weitergegeben haben, To-dos, geplante Termine, Fristen.

Notieren Sie, was zu klären ist oder vereinbart wurde, wer sich darum kümmert und bis wann das geschehen soll.

Kündigen Sie dies zu Gesprächsbeginn an und klären Sie, ob Sie für beide protokollieren sollen oder ob sich Ihr Gegenüber eigene Notizen machen möchte. Bei Absprachen in Folgegesprächen zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten sollten alle relevanten Informationen auch an die Personalverantwortlichen gehen. Umgekehrt genauso.

Mit verbindlicher Kommunikation zwischen den unternehmensinternen Stellen verhindern Sie Informations- und Planungschaos in der Trennungsphase. Bei Trennungsprojekten in größerem Stil müssen die Kommunikationswege und die Form der Dokumentation vorher geklärt und festgelegt werden.

Wie Sie das Gespräch emotional nachbereiten

Wird in einem Unternehmen Personal abgebaut, müssen die Zuständigen in kurzer Zeit viele Gespräche führen. Sie werden dabei wahrscheinlich mit viel Schmerz, Wut, Angst und Sorge konfrontiert und sind oft genug persönlich im Fokus des Vorwurfs. Diese können im Unterbewussten weiterwirken und sich etwa durch Schlaf- und Konzentrationsprobleme, Appetitlosigkeit, Freudlosigkeit, vermehrten Medikamenten- und Alkoholkonsum, Erschöpfung, Kopfschmerzen und andere körperliche Symptome äußern.

Suchen Sie sich daher einen Ort und einen Menschen, mit dem Sie Ihre eigenen Gefühle und Gedanken klären können, um auch für sich selbst einen Abschluss zu finden. Dies kann zum Beispiel in Form einer Supervision, einer kollegialen Beratung oder eines Coachings geschehen.

Bei größeren Umstrukturierungsprojekten mit Personalabbau kann auch eine Begleitung der fachlichen Vorgesetzten sowie der Personalverantwortlichen während der Trennungsphase eine prophylaktische Maßnahme sein.

Wie Sie den Trennungsprozess abschließen

Bei Personalabbau ist mit den erfolgten Trennungen das Projekt der Umstrukturierung nicht abgeschlossen. Um die erhofften positiven Wirkungen zu erzielen, wird es nötig sein, viel Energie in den Aufbau einer funktionierenden Struktur zu investieren, neu zusammengewürfelte Gruppen zu Teams zu formen, Vorgesetzte beim Neustart zu begleiten, das Wissen der Verbliebenen für die Erneuerung zu nutzen, mögliche Fehler im Prozess zu erkennen und nachzubessern, Vertrauen und Beziehungen neu aufzubauen et cetera.

Auch wenn die Trennung von einem Teil der Belegschaft nur eine Etappe auf dem gesamten Weg darstellt, sollte sie nach ihrem Abschluss rückwirkend reflektiert werden, um aus den Erfahrungen zu lernen. Am besten eignet sich dafür ein hierarchieübergreifender moderierter Abschlussworkshop mit allen an der Konzeption und Durchführung Beteiligten. Auch beim abgeschlossenen Trennungsprozess von Einzelnen sollten Sie sich die Zeit nehmen, mit den unmittelbar Verantwortlichen rückblickend eine Analyse vorzunehmen.

Der bewusste Abschluss macht frei für einen Neubeginn. Dies betrifft die Personen, die gehen mussten, die Verbleibenden und die verantwortlich Begleitenden.

Hinweis: Die Inhalte dieser Serie sind Auszüge aus dem Buch "Trennungsgespräche im Unternehmen: wertschätzend, professionell, fair" von Anja von Kanitz, Haufe Verlag, Freiburg 2014, 224 Seiten, 39,95 Euro. Sie können es im Haufe-Shop erwerben unter http://shop.haufe.de/trennungsgespraeche-im-unternehmen.

Schlagworte zum Thema:  Kündigung, Führung, HR-Management, Trennung

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