05.12.2014 | Serie Trennungsgespräche führen

Wie Sie Trennungsgespräche gut strukturieren

Serienelemente
Personalverantwortliche sollten die Trennungsbotschaft klar, verständlich und mit Blickkontakt übermitteln.
Bild: Haufe Online Redaktion

"Es tut uns leid, Ihnen mitteilen zu müssen…": Bei Trennungsgesprächen sollten Führungskräfte und Personaler nicht mit der Tür ins Haus fallen. In welchen Phasen ein strukturiertes Trennungsgespräch verläuft und welche Aspekte dabei relevant sind, zeigt der zweite Teil unserer Serie.

Strukturierte Gespräche haben einen klaren Beginn, eine Kernphase, in der die inhaltliche Arbeit geleistet wird, und eine Abschlussphase. Diese Struktur gibt lediglich den Rahmen vor, der jeweils sehr unterschiedlich gefüllt werden kann.

Die Struktur eines Gesprächs ergibt sich nicht von selbst. Klassischerweise ist diejenige Person dafür verantwortlich, die eingeladen hat oder in deren Namen eingeladen wurde. Sie sollte identisch sein mit derjenigen, die das Gespräch hauptverantwortlich führt (mehr darüber lesen Sie im ersten Teil unserer Serie).

Einstiegsphase des Trennungsgesprächs

Der Gesprächseinstieg dient klassischerweise dazu, die Gesprächspartner auf das anstehende Gespräch einzustimmen. Die ersten Minuten sind allein für die zwischenmenschliche Kontaktaufnahme reserviert.

Hierzu gehören folgende Aspekte:

  • die Orientierung des Betroffenen in Bezug auf Raum und Person, Beispiel: "Wer ist schon da?", "Wo ist mein Platz?"
  • eine Beziehung zum Betroffenen aufzubauen und die Atmosphäre zu prägen, indem Sie etwa über unverfängliche Themen wie Wetter, Anfahrt oder den neuen Azubi reden
  • die inhaltliche und zeitliche Orientierung, Beispiel: "Frau Peters, Sie wissen ja bereits, dass es um eine Personalangelegenheit geht. Deswegen ist Frau Schnorr von HR auch hier. Wir haben den Raum hier eine Stunde für uns, also genügend Zeit, um Einiges zu klären."

Kernphase im Trennungsgespräch

In der Kernphase werden alle für das Trennungsgespräch wesentlichen Inhalte angesprochen. Da nicht sicher ist, wie aufnahmefähig der Andere nach der Mitteilung der Kündigung/des Trennungswunsches ist, muss die gesprächsführende Seite sehen, welche Informationen auf jeden Fall in diesem Gespräch übermittelt und verstanden werden sollten und was in einem Folgegespräch geregelt werden kann.

Verwenden Sie nur wenige orientierende Sätze zur Einleitung und übermitteln Sie die Trennungsbotschaft sehr früh, sehr klar, zum Beispiel so: "Frau Peters, wir sitzen ja nicht zum ersten Mal hier. Unsere Gespräche haben eine ziemlich lange Vorgeschichte. Diesmal ist es jedoch anders: Wir haben uns entschieden, den Vertrag mit Ihnen zu kündigen."

Wichtig bei der Übermittlung der Trennungsbotschaft ist, dass

  • Sie die Nachricht nicht irgendwie vor sich hinnuscheln, sondern sie klar, verständlich und mit Blickkontakt übermitteln
  • Sie nach der Übermittlung der Trennungsbotschaft eine recht lange Pause lassen
  • Ihr Gegenüber die Nachricht verarbeiten muss und in dem Moment möglicherweise nicht empfänglich ist für Begründungen oder andere Informationen
  • Sie Ihrem Gegenüber die Gelegenheit geben, darauf zu reagieren.

Die Kernphase ist für Sie auch die Gelegenheit, noch einmal genau die Gründe darzustellen, warum das Arbeitsverhältnis aus Ihrer Sicht aufgelöst werden soll. Zudem sollten Sie dem Betroffenen Informationen zum weiteren Vorgehen vermitteln und darstellen, welche Unterstützung das Unternehmen anbietet. Es wäre auch gut, wenn Sie Ihrem Gegenüber trotz allem die folgende Botschaft vermitteln könnten: "Wir wissen, was du für das Unternehmen geleistet hast."

Bei Betroffenen, die einen sehr hilflosen oder aufgewühlten Eindruck machen, sollten Sie auf alle Fälle ein Folgegespräch fest vereinbaren. In Fällen, in denen es ohnehin noch Klärungs- und Verhandlungsbedarf gibt, zum Beispiel bei einer Änderungskündigung und einvernehmlichen Trennungen, planen Sie Folgetermine fest ein.

Abschlussphase im Trennungsgespräch

Leiten Sie die Phase für alle deutlich wahrnehmbar ein, beispielsweise so: "Alle Punkte, die wir in diesem ersten Gespräch mit Ihnen behandeln wollten, haben wir jetzt besprochen. Ich denke, Sie brauchen nun auch erst einmal Zeit, um das alles zu verarbeiten. Gibt es von Ihrer Seite noch etwas, das wir unbedingt in diesem Gespräch hier und jetzt klären sollten? Wenn nicht, würde ich nämlich sagen: Lassen Sie uns für heute das Gespräch beenden."

Nach der Einleitung der Abschlussphase müssen Sie bei einer sofortigen Freistellung klären, was heute in welcher Form in wessen Begleitung noch abgewickelt wird. Auch bei ordentlichen Kündigungen müssen Sie an dieser Stelle klären, was Ihr Gegenüber jetzt möchte: Zurück zu den Kollegen gehen? Nach Hause gehen? Wenn Sie Zweifel daran haben, dass er stabil genug ist, sorgen Sie dafür, dass jemand zur Betreuung da ist, der ihn abholt oder nach Hause begleitet.

Wichtig ist, dass Sie

  • sich den Empfang der schriftlichen Kündigung mit Ort, Datum, Unterschrift quittieren lassen
  • in Bezug auf das Befinden Ihres Gegenübers hellhörig sind
  • bei Sabotage-Gefahr für das Unternehmen oder bei außerordentlicher Kündigung mit sofortiger Freistellung die nötige Entschlossenheit an den Tag legen, die anstehenden Schritte in Begleitung durchführen und das Gegenüber trotzdem respektvoll behandeln.

Fassen Sie abschließend noch einmal kurz, auf das Wesentliche beschränkt, zusammen, was Sie vereinbart haben. Sätze wie "Sie finden bestimmt schnell was Neues!" sind nur billiger Trost. Suchen Sie ein versöhnliches Ende des Gesprächs, auch wenn es sehr konfliktär war und Ihr Gegenüber voller Groll ist.

Hinweise: Serie zu Trennungsgesprächen

Im nächsten Teil unserer Serie zu Trennungsgesprächen lesen Sie, auf welche körperlichen und sprachlichen Aspekte Sie dabei achten sollten.

Die Inhalte dieser Serie sind Auszüge aus dem Buch "Trennungsgespräche im Unternehmen: wertschätzend, professionell, fair" von Anja von Kanitz, Haufe Verlag, Freiburg 2014, 224 Seiten, 39,95 Euro. Sie können das Buch im Haufe-Shop erwerben.

Schlagworte zum Thema:  Kündigung, Trennung, Führung, HR-Management

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