05.04.2017 | Ratgeber

Fünf Spartipps für Tagungsverantwortliche

Mit diesen fünf Tipps können Personaler bei der nächsten Tagung sparen.
Bild: longial

Tagungsverantwortliche wissen: Spezialisierte Seminar- und Tagungshotels sind ihr Geld wert. Doch manchmal bekommt der Kunde gute Leistung eben etwas billiger. Diese fünf Tipps verraten, worauf Sie achten sollten. 

Die meisten Tagungsverantwortlichen müssten eigentlich nicht sparen, denn die deutsche Wirtschaft ist in guter Verfassung. Günstig sollte es aber trotzdem sein. Deshalb haben wir fünf Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Kosten für die nächste Tagung gehörig senken können. Die Controller wird´s freuen.

Tipp eins: Bei der Tagung zeitlich flexibel sein

Während allen Privatleuten, die sparen wollen, dringend empfohlen wird, nicht an Ostern, Pfingsten, Weihnachten oder generell in der Ferienzeit, Urlaub zu machen, gilt für sparsame Seminar- und Tagungsveranstalter genau das Gegenteil. Alle Seminarhotels klagen darüber, rund um die üblichen Feiertage bei weitem nicht ausgelastet zu sein. Wer also ein Seminar in die Woche vor Ostern legt, den wird wohl jedes Tagungshotel mit Sonderpreisen oder mit kostenlosen Extraleistungen belohnen.

Tipp zwei: Regional flexibel sein

Wer bei der Wahl des Seminar- oder Tagungsorts auch einmal flexibel ist, kann ebenfalls Geld sparen. Beispielsweise liegt das Preisniveau der Hotels in und um Dresden laut offizieller Statistik um 27 Prozent unter dem Preisniveau, das für Hotels in und um München gilt. Innerhalb Europas gibt es noch deutlichere Unterschiede. Hotels in Prag kosten zum Beispiel im Durchschnitt 57 Prozent weniger als Hotels in Zürich.

Tipp drei: Rechtzeitig planen und handeln

Eventagenturen schätzen, dass Unternehmen 20 bis 30 Prozent der Kosten einer Tagung sparen könnten, wenn alles sorgfältig und in Ruhe vorbereitet werden würde. Es gehört inzwischen zum Service eines jeden Hotels dazu, kurzfristig und ganz umsonst die tollsten Konzepte für ein Event zu entwickeln. Aber wenn zum Beispiel Handwerker engagiert werden müssen, die nachts noch die Bühne komplett umbauen, dann entstehen ungeahnte Zusatzkosten – genauso wie bei den Feinkostspezialitäten, die man unter Zeitdruck aus dem Ausland einfliegen lässt.

Tipp vier: Nicht über Vergleichsportale buchen

Preisvergleichsportale oder Buchungsportale tun im Internet so, als ob es bei ihnen den günstigsten Hotelpreis gäbe, der nirgendwo sonst unterboten würde. Seit das Bundeskartellamt die Bestpreisklausel für rechtswidrig erklärt hat, können Hotels auf ihrer eigenen Homepage jedoch die Buchungsportale unterbieten. Oft ist es sinnvoll, mit dem Preis des Portals im Hinterkopf mit dem entsprechenden Hotel zu verhandeln.

Tipp fünf: An der richtigen Stelle sparen

Die deutsche Wirtschaft befindet sich in einer sehr guten Verfassung. Trotzdem berichten viele Hoteliers, die das mittlere Preissegment bedienen, dass fast alle Tagungsverantwortliche aus der Industrie und der Dienstleistungsbranche bei der Tagungspauschale verbissen um 50 Cent streiten. Man kann sich vorstellen, wie entsetzt diese Hoteliers dann gucken, wenn dieselben Kunden zum Beispiel sechs Mann einer Münchner Eventagentur anreisen lassen, nur um in der Lüneburger Heide ein Hotel für eine "Arabische Nacht" herzurichten oder wenn einer der Sparfüchse plötzlich einen sündhaft teuren DJ aus Berlin in die Alpen einfliegen lässt, weil sonst das "Salesmeeting in the Snow" langweilig werden würde. Dass solche Aktionen oft doppelt so teuer sind wie die Übernachtungskosten, scheint keinen Controller zu interessieren. Auf die Frage, wie man denn sparen solle, antworten die Hoteliers darum einstimmig "bitte intelligent".


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Schlagworte zum Thema:  Tagung, Planung, Hotel

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