In Mitarbeiterempfehlungen schlummert viel Potenzial

Die meisten Arbeitgeber in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen heute ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm (67 Prozent) oder planen ein solches (19 Prozent). Je größer ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist bereits ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm im Einsatz. Ähnlich gilt das für international tätige Unternehmen: Hier sind Referral-Programme bei über drei Viertel der Firmen zu finden.

Aber intensiv genutzt wird das Prinzip "Mitarbeiter werben Mitarbeiter" nur von den wenigsten Unternehmen: Nur vier Prozent stellen mehr als ein Viertel aller Beschäftigten über Empfehlungen ein, ermittelte eine Benchmark-Studie von Radancy. Hierfür analysierte der Anbieter, welche Erfahrungen 400 Unternehmen weltweit mit Mitarbeiterempfehlungsprogrammen machten. "Das liegt daran, dass der Erfolg nicht so sehr von Prämienzahlungen oder dem Verwaltungsmanagement abhängt, sondern viel mehr vom Engagement und der Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter", folgern die Studienautoren.

Mitarbeiterempfehlung: Administration steckt vielfach in den Kinderschuhen

Die Studie offenbart aber auch Nachholbedarf bei der Verwaltung der Empfehlungen: Eine durchgängige Digitalisierung ist hier noch nicht gegeben. Nur knapp 16 Prozent der befragten Unternehmen verwenden ein digitales Mitarbeiterempfehlungsprogramm, mit dem sie ihren administrativen Aufwand reduzieren und den Erfolg des Programms messen können. 55 Prozent der Unternehmen verwalten ihre Referrals über das Bewerbermanagementsystem, 45 Prozent nutzen hierfür E-Mails, 20 Prozent setzen ein schriftliches Formular ein und zwölf Prozent organisieren die Empfehlungen über das Intranet (Mehrfachantworten waren möglich).

Bessere Bewerbungen sind das wichtigste Ziel  

Mit dem Einsatz eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms verknüpfen die Unternehmen zahlreiche positive Effekte: Drei Viertel der Unternehmen setzen ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm ein, um die Qualität der Bewerbungen zu steigern. Auch eine erhöhte Anzahl an Bewerbungen und Einstellungen, eine verbesserte Mitarbeiterbindung, eine Stärkung der Arbeitgebermarke und die Reduktion von Recruiting-Kosten werden von den Unternehmen vorrangig genannt.

Kosteneinsparungen und eine verkürzte Time-to-Hire

Diese Zielsetzungen werden vielfach auch erfüllt: Mehr als zwei Drittel der Befragten (69 Prozent) geben an, dass die Qualität der durch Mitarbeitende empfohlenen Kandidatinnen und Kandidaten hoch oder sehr hoch ist. Am häufigsten werden erfahrene Fachkräfte über Empfehlungen gefunden (81 Prozent). An zweiter Stelle folgen Hochschulabsolventen und -absolventinnen beziehungsweise Trainees (23 Prozent) und an dritter Stelle Auszubildende (17 Prozent). Führungskräfte (13 Prozent), Praktikantinnen und Praktikanten (zwölf Prozent) sowie Filialmitarbeiterinnen und -mitarbeiter (sieben Prozent) werden eher selten auf diesem Weg eingestellt.

Gute Kommunikation ist das A und O

Eine Herausforderung vieler Empfehlungsprogramme ist: Nur ein sehr kleiner Prozentsatz der Mitarbeitenden empfiehlt regelmäßig, das heißt einmal im Quartal. Eine weitere Herausforderung ist die fehlende Diversität. Bei einer geringen Anzahl an Empfehlenden ist die Vielfalt der eingehenden Empfehlungen begrenzt. Gelingt es den Unternehmen nicht, die Beteiligung ihrer Beschäftigten am Empfehlungsprogramm zu erhöhen, bleibt der Erfolg trotz reger Bemühungen aus.

Um das Potenzial ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms in vollem Umfang nutzen zu können, müssen die Mitarbeitenden das Programm zunächst kennen und verstehen. Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen einen signifikanten Unterschied in der Nutzung von Kommunikationsinstrumenten – je nachdem, ob eine digitale Empfehlungssoftware genutzt wird oder nicht: Unternehmen mit einem digitalen Mitarbeiterempfehlungsprogramm legen mehr Wert darauf, Informationen zu teilen, und nutzen alle Kommunikationskanäle, die in der Studie erfragt wurden, stärker.

Die meisten Unternehmen informieren ihre Mitarbeitenden über das Intranet (71 Prozent) oder geben Informationen hierzu über die Führungskräfte im direkten Gespräch weiter (50 Prozent). Deutlich seltener werden Updates zu den Programmen in E-Mail-Newslettern, am Schwarzen Brett, auf Mitarbeiterevents oder in der Mitarbeiter-App kommuniziert.

Prämien sollten kreativ sein und Erinnerungen schaffen

Auch Prämien können zur Beteiligung motivieren: 94 Prozent der befragten Unternehmen zahlen monetäre Prämien für eine erfolgreiche Empfehlung. Die Mehrheit vergibt einen Betrag von 501 bis 1.000 Euro, immer häufiger werden auch Prämien zwischen 1.001 und 2.000 Euro ausgezahlt. Im Vergleich zum Vorjahr zeigt sich ein Trend zu steigenden Prämien. Dazu die Studienautoren: "Der Hauptgrund für diesen Anstieg ist die geringe Beteiligung der Mitarbeitenden an Empfehlungsprogrammen. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie einfach die Prämie erhöhen müssen, um mehr Empfehlungen zu erhalten."

Die Studienautoren raten dazu, Mitarbeitende für ihre Empfehlungen zu belohnen, damit diese die Belohnung stärker mit der Empfehlung verbinden und besser für neue Empfehlungen motiviert werden. Darüber hinaus empfehlen die Autoren, den Einsatz von nicht-monetären Prämien in Erwägung zu ziehen: "Einer der großen Vorteile von Sachprämien ist, dass sie keine 'stillen' Belohnungen sind. In der Regel freuen sich die Mitarbeitenden sehr darüber und erzählen viel häufiger von Sachprämien als von Geldprämien. Das führt zu einem Multiplikationseffekt, der einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm intern große Sichtbarkeit verleiht."

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