21.05.2015 | Top-Thema Recruiting-Software auswählen und einsetzen

In fünf Schritten zur Software-Auswahl

Kapitel
In fünf Schritten können Personaler die zu ihren Bedürfnissen passende Recruting-Software erreichen.
Bild: www.f1online.de

Für ein komplexes Feld wie E-Recruiting gibt es nicht den einen, besten Software-Anbieter beziehungsweise die beste Technologie. Stattdessen muss jedes Unternehmen für seine individuelle Ausgangssituation und Aufgabenstellungen die am besten passende Lösung finden.

Für die Auswahl einer passenden Recruiting-Software müssen Sie Ihre Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen zumindest in Grundzügen definieren, um die verschiedenen Optionen prüfen zu können. Das heißt, vor der Software-Auswahl braucht es eine Strategie- und Grobkonzeptphase, deren Ergebnisse die Grundlage des Auswahlprozesses bilden.

Schritt eins: Formulieren Sie Ihre Auswahlkriterien

Hierbei gilt es, sich nicht von den Angebotspaletten der Anbieter leiten zu lassen. Nicht auf das bloße Vorhandensein einer Funktion kommt es an, sondern entscheidend ist ihr Funktionieren im Kontext des gesamten Prozesses. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere, wichtige Kriterien: Natürlich sind fachliche Anforderungen hinsichtlich Funktionsumfang, Anpassbarkeit, Usability und Nutzer-Akzeptanz wichtig. Aber genauso entscheidend für den Erfolg sind technische Kriterien wie die Integration mit bestehenden Systemen, ein zu den Rahmenbedingungen passendes Bereitstellungsmodell sowie die Themen Datenschutz und Security.

Auch aus kaufmännischer Sicht muss die Entscheidung abgewogen werden. Dabei geht es nicht nur um die reinen Kosten (sowohl für Einführung und Betrieb), sondern auch um die wirtschaftliche Stabilität des Anbieters. Schließlich spielen auch Dienstleistungs-bezogene Kriterien in die Entscheidung mit hinein.

Schritt zwei: Erstellen Sie eine Anbieter-Shortlist

Im Folgenden erstellen Sie eine Shortlist mit Anbietern, die genauer betrachtet werden sollen. Eine einfache Inspiration hierfür geben beispielsweise die Anbieter, die im Wettbewerbsumfeld eingesetzt werden. Auch Softwarehersteller, die bereits andere Produkte im Unternehmen bereitstellen, sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen. Diese Anbieter-Shortlist können Sie zunächst einer Vorauswahl mittels eines schriftlichen Kriterienkatalogs unterziehen.

Allerdings ist die Belastbarkeit dieser Antworten auf lange Sicht oft fraglich, da hier Anforderungen oftmals noch nicht genau definiert sind und daher viel Spielraum bei der Beantwortung lassen. Dennoch hat diese Phase ihren Wert. Sie zwingt Sie dazu, Ihre eigenen Anforderungen zu definieren. Und sie liefert eine nachvollziehbare und dokumentierte Entscheidungsgrundlage.

Schritt drei: Laden Sie zur Anbieterpräsentation ein

Auf Basis des Kriterienkatalogs wählen Sie die am besten passenden Anbieter aus und laden diese zu einem Vor-Ort-Termin. Doch auch ein halber oder ganzer Tag mit einem Anbieter kann niemals eine hundertprozentige Gewissheit geben. Deshalb sollte dieser Tag nicht überfrachtet werden, sondern die Anbieterpräsentation sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Ein probates Mittel ist die Vorführung einer Reihe von entscheidenden Anwendungsszenarien, die Sie dem Anbieter zur Vorbereitung frühzeitig bereitstellen sollten. Das hat zahlreiche Vorteile: Erstens werden die einzelnen Features so im Zusammenspiel erlebbar. Zweitens kann der Anbieter hier beweisen, inwieweit und wie schnell er Anforderungen umsetzen kann (und will). Drittens sparen Sie Zeit gegenüber einer kompletten Systemdemo, in möglicherweise vor allem Funktionen vorgeführt werden, die entweder Selbstverständlichkeiten darstellen oder die für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens irrelevant sind.

Schritt vier: Beginnen Sie mit den kaufmännischen Verhandlungen

Wenn nach der Anbieterpräsentation noch ein Gefühl der Unsicherheit bleibt, können Sie sich mit weiteren Prüfschleifen wie Referenzkundenbesuchen oder einem Testsystem behelfen. Wenn die Entscheidung gefallen ist, beginnen anschließend die kaufmännischen Verhandlungen. Auch diese Zeit darf bei der Projektplanung nicht vernachlässigt werden.

Schritt fünf: Springen Sie ins Ungewisse

Egal wie gut die Auswahl war – am Ende bleibt immer ein Rest von Unsicherheit. Dies anzuerkennen hilft, diesen Sprung mutig anzugehen. Außerdem mag auch die Erkenntnis beruhigen, dass für den Erfolg des gesamten Projekts nicht nur die Auswahl der richtigen Software entscheidend ist, sondern auch deren Einführung. Erfahrungen aus der Praxis zeigen: Wie gut oder schlecht ein E-Recruiting-System in der praktischen Anwendung ist, hängt auch ganz deutlich von der Qualität der Implementierung ab. 


Mehr Informationen zum Thema "HR-Software" finden Sie auf dieser Themenseite.

Schlagworte zum Thema:  Recruiting, Bewerbermanagement, HR-Software, Trends im Recruiting

Aktuell

Meistgelesen