21.05.2015 | Top-Thema Recruiting-Software auswählen und einsetzen

Die Softwareeinführung steuern

Kapitel
Ist die Wahl für eine Recruiting-Sofware gefallen, muss der Personaler ans Steuer - und die Einführung regeln.
Bild: Haufe Online Redaktion

Wie gut oder schlecht eine Recruiting-Software in der praktischen Anwendung ist, hängt nicht nur vom Anbieter ab, sondern auch ganz deutlich von der Qualität der Implementierung. Folgende Learnings lassen sich in vielen Projekten immer wieder feststellen.

In der Vergangenheit kam in der Einführung von E-Recruiting-Systemen meist ein Wasserfall-Projektvorgehen zum Einsatz: Eine klar definierte Abfolge von Phasen und Meilensteinen, in der zunächst eine fertige Anforderung definiert und dann umgesetzt wurde. Heute treten immer häufiger agile Projektmethoden auf. Hierbei wird weniger detailliert vorab konzeptioniert und sehr früh schon nah am System gearbeitet. Der Vorteil ist, dass viele konzeptionelle Lücken und Denkfehler früher im Projekt offenbar werden. Unbenommen bleiben aber einige Stärke der Wasserfall-Methodik: Anders als bei agilem Vorgehen gibt es immer ein abstimmungsfähiges Dokument, auf dessen Grundlage diskutiert werden kann.

Typische Projektphasen und ihre Fallstricke

Wie in anderen Software-Projekten finden sich in Recruiting-Projekten typische Phasen wie Strategiephase, Konzeption, technisches Konzept, Umsetzung, Testing und Go-Live. Hier lauern typische Fallstricke:

Konzeption: Eine wesentliche Herausforderung in dieser Phase ist, den richtigen Detailgrad zu erreichen. Es besteht die Gefahr, sich in vielen akribischen, aber irrelevanten Details zu verlieren oder sich mit einem zu dünnen Strategiepapier zufrieden zu geben. Ein gutes Zeichen für den richtigen Detailgrad ist, dass jetzt schon kritische Punkte identifiziert und geklärt werden: Welche Schritte sind im Bewerbungssystem nötig, welche sind verzichtbar? Was darf die Führungskraft im System tun, was nicht? Wie gehen wir mit Papierbewerbungen um? Gehen Sie aber nicht davon aus, in dieser Phase alle konzeptionellen Fragen final beantworten zu können, sondern bauen Sie Puffer für spätere Überraschungen ein.

Technisches Konzept: Auf die fachlichen Anforderungen folgt das technische Konzept: Vom "Was" geht es jetzt zum "Wie". In den seltensten Fällen ist die Fachanforderung schon unveränderlich in Stein gemeißelt. Bei einem agilen Projektvorgehen ist das auch so vorgesehen. Bei einem klassischen Projektvorgehen bleibt es aber nicht aus, dass in dieser Phase noch an Anforderungen gearbeitet wird. Die große Gefahr ist die Konzentration auf Sonderfälle, die in der Praxis kaum vorkommen. Natürlich ist es sinnvoll, Ausnahmen vorzudenken, aber der Versuch, diese alle technisch zu lösen, erschwert oft die Arbeit mit den Normalfällen. In diesen Fällen hilft, dass Sie sich die Fragen stellen: Wie oft passiert das? Wie oft passiert das genau so? Was passiert, wenn wir das von Hand machen?

Umsetzung: Wenn kurz vor dem Go-Live die Zeit knapp wird, ist es völlig richtig zu überlegen, welche Themen zwingend umgesetzt werden müssen und was zu einem späteren Zeitpunkt implementiert werden kann. Hierbei drohen zwei Gefahren: Erstens werden häufig die Themen verschoben, die in der Strategiephase als wichtig erschienen: Reporting, Oberflächen und Korrespondenzen, Talent Pools und moderne Gewinnungstechniken. Zweitens werden diese Themen erst sehr spät oder nie umgesetzt, weil nach dem Go-Live die Nachbetreuung des neuen Systems mit seinen Kinderkrankheiten viele Kräfte bündelt. Machen Sie sich in dieser Phase bewusst: Alles, was jetzt verschoben wird, wird häufig gar nicht oder erst mit großer Verspätung umgesetzt.

Erfolgsfaktor Change Management

Bei der Einführung von Software am häufigsten unterschätzt wird das Change Management. Wenn im laufenden Projekt tausend technische Details das Team beschäftigten, wird die Einbindung der Betroffenen gern vergessen. Wenn diese nicht gelingt, dann wird auch das beste System nicht von allen angenommen und genutzt. Projekte scheitern häufig nicht an der Technologie, sondern an den Menschen. Die Ratschläge sind banal: Informieren Sie früh und viel – und sei es, um sich hinterher darauf berufen zu können. Fragen Sie nach den Wünschen der Betroffenen, stellen Sie ihre Partizipation sicher und qualifizieren Sie – auch wenn es Zeit und Kraft kostet. Professionelles Change Management ist kein Randthema, sondern darf einen wesentlichen Teil des Projektaufwands darstellen.


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Über den Autor des Top-Themas zu Recruiting-Software

Sören Frickenschmidt ist Head of Recruiting Services bei Boehringer Ingelheim. Als Unternehmensberater sammelte er zuvor viele Jahre Erfahrung in der Auswahl und Einführung von Recruiting-Software. 


Hinweis: Der Artikel ist auch im Sonderheft "personalmagazin spezial: Trends im Recruiting" erschienen. Hier können sie das Sonderheft kostenfrei im PDF-Format herunterladen.

Schlagworte zum Thema:  Recruiting, Bewerbermanagement, HR-Software, Trends im Recruiting

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