Recruiting-Kennzahlen sind wichtig, um die Personalbeschaffung in die richtigen Bahnen zu lenken. Aber nur die "Time to Hire" zu erheben, ist wenig zielführend. Laura Wedel hat erforscht, welche Kennzahlen wirklich aussagekräftig sind und hat diese auf ihre Praxistauglichkeit hin bewertet.
Trotz der vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von Kennzahlen zeigen diverse Studienergebnisse, dass die Verknüpfung des Recruitings mit Controlling-Elementen in vielen Unternehmen noch immer vernachlässigt wird. Dabei kommen Recruiting-Kennzahlen eine bedeutsame Rolle zu, denn das Recruiting befindet sich in herausfordernden Zeiten und macht große Veränderungen durch. Diese Problematik war Thema einer Masterarbeit, die sich mit den Kennzahlen entlang des Personalbeschaffungsprozesses beschäftigte und 60 Kennzahlen für eine verbesserte Operationalisierbarkeit der Personalbeschaffung ermittelte sowie diese mittels leitfadengestützter Experteninterviews auf ihre Praxistauglichkeit hin untersuchte.
Erfolgskriterien im Recruiting: Worauf kommt es an?
Um eine zielgerichtete Durchführung des Recruitings zu gewährleisten, sind innerhalb des Personalbeschaffungsprozesses eine Vielzahl an Erfolgskriterien zu berücksichtigen. Die wesentlichen Faktoren können wie folgt abgegrenzt werden:
Prozessgeschwindigkeit: Eine unbesetzte Stelle ist mit entgangenem Profit und hohen Opportunitätskosten verbunden. Bedingt ist dies durch die Prämisse, dass die Mitarbeiterproduktivität nach Besetzung der Stelle größer ist als die durch den Stelleninhaber oder die Stelleninhaberin verbundenen Kosten (inklusive Gehalt). Folglich kann der finanzielle Verlust für das Unternehmen beachtlich sein, sollte eine vakante Position nicht zügig nachbesetzt werden. Darüber hinaus ist die Geschwindigkeit des Recruiting-Prozesses entscheidend, um den potenziellen Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Studienergebnisse zeigen, dass Bewerbende mit zunehmender Dauer des Verfahrens ihre Bewerbung eher zurückziehen. Ungefähr 75 Prozent der Fachkräfte in Deutschland erwarten über die Eingangsbestätigung hinaus spätestens nach 14 Tagen eine verbindliche Rückmeldung zu ihrer Bewerbung.
Employer Branding und Candidate Experience: Der Aufbau und die Pflege einer starken Arbeitgebermarke (Employer Branding) sowie das Gewinnen von Bewerbenden durch interessante Jobangebote sind die Königswege der Personalbeschaffung. Deshalb sollte den individuellen Erfahrungen, die Bewerbende innerhalb des Personalbeschaffungsprozesses sammeln, besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Im Ergebnis beeinflusst die sogenannte Candidate Experience die initiale Beziehung und das Vertrauen von Bewerbenden zum Unternehmen. Dies wiederum wirkt sich maßgeblich auf die Jobentscheidung aus. Ferner dient die Candidate Experience als Indikator für die Messung der Arbeitgeberattraktivität.
Effizienz und Effektivität: Aufbau und Ablauf des Personalbeschaffungsprozesses sollten für alle Beteiligten in sich schlüssig sein. Dabei sind zum einen die individuellen Bedürfnisse der Bewerbenden zu fokussieren, zum anderen muss das unternehmensseitige Interesse an Effizienz und Effektivität innerhalb des Bewerbungsprozesses berücksichtigt werden. Darunter wird eine optimale Prozessgestaltung im Hinblick auf relevante Schnittstellen, die Standardisierung und Replizierbarkeit von Prozessen unabhängig von der jeweiligen Recruiterin beziehungsweise dem Recruiter sowie eine höchstmögliche Automatisierung des Gesamtablaufes zusammengefasst.
Qualität: Grundsätzlich besteht bei Bewerbenden im Hinblick auf die Prozessqualität eine Nullfehlertoleranz, dies gilt beispielsweise in Bezug auf die Bewerberkorrespondenz. Die Unterstützung des Recruiting-Prozesses durch ein Bewerbermanagementsystem nimmt einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität des Personalbeschaffungsprozesses und letztlich auf die Auswahl besonders qualifizierter Kandidatinnen und Kandidaten.
Wesentliche Voraussetzungen für ein Recruiting mit Kennzahlen
Eine kennzahlenbasierte Erfolgsmessung sollte nicht nur Auskunft über das operative Tagesgeschäft geben, beispielsweise mit Blick auf die künftige Anzeigenschaltung oder die Notwendigkeit des Einsatzes einer Personalvermittlung, sondern es sollte auch verdichtete Informationen zur Erreichung der strategischen Ziele der Personalbeschaffung generieren. Andernfalls bleibt das Controlling eine Ansammlung von Messgrößen mit limitierter Aussagekraft. So gilt es beim Aufbau einer Erfolgsmessung im Bereich der Personalbeschaffung die nachfolgenden Gesichtspunkte zu berücksichtigen.
Ableitung der Recruiting-Ziele aus den Unternehmenszielen: Dieser Schritt sollte an erster Stelle stehen, da er die Basis für den Aufbau einer Erfolgsmessung im Recruiting bildet. Ein Unternehmen muss die zu erhebenden Kennzahlen so auswählen, dass die Messgrößen der Recruiting-Ziele aus der Personalstrategie, welche wiederum aus der Unternehmensstrategie resultiert, abgeleitet werden. Entsprechend können die für das Recruiting genutzten Kennzahlen und deren individuelle Relevanz je nach Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen. Beispielsweise ist für ein junges Unternehmen, das sich erst am Markt etablieren muss und demnach seine Attraktivität steigern will, unter Umständen die Kennzahl "Platzierung in Arbeitgeberrankings" entscheidender als die Messgröße "Time to Hire".
Zuordnung von Kennzahlen zu jedem einzelnen Prozessschritt: Ferner sollten, um die zuvor genannten Erfolgskriterien im Recruiting-Prozess messbar zu machen, jedem einzelnen Prozessschritt die spezifischen Kennzahlen zugeordnet werden. Dadurch werden nicht nur eine fortlaufende Prozessoptimierung und kontinuierliche Erfolgskontrolle, sondern auch die konsequente kennzahlenbasierte Steuerung des Personalbeschaffungsprozesses ermöglicht.
Definition der Datenbasis: Beim Aufbau einer Erfolgsmessung sollte zum einen der Start- und Endzeitpunkt für die Messung der einzelnen Kennzahlen festgelegt werden. Zum anderen gilt es zu prüfen, woher die Daten für die Erhebung der Kennzahlen stammen. So können die Werte manuell oder vorzugsweise automatisiert aus einem Reporting-System erfasst werden.
Berücksichtigung von Vergleichswerten: Sollen den einzelnen Kennziffern spezifische Vergleichswerte zugeordnet werden, kommt es darauf an, hierfür gleichermaßen interne und externe Messgrößen zu verwenden. Interne Vergleiche können periodenübergreifend oder zwischen verschiedenen Organisationseinheiten erfolgen. Zu den externen Referenzwerten zählen beispielsweise regionale Benchmarks oder Gegenüberstellungen innerhalb der jeweiligen Unternehmensbranchen. Die Vergleichszahlen eignen sich zur Einordnung der Recruiting-Erfolge des Unternehmens und entsprechend zur zielgerichteten Ableitung konstruktiver Maßnahmen.
Struktur für den Aufbau von Recruiting-Kennzahlen: Die einzelnen Kennzahlen können nach verschiedenen Kriterien geclustert werden. Hierzu zählen beispielsweise deren Beschreibung, Berechnungsformel, Zweck, Bezug, Ziel, Vergleichswert, Häufigkeit der Erhebung oder Datenquelle. Ergänzend dazu kann die Kategorisierung der Messgrößen in Anlehnung an den Recruiting-Prozess sowie der beschriebenen Kriterien erfolgen. Bei der Auswahl der Kennziffern sollte zur Vermeidung von Fehlsteuerung auf eine möglichst ausgeglichene Zusammensetzung geachtet werden. Hierfür ist es bedeutsam, nicht nur klassische Kennzahlen (zum Beispiel "Time to Hire") zu erfassen, sondern auch Qualitätsfaktoren in die Erfolgsmessung einzubeziehen. So kann ein zu großer Fokus auf die Zeitersparnis im Recruiting-Prozess dazu führen, dass die Stellen zwar schnell besetzt werden, die Frühfluktuation der neu eingestellten Beschäftigten jedoch steigt und dies negative Folgen für die Arbeitgebermarke nach sich zieht.
Unterschiedliche Anspruchsgruppen und Kommunikation der jeweiligen Kennzahlen: Ein Unternehmen kann zwar grundsätzlich frei über die Einführung von Kennzahlen entscheiden, jedoch müssen vor deren Implementierung unter anderem die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates und der Datenschutz beachtet werden. Die Ergebnisse der Erfolgsmessung sollten für verschiedene Zielgruppen, wie Abteilungsleitung, Personalleitung oder Vorstand, nach deren jeweiligen Interessenschwerpunkten in unterschiedlicher Form zur Verfügung gestellt werden. Das ist bereits bei der Konzeption der Erfolgsmessung zu beachten. Entscheidend ist die Entschlossenheit aller relevanten Anspruchsgruppen, tatsächlich mit den eingeführten Kennzahlen zu arbeiten. Nur so kann ein möglichst effizienter und effektiver Personalbeschaffungsprozess realisiert werden.
Die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen im Überblick
Nationale und internationale Quellen stellen Unternehmen verschiedene Recruiting-Messgrößen zur Verfügung. Für diesen Beitrag wurden 60 Kennzahlen analysiert und daraus entsprechend den oben dargestellten Anforderungen eine komprimierte Übersicht der bedeutsamsten Messgrößen für Theorie und Praxis erstellt. Für jede Kennzahl wurde definiert, auf welchen Erfolgsfaktor sie einzahlt.
Prozessschritt | Kennzahl | Beschreibung | Erfolgsfaktor |
Personalbedarfs-planung | Nichtbesetzungsquote | Prozentsatz unbesetzter Stellen nach X Tagen | Employer Branding und Candidate Experience |
Personalbeschaffung (intern/extern) | Platzierung in Arbeitgeberrankings | Vergleich der Platzierung des Unternehmens in Arbeitgeberrankings (zum Beispiel Kununu) | Employer Branding und Candidate Experience |
Umfang Initiativbewerbungen | Anzahl der Initiativbewerbungen, die aus Unternehmenssicht relevante Qualifikationen beinhalten | Effizienz und Effektivität | |
Bewerbungen pro Recruiting-Kanal | Eingehende Bewerbungen über einen Recruiting-Kanal in einem definierten Zeitraum | Effizienz und Effektivität | |
Channel Effectiveness | Anzahl der Bewerbungen über einen Recruiting-Kanal im Verhältnis zu den aufgewendeten Kosten | Effizienz und Effektivität | |
Churn Rate per Channel | Abbruchquote von Bewerbenden innerhalb des Bewerbungsprozesses nach Recruiting-Kanal | Effizienz und Effektivität | |
Conversion Rate | Klicks auf den Bewerbungsbutton im Verhältnis zur Anzahl der Besucher einer Stellenanzeige | Effizienz und Effektivität | |
Candidate Source | Verteilung nach Herkunftsart der eingegangenen Bewerbungen (zum Beispiel intern/extern, Recruiting-Kanäle, Mitarbeiterempfehlungsprogramme, Active Sourcing) | Effizienz und Effektivität | |
Bewerberqualität | Qualifizierte Bewerber im Verhältnis zu allen Bewerbern (gegebenenfalls pro Recruiting-Kanal) | Qualität | |
Personalauswahl und Entscheidungsfindung | Duration per Application | Durchschnittliche Bearbeitungsdauer in Tagen pro Bewerbung (insgesamt oder bis zur ersten Rückmeldung) | Prozessgeschwindigkeit |
Time to Internal Feedback | Durchschnittliche Zeitdauer für ein qualifiziertes Feedback der Beurteilenden an die Bewerbenden | Prozessgeschwindigkeit | |
Time to First Contact | Durchschnittliche Zeitdauer von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Einladung zum ersten Gespräch | Prozessgeschwindigkeit | |
Time to Feedback after Interview | Durchschnittliche Zeitdauer, bis nach dem Vorstellungsgespräch ein Feedback an die Bewerbenden erfolgt | Prozessgeschwindigkeit | |
Time to Contract-Handover | Durchschnittliche Zeitdauer in Tagen nach der Entscheidung des Fachbereichs bis zum Versand der Vertragsunterlagen | Prozessgeschwindigkeit | |
Time to Hire | Summe der Dauer aller Stellenbesetzungsprozesse in Tagen im Verhältnis zur Anzahl besetzter Stellen | Prozessgeschwindigkeit | |
Offer-Acceptance-Rate | Anzahl angenommener Angebote im Verhältnis zur Anzahl unterbreiteter Angebote | Qualität | |
Personalauswahl und Onboarding | Zufriedenheit der Bewerbenden | Zufriedenheitsrate mit dem Recruiting-Prozess aus Sicht der Bewerbenden | Qualität |
Zufriedenheit der Fachabteilung | Zufriedenheitsrate mit dem Recruiting-Prozess aus Sicht der Fachabteilung | Qualität | |
Passgenauigkeit/Früh-fluktuation/Retention Rate | Anzahl derjenigen Mitarbeitenden, deren Beschäftigungsverhältnis weniger als sechs Monate beziehungsweise zwei Jahre gedauert hat – im Verhältnis zu allen Stellenbesetzungen (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberkündigungen) | Qualität | |
Onboarding | Quality of Hire | Zustimmung der Mitarbeitenden zur neuen Position (zum Beispiel zum Umfang der bereitgestellten Informationen und Qualität der Einarbeitung) | Qualität |
Fazit: Praktische Umsetzung des kennzahlenbasierten Recruitings
Die Implementierung von Recruiting-Kennzahlen ist keineswegs als abgeschlossenes Verfahren zu betrachten. Eine regelmäßige Überprüfung des organisationalen Stimmungsbildes und der technischen Möglichkeiten, in Form eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses innerhalb des Unternehmens, wird dringend empfohlen. Ziel für das Unternehmen muss es sein, mithilfe der Kennziffern systematisch Schwachstellen innerhalb des Personalbeschaffungsprozesses aufzudecken, Optimierungspotenziale zu nutzen, Ressourcen effizienter einzusetzen und sich Schritt für Schritt weiter zu verbessern. Getreu dem Zitat von Peter Drucker: "If you can’t measure it, you can’t manage it".
Sämtliche Beiträge zu unseren Online-Themenwochen "Trends im Recruiting 2021" finden Sie hier.
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