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Das Vorgehen bei der Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung (GBpsych) muss vorausschauend und mit allen Stakeholdern im Unternehmen gemeinsam geschehen. Bild: Fotolia LLC.

Die psychische Gefährdungsbeurteilung kann mehrere Zwecke erfüllen: Krankenstände, Fehlzeiten und Kosten werden reduziert, gesetzliche Auflagen nachhaltig und mit Mehrwert umgesetzt. Wie all diese Ziele erreicht werden können, zeigt die folgende Best-Practice-Vorgehensweise.

Eine professionell umgesetzte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GBpsych) kann dem Unternehmen weit mehr bieten als die Erfüllung arbeitsschutzrechtlicher Pflichten und die Gründe für psychische Erkrankungen. Neben Arbeitsabläufen und Arbeitsprozessen, können insbesondere auch die Zusammenarbeit innerhalb des Betriebs sowie mit den Kunden analysiert werden.

Leitfaden: Die psychische Gefährdungsbeurteilung im Betrieb implementieren

Aus der unternehmerischen Perspektive betrachtet, kann die künftig regelmäßig durchzuführende "Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung" ein Instrument zur Erhebung von Frühindikatoren sein. Verknüpft man dann die Analysedaten mit weiteren Quellen aus dem Personal- oder Qualitätsmanagement, zeigen sich Handlungsbedarfe, bevor diese eintreten. Denn auf die Ursachen eines Belastungsfaktors erst zu reagieren, wenn er sich in deutlichen Quoten zeigt (beispielsweise bei Kennzahlen zu Beschwerden oder Krankmeldungen), kann aufwendig, teuer und vielleicht sogar schon zu spät sein.

Bei der Implementierung der Gefährdungsbeurteilung empfiehlt sich die folgende, in der Praxis erprobte Vorgehensweise.     

Alle Stakeholder bei der Gefährdungsbeurteilung einbinden  

Zunächst sollten alle projektnahen Stakeholder wie Betriebsräte, Betriebsmediziner und HR-Verantwortliche frühzeitig mit in die Vorbereitung einbezogen werden. Wie in vielen anderen Bereichen, macht auch bei diesem Projekt die Planung einen wichtigen Teil aus. Eine erste und erfolgsrelevante Empfehlung ist die Einrichtung eines Steuerungsgremiums.

Neben einem funktionellen, erfüllt ein solches Gremium auch noch einen weiteren Zweck: Erstens bringt er die erfolgsrelevanten Perspektiven frühzeitig zusammen und gewährleistet so, dass alle Entscheidungen von Anfang an gemeinsam und transparent getroffen werden. Hierdurch wird gezielte Konfliktprävention betrieben und die Anzahl etwaig später auftretender Reibungspunkte im Projektverlauf auf ein Minimum reduziert. Zweitens erleichtert das bloße Vorhandensein eines zentralen Steuerungsorgans die zielführende Umsetzung des Projekts.

Da der Kern des Verfahrens meist die Erhebung von Mitarbeitermeinungen per Befragung und/oder Workshop ist, ist stets auch die Mitbestimmung durch die Arbeitnehmervertretung erforderlich.

Arbeitsplatztypen und Erhebungsinstrumente klären

Neben konkreten Arbeitsplatztypen, müssen auch die zu verwendenden Erhebungsverfahren vorher festgelegt werden. Dieser Schritt braucht zwar ein wenig Abstimmung ist jedoch sehr wichtig, um die später abzuleitenden Maßnahmen auch zielgerichtet in den einzelnen Bereichen umsetzen zu können. Erhebungsinstrumente und theoretische Modelle für psychologische Analysen gibt es viele.

Wichtig ist deshalb zunächst, dass Sie für Ihr Unternehmen ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, was genau in der Gefährdungsbeurteilung bewertet werden soll. Ein Messinstrument sollte stets in der Lage sein, verschiedene Belastungsaspekte zu erheben, um sicherzustellen, dass diese im Einklang mit der Unternehmenskultur und den gesetzten Zielen steht. So vermeiden Sie, dass die Gefährdungsbeurteilung auf einzelne "Hotspots" beschränkt bleibt (etwa Geschäftsbereiche mit hohem Krankenstand).

Dabei muss auch diskutiert werden, welche der zahlreich vorhandenen Erhebungsverfahren für den Betrieb geeignet sind und in welchem Umfang die Datenerhebung sinnvoll ist.

Mitarbeiter regelmäßig und verständlich informieren  

Um die Verbesserungspotenziale tatsächlich heben zu können, ist es wichtig, dass Sie offen mit dem Prozess umgehen und regelmäßig alle Mitarbeiter im Unternehmen über den jeweils aktuellen Stand sowie den Nutzen informieren. Wichtig ist, dass sich die Kollegen darauf verlassen können regelmäßig mit leicht verständlichen Informationen versorgt zu werden. Hier gilt der Grundsatz: Weniger ist mehr. Als Zwischenergebnis reicht es häufig aus über die aktuelle Teilnahmequote und die noch verbleibende Zeit zur Teilnahme an der Befragung zu informieren. Detailliertere Ergebnisse werden später ohnehin auf einer Betriebsversammlung oder in den einzelnen Bereichen vorgestellt.

Querverbindungen zum Gesundheitsmanagement (BGM) herstellen

Eine gut umgesetzte Gefährdungsbeurteilung kann erheblich mehr, als nur zum Reduzieren von Produktivitätseinbußen beizutragen. Gefährdungsbeurteilungen zeigen immer auch Frühindikatoren für Schwierigkeiten in der Umsetzung von Geschäftsprozessen sowie der internen Kommunikation. Um die Resultate einer Gefährdungsbeurteilung noch wirkungsvoller nutzen zu können empfiehlt es sich, die Daten mit anderen Quellen zu verknüpfen, beispielsweise mit Zahlen aus dem Qualitäts- oder Gesundheitsmanagement. Richtig gelesen, decken Gefährdungsbeurteilungen auch fast immer Mängel in der Aufbau- und Ablauforganisation oder auch der Aufgabenverteilung auf. Dies hilft die später abzuleitenden Maßnahmen nachhaltig im Unternehmen zu verankern und unterstützt wirksam die Veränderung Ihrer Organisation hin zu einem leistungsfähigeren Unternehmen mit gesunden Mitarbeitern.

Bedarf an externer Unterstützung prüfen

Die Unterstützung von externen Beratern kann alle Phasen des Planungs- und Umsetzungsprozesses einer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung erheblich vereinfachen und verkürzen. Zum einen kommen Prozessberater als neutrale Dritte ins Unternehmen und stehen deshalb weniger stark unter Verdacht, ausschließlich einzelne Interessen (z.B. die der Unternehmensführung) zu vertreten. Im Weiteren erleichtert die Moderation insbesondere Gespräche zur Sache erheblich und gewährleistet eine zügige und fachlich korrekte Durchführung des Projekts. Prüfen Sie daher, ob externe Unterstützung für Ihr Projekt Sinn machen könnte.

Schlagworte zum Thema:  Betriebliches Gesundheitsmanagement, Arbeitsschutz, Gefährdungsbeurteilung, Psychische Gesundheit, Psychische Belastung

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