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| Onboarding

Vorbild Bundeskanzlerin: Neue Mitarbeiter einarbeiten

Die Bundeskanzlerin hat Lob bekommen für ihre Führung.
Bild: Bundesregierung/Denzel

Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles hat den Führungsstil von Regierungschefin Angela Merkel gelobt und hervorgehoben, dass sie gut in der Einarbeitung unterstütze. Der Berliner Onboarding-Prozess scheint also gelungen zu sein - Unternehmen stellt dies immer wieder vor Herausforderungen.

"Frau Merkel ist sehr erfahren, strahlt Ruhe aus und vermittelt den Neulingen wie mir Sicherheit. Sie macht es uns leicht, in die Kabinettsarbeit einzusteigen, das gefällt mir gut", sagte Nahles der "Bild am Sonntag".

Damit hat die Bundeskanzlerin wohl schon einiges richtig gemacht im Onboarding-Prozess der neuen Minister. Die Betreuung neuer Mitarbeiter ist auch für Personaler eine Herausforderung – schließlich sollen sich neue Mitarbeiter gut einarbeiten, um möglichst schnell ihre Leistung voll beisteuern zu können. Mit einigen Tipps lässt sich diese Einarbeitungsphase gut vorbereiten und meistern.

Erster Tipp: Den Arbeitsplatz vorbereiten

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, dass der neue Mitarbeiter einen vorbereiteten Arbeitsplatz vorfindet. Leider ist dies keineswegs immer der Fall. Zu einem vorbereiteten Arbeitsplatz gehören je nach Position, Aufgabenbereich und Art der Tätigkeit ein Raum, Schreibtisch und Sitzgelegenheit, Arbeitsmittel oder Werkzeuge und Platz für die persönlichen Dinge des Mitarbeiters. Wenn möglich, sollten auch erste Tätigkeiten, die der Neue bereits am ersten Tag ausführen kann, vorgegeben werden.

Zweiter Tipp: Die wichtigsten Infos zusammenstellen

Einige Dinge und Sachverhalte sollte der Neue bereits am ersten Arbeitstag kennen oder wissen. Hierzu gehören zum einen wichtige Regelungen und Vorschriften (zum Beispiel über Unfallverhütung, Arbeits- und Pausenzeiten, betriebliche Zusammenarbeit, Arbeitsordnung), Informationen über das nähere Arbeitsumfeld und örtliche Gegebenheiten. Hilfreich sind dabei Organisationspläne und eine Stellenbeschreibung.

Dritter Tipp: Einführungsveranstaltung organisieren

Neben der individuellen Einführung können auch mehrere Mitarbeiter zusammen in einer Veranstaltung begrüßt und informiert werden. Das stellt die einheitliche Information sicher und kann der Personalabteilung Arbeit ersparen. Außerdem lässt sich so auch ein Gruppengefühl unter den neuen Mitarbeitern erzeugen, das zugleich Grundstein für das Netzwerk im Unternehmen ist.

Vierter Tipp: Die Kollegen vorbereiten

Die Vorbereitung der Kollegen ist eine wesentliche Aufgabe des Vorgesetzten. Vom ersten Tag an muss er dazu beitragen, dass der neue Mitarbeiter in die bestehende Gruppe rasch und reibungslos integriert wird und dass die Gruppe weiterhin gut zusammenarbeitet. Der Vorgesetzte muss bereits im Vorfeld die Gruppe informieren und auf den neuen Mitarbeiter positiv einstimmen. Dies gelingt ihm umso leichter, je stärker die vorhandenen Mitarbeiter sich von dem Neuen Entlastung und Unterstützung erhoffen.

Fünfter Tipp: Einen Paten benennen

In vielen Unternehmen beauftragt der Vorgesetzte einen Mitarbeiter als Starthelfer oder Pate. Als Kollege kann er — oft besser als der Vorgesetzte — den Neuen mit den vielen kleinen und größeren Dingen im Unternehmen vertraut machen. Er berät in Fragen wie: Wo finde ich was? Was muss ich tun, wenn …? Welche Verhaltensregeln sind hier üblich? Wovor muss ich mich vorsehen? Der Starthelfer kann auch die Einarbeitung des Neuen übernehmen, wenn er dessen Aufgabengebiet gut kennt.

Sechster Tipp: Einarbeitung in vier Stufen

Für die Einarbeitung selbst, insbesondere bei einfacheren Tätigkeiten, hat sich ein Modell mit vier Stufen bewährt.

Stufe 1: Vorbereiten des Mitarbeiters. Dies geschieht in der Reihenfolge: dem Lernenden die Befangenheit nehmen, die zu lernende Tätigkeit bezeichnen, Vorkenntnisse feststellen, Interesse wecken, dem Lernenden Zutrauen zu sich selbst geben.

Stufe 2: Erklären und vormachen. Der Lernende soll den ganzen Vorgang im Zusammenhang überblicken. Das Vormachen braucht auch genaue Erklärung und Begründung (Was, wie und warum so). Den Vorgang zügig wiederholen und dabei die Kernpunkte und Lern-Abschnitte nennen. Der Lernende soll sich den Vorgang einprägen.

Stufe 3: Ausführen lassen. Dies geschieht unter Aufsicht des Einarbeitenden. Der Lernende soll die Aufgabe durchführen und sie dabei erläutern; Verständnislücken müssen geschlossen werden.

Stufe 4: Unterweisung abschließen. Der Lernende arbeitet unter Aufsicht des Unterweisenden selbstständig, bis er den Vorgang sicher bearbeiten kann.

Hinweis: Im Haufe Personal Office erhalten Sie einige Arbeitshilfen für den Onboarding-Prozess - zum Beispiel eine Checkliste für den ersten Arbeitstag oder ein vorformuliertes Anschreiben für Mitarbeiter eine Woche vor Arbeitsbeginn.

dpa / Haufe Online Redaktion

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