Dass HR für ihre Belange auf Softwarelösungen setzt - von Gehaltsabrechnung über Mitarbeiter-Self-Services bis hin zum Leistungsmanagement - ist nichts Neues. Bisher aber konnten die Anwendungen vielmals nur am Schreibtisch oder mit dem Firmenhandy genutzt werden. Kolumnist Thomas Otter erläutert anhand von Praxisbeispielen, wie sich das ändern kann.
In den letzten 70 Jahren hat sich die HR-Technologie hauptsächlich auf Menschen konzentriert, die in Büros arbeiten. Zunächst ging es um die Automatisierung der Gehaltsabrechnungen: Die erste computergestützte Gehaltsabrechnung wurde in den frühen 1950er Jahren in Lyons Tea Room in Großbritannien durchgeführt. Seitdem haben Unternehmen Unmengen an Software entwickelt, um den Bedarf der Personalabteilungen auf der ganzen Welt zu decken. Die Anforderungen des Personalwesens dominieren seither die Bewertungsentscheidungen und die meisten dieser Tools sind für Office-Anwender konzipiert. In den ersten 50 Jahren von HR-Tech waren die einzigen Nutzerinnen und Nutzer der Technologien die Personal- und Finanzabteilungen, typischerweise für die Gehaltsabrechnung und die damit verbundene Verwaltung.
HR-Softwareentwicklung: Trotz Fortschritt meist an den Schreibtisch gebunden
In den vergangenen 20 Jahren erweiterte sich das Spektrum dann um Tools wie Mitarbeiter- und Manager-Self-Services und um Anwendungen über die reinen administrativen Prozesse hinaus auf Lernen, Leistungsmanagement, Rekrutierung, interne Mobilität, Beschäftigungsengagement und andere ausgefeiltere Analytik. In den letzten zehn Jahren kamen immer mehr Funktionen hinzu, die von mobilen Geräten bereitgestellt werden - aber hauptsächlich entsprach das dem, was bereits auf dem Desktop ausgeführt wurde. Die mobile Entwicklung folgte weitgehend der Desktop-Entwicklung und hat den Desktop eher erweitert als ersetzt.
Die primäre, implizite Annahme bei fast all diesen Anwendungen ist, dass sich die Nutzerinnen und Nutzer in einem Büro befinden. Dies bedeutet, dass bislang ein Großteil der Mainstream-HR-Software die Mitarbeitenden, die nicht hinter einem Schreibtisch sitzen, nicht erreicht. Ein Einzelhandelsmitarbeiter, der kein Firmenhandy besitzt, ist für die meisten HR-Anbieter kein wichtiger Anwendungsfall. Alles, vom Sicherheitsdesign über die Architektur der Anwendungsleistung bis hin zur Preisgestaltung, passt nicht wirklich zu diesem Typus.
Neue Anwendungen auf dem Markt
Dies ändert sich jetzt. Neue Anbieter mit Cloud-nativen Architekturen, die bessere Sicherheitsmechanismen bereitstellen und die für die spezifischen Anwendungsfälle des "schreibtischfreien Arbeiters" entwickelt wurden, sind jetzt auf dem Markt. Diese Anwendungen folgen dem "Mobile First"-Ansatz und sind in F&E und beim Design mehr auf die mobile Anwendung als auf den Desktop ausgerichtet. Häufig sind sie auch auf eine bestimmte Branche ausgerichtet wie zum Beispiel auf den Einzelhandel, Hotels, Restaurants, den Großhandel und Vertrieb oder das Gesundheitswesen. Die besten ermöglichen eine Peer-to-Peer-Kommunikation und verbessern den Geschäftsprozess zum Nutzen des Unternehmens und der Mitarbeitenden, anstatt nur zu automatisieren, was HR tut.
Zwei gut gemachte Beispiele
Gerne möchte ich Ihnen zwei Beispiele für gut gemachte, nicht an einen Schreibtisch gebundene Softwareanwendungen nennen.
Beispiel eins: Bei einem großen Automobilhersteller in Frankreich wurde an dem Tag, an dem die Produktion nach der Coronakrise wieder aufgenommen wurde, jede Maschine und jeder Arbeitsplatz mit einem QR-Code ausgestattet. Die Beschäftigten konnten den Code scannen und ein Video zu den neuen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ansehen. Dann wurden sie durch ein kurzes Quiz geführt und alle relevanten Gesundheits- und Sicherheitsdatensätze im HR-Kernsystem wurden in Echtzeit aktualisiert. Die Entwicklung dieser Anwendung hatte zum Ziel, auf jedem neueren Mobiltelefon zu laufen - unabhängig davon, ob es sich um ein Firmenhandy handelt oder nicht. Die Mitarbeitenden können auch Feedback zum Training geben und es dadurch stetig verbessern.
Beispiel zwei: Bei einem großen Einzelhändler können die Mitarbeitenden von jedem mobilen Gerät aus auf ihre Schichtpläne zugreifen und die Schichten problemlos mit ihren Kollegen tauschen. Sie können mit ihren Vorgesetzten, Kollegen und der Anwendung selbst über ein Chat-Tool ihrer Wahl wie beispielsweise Whatsapp interagieren. Zudem haben sie die Möglichkeit, Echtzeit-Berechnungen des Nettolohns einschließlich Abzügen durchzuführen, und können sogar wählen, wann ihr Lohn ausbezahlt werden soll - monatlich, wöchentlich oder sogar täglich.
So kommen Sie zu Schreibtisch-ungebundenen Softwarelösungen
- Schauen Sie sich Ihr HR-Software-Portfolio an und fragen Sie sich, wie viel davon optimiert ist, um die Mitarbeitenden an vorderster Front zu unterstützen. Die Lokführerin, den Verkäufer, die Person in der Spätschicht im Lager, die Maschinenführerin oder den Krankenpfleger. Fordern Sie Ihre bestehenden HR-Tech-Anbieter heraus, mit ihrer Lösung speziell diesen Teil der Belegschaft zu unterstützen.
- Arbeiten Sie mit den Mitarbeitenden an vorderster Front zusammen, um die Durchführbarkeit der Lösungen vorab zu testen. Beziehen Sie dann erst die weiteren Mitarbeiter in den Bewertungsprozess mit ein.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass das, was im Büro funktioniert, auch für den Mitarbeiter an vorderster Front funktioniert.
- Entwickeln Sie eine klare Strategie, wie ihre Softwarelösungen auch auf externen, betriebsfremden Geräten wie zum Beispiel auf privaten Mobiltelefonen angewandt werden können.
- Denken Sie über die Vollzeitbeschäftigten hinaus und beziehen Sie auch die Anforderungen der Teilzeitbeschäftigten, Auftragnehmer oder Selbstständige in Ihre Überlegungen mit ein.
- Durchforsten Sie den Markt nach spezialisierten Lösungen. In den vergangenen zwei Jahren gab es nahezu eine Explosion an Neuentwicklungen speziell für Mitarbeitende an vorderster Front.
Thomas Otter ist Gründer von Otter Advisory und berät große und kleine Unternehmen, Investoren und HR-Tech-Anbieter. Zuvor leitete er das Produkt-Management bei SAP Success Factors und war Research Vice President bei Gartner für HR Tech. Das Zusammenspiel von HR und Technologie fasziniert, desillusioniert und inspiriert ihn immer wieder.