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Guter Vorsatz Nr. 2: Die mehrfache Datenerfassung reduzieren

Es ist wieder Zeit für gute Vorsätze - auch in Personalabteilungen. Zehn davon, die in vielen Firmen Erfolg versprechen, hat unser Autor Robert Knemeyer zusammengetragen. Heute lautet die Empfehlung: Einige Daten von Mitarbeitern werden in verschiedenen IT-Systemen erfasst, den Aufwand und die Fehlerquelle sollte man durch Datentransfer reduzieren.

Kennen Sie das auch? Gerade wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen beginnt, sind dessen Daten in verschiedenen EDV-Systemen zu erfassen. Insbesondere die Personalnummer ist bei vielen dann ein eindeutiges Erkennungsmerkmal, das überall zu hinterlegen ist. Wenn man dann zum vierten oder fünften Mal die gleichen Daten des Mitarbeiters in einem IT-System erfasst hat, wundert man sich über diese Mehrarbeit.

Aber es sind ja nicht nur die System der EDV-Abteilung, sondern es steht zu befürchten, dass einige Abteilungen zusätzlich noch weitere eigene Programme für deren Tätigkeit im Einsatz haben. So könnte zum Beispiel der Fuhrpark ein Programm zur PKW-Verwaltung haben, der Einkauf für die Lieferanten und der Vertrieb ein CRM. Und in allen werden die gleichen Daten angelegt, damit der Mitarbeiter seine Tätigkeit ausüben kann. Diese ganzen Daten jeweils neu zu erfassen, verursacht großen Aufwand und die Fehlerquote steigt mit jedem neuen Erfassungsvorgang., Probleme mit der Datenkonsistenz sind die Folge.

 

Wenn Sie das auch kennen, sollten Sie sich für 2012 vornehmen, möglichst wenige Quellen (am besten nur eine) für die Erfassung zu nutzen und alle weiteren per Datentransfer zu versorgen. Der Nutzen daraus wäre eine deutliche Reduzierung des Erfassungsaufwandes und der Fehlermöglichkeiten. Die neuen IT-System verfügen inzwischen fast alle über entsprechende Input- und Output-Schnittstellen. Es lohnt sich zu prüfen, ob eine Anschaffung lohnt beziehungsweise wie diese Möglichkeiten am besten genutzt werden.

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