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Guter Vorsatz Nr. 1: Unnötige manuelle Tätigkeiten hinterfragen

Es ist wieder Zeit für gute Vorsätze - auch in Personalabteilungen. Zehn davon, die in vielen Firmen Erfolg versprechen, hat unser Autor Robert Knemeyer zusammengetragen. Heute lautet die Empfehlung: Viele Tätigkeiten werden immer noch mit großem händischen Aufwand erledigt. Prüfen Sie, ob diese entfallen oder automatisiert werden können.

Kennen Sie das auch? Sie erledigen Verwaltungstätigkeiten und betreiben dabei einen ungeheuer hohen manuellen Aufwand, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen. Das geschieht meist in zwei Zusammenhängen.

In die erste Gruppen gehören Tätigkeiten, bei denen zwar der Aufwand hoch ist, dabei aber zum Beispiel eine gesetzliche Anforderung erfüllt werden muss. Das könnten Listen vom Personalverkauf sein, anhand derer später dann der geldwerte Vorteil festzustellen ist. Diese können Sie idealerweise effizienter erledigen, einfach abschaffen geht hier nicht.

In der zweiten Gruppe sind die Tätigkeiten nicht verpflichtend und es bestehen große Zweifel, ob sich hier Aufwand und Nutzen noch in einen angemessenen Verhältnis gegenüber stehen. Dazu gehört oft das permanente Erstellen von Organigrammen (Viso), was teilweise von einen Dutzend Personen im Unternehmen erledigt wird. Auch das Erstellen von Power Point Präsentationen für das nächste Meeting oder das Schreiben eines Zwischenzeugnises, was vielleicht zwei Stunden an Aufwand erzeugt, fällt hierunter.

Über den Nutzen beider Maßnahmen lässt sich streiten.

 

Wenn Sie das auch kennen, sollten Sie sich für 2012 vornehmen, die Tätigkeiten mit hohem manuellen Aufwand genauer anzusehen und zu versuchen, diese entfallen zu lassen. Geht dies nicht, sollten Sie prüfen, ob es eine elektronische Lösung gibt, die Möglichkeit besteht, den Prozess zu verändern oder das Pareto Prinzip anzuwenden (mit 20% des Aufwands bereits 80% der Arbeit erledigen). Der Nutzen daraus wäre ein Gewinn an wertvoller Arbeitszeit für die wirklich wichtigen Dinge mit hoher Priorität. Und ganz nebenbei steigern Sie auch noch Ihre Produktivität.

Haufe Online Redaktion

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