04.01.2012 | HR-Management

Gute Vorsatz Nr. 3: Mal wieder richtig aufräumen im Büro

Es ist wieder Zeit für gute Vorsätze - auch in Personalabteilungen. Zehn davon, die in vielen Firmen Erfolg versprechen, hat unser Autor Robert Knemeyer zusammengetragen. Heute lautet die Empfehlung: Damit in der Ablage und im Archiv überhaupt noch etwas weiterhin gefunden werden kann, sollte auch hier einmal im Jahr richtig aufgeräumt werden.

Kennen Sie das auch? Alle Jahre wieder, es ist ungefähr Mitte Januar, Sie haben gerade den Jahresabschluss für das zurückliegenden Jahr durchgeführt und sind mit allen Sachen fertig. Jetzt bereiten Sie sich auf das neue Jahr vor. Als erstes brauchen Sie Platz im Büro, z. B. für neue Ordner, die angelegt werden müssen. Da zumeist die Unterlagen des letzten Jahres weiter im Büro verbleiben, muss also das Jahr 2010 ins Archiv gebracht werden; aber auch hier herrscht bereits Platzmangel. Was nun? Häufig wird dann das Nötigste noch irgendwie beiseite geschoben, um die Unterlagen noch unterzubringen.

Zurück vom Archiv ins Büro – auch hier wurde wahrscheinlich schon lange nicht überprüft, ob Unterlagen und Ordner, die man in den Schränken hat, wirklich noch sinnvoller Weise aufbewahrt werden müssen. Dazu fehlt im Tagesgeschäft zumeist einfach die Zeit.

 

Wenn Sie das auch kennen, sollten Sie sich für 2012 vornehmen, eine richtige Aufräumaktion durchzuführen. Zuerst sollten Sie sich um das das Archiv kümmern. Dort können alle Unterlagen aus dem letzten Jahrtausend jetzt vernichtet werden. Ist das erledigt, sollten Sie sich über ein besseres Ordnungskonzept für die Zukunft Gedanken machen. Hier ein Vorschlag: Sortieren Sie die Unterlagen nach Jahrgängen. Das hätte den Vorteil, dass jeweils ein altes Jahr, das vernichtet werden kann, durch ein neues ersetzt wird. Dies würde am besten funktionieren, wenn Sie auch im eigenen Büro ein ähnliches Ordnungsschema eingeführt hätte. Dann könnten Sie mit mehr Platz und mehr Ordnung künftig schneller und einfacher reagieren.

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