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Führungstechniken für die schwierigen Fälle (Teil 1): Führen ohne Vorgesetztenfunktion

Der Führungsalltag bietet viele Herausforderungen und Stolperfallen. Besonders als Projektleiter hat man es schwer, fehlt einem doch die disziplinarische Macht. Welche Möglichkeiten Sie dennoch haben, ihre Führungsrolle erfolgreich zu meistern, lesen Sie im ersten Teil unserer neuen Serie.

Projektleiter führen ihre Teammitglieder in der Regel nicht im disziplinarischen Sinne, sondern nur fachlich. Damit besitzen sie keine disziplinarische Macht. Dennoch wird auch von ihnen erwartet, dass sie Aufgabenpakete zuweisen, Projektmitarbeiter steuern, Budgets überwachen und vor allem ihre Projektziele erreichen – kurz: Führungsverantwortung übernehmen.

 

Auftragsklärung ist das A und O

Entscheidend für den reibungslosen Ablauf eines Projektes ist jedoch, dass zu Beginn der Auftrag und die Ziele klar mit dem Auftraggeber abgeklärt wurden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie einen schriftlichen Projektauftrag formulieren und diesen mit dem Auftraggeber abstimmen.

Ansonsten sind Sie in Ihrem Handeln relativ frei: Als Projektleiter ist es Ihre Pflicht, sorgfältig abzuwägen, welche Aufgaben für das Projekt besonders erfolgskritisch und dringlich sind, welche weniger. Von entscheidender Bedeutung ist auch, welchem Mitarbeiter Sie welche Aufgaben anvertrauen.

Dabei sollten Sie den individuellen Reifegrad des Mitarbeiters berücksichtigen. Braucht er zum Beispiel viel Anleitung oder arbeitet er lieber selbstständig? Je nachdem müssen Sie Ihren Führungsstil situativ anpassen.

Was Sie jedoch nicht delegieren können, sind die Präsentation des Projektfortschritts im Lenkungsausschuss, das Führen von Einzelgesprächen mit Projektmitarbeitern und die Budgetplanung.

 

Sorgfältige Mitarbeiterauswahl mittels Job-Design

Wenn sich ein Projektleiter an den Ergebnissen seines Projekts messen lassen muss (und das müssen alle!), dann darf er es nicht zulassen, keinen Einfluss auf die Personalauswahl zu haben. Als hilfreiches Führungsinstrument bietet sich hier das Job-Design an. Auch wenn Projektleiter im Alltag selten schriftliche Stellenbeschreibungen

für ihre Projektmitarbeiter formulieren, lohnt sich der Einsatz dieses Werkzeugs. Ziel sollten allerdings nicht umfassende Stellenbeschreibungen sein, sondern kurze Schriftstücke, die Antworten auf die folgenden Fragen liefern:

  • Welche fachlichen und überfachlichen Kompetenzen werden für die verschiedenen Funktionen im Projekt benötigt?
  • Welche Verantwortung trägt der jeweilige Projektmitarbeiter?
  • Welcher zeitliche Aufwand ist mit dem Projekt für den jeweiligen Mitarbeiter verbunden?

Die Klärung und Dokumentation dieser Fragen macht die Auswahl von geeignetem Personal für das Projekt umso leichter.

 

Verbindliche Teamregeln sind ein Muss

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind letztlich verbindliche Teamregeln unerlässlich. Darin sollten Dinge wie der gemeinsame Umgang miteinander, das Verhalten in Problemfällen, die Weitergabe von Informationen, Rechte und Pflichten jedes Beteiligten und eben auch Checks und Zwischenberichte zum Projektstatus fest vereinbart werden.

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