02.04.2014 | Dokumentenmanagement

Personalakten in sieben Schritten digitalisieren

Aktenstapel müssen nicht sein. Das Personalmagazin zeigt den Weg zum modernen Dokumentenmanagement.
Bild: Michael Bamberger

Wer Aktenstapel für immer aus dem Personalbüro verbannen möchte, muss deren Inhalte digitalisieren lassen. Die aktuelle Ausgabe des Personalmagazins beschreibt die sieben Schritte, die zur digitalen Personalakte führen.

Steigerung der Unternehmenseffizienz sowie ein zentraler, geschützter und unabhängiger Zugriff auf alle Personaldokumente – die Vorteile der elektronischen Personalverwaltung sind bekannt. Doch wie genau läuft die Einführung einer digitalen Personalakte ab? Was sollten Anwender beachten? Dr. Martin Grentzer, Vorstand der Aconso AG, hat für die April-Ausgabe des Personalmagazins einen Leitfaden für die erfolgreiche Implementierung des Dokumentenmanagements erstellt. Wir stellen einen Auszug daraus vor.  

Schritt eins: Auswahl des Anbieters

Die Wahl des Anbieters muss sehr sorgfältig erfolgen – hierfür sollte durchaus etwas Zeit eingeplant werden. Die endgültige Entscheidung sollte anhand folgender Qualitätskriterien stattfinden:

  • Wie viel Erfahrung hat das Dienstleistungsunternehmen in der Digitalisierung von Personalakten?
  • Wie viele branchen- und unternehmensnahe Referenzkunden kann der Dienstleister national und international vorweisen?
  • Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System integrierbar?
  • Verfügt die Software über eine intuitive, visuell ansprechende Oberfläche?
  • Kann der Anbieter ein ausgereiftes und fundiertes Sicherheitskonzept vorweisen, das Ihre Ansprüche erfüllt?
  • In welchem Verhältnis stehen Kosten und Leistungsumfang des Dienstleisters?
  • Sind Erweiterungen wie automatische Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Outputmanagement möglich?
  • Lassen sich Workflows und Prozesse problemlos einbinden?

Schritt zwei: Transparente Kommunikation mit allen Parteien

Transparente Kommunikation der Nutzenaspekte mit allen Anspruchsgruppen ist wichtig. Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten, wenn sie eine digitale Personalakte einführen. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz gilt: Sämtliche Anforderungen sind zuverlässig zu erfüllen. Um sich einen Überblick über die wesentlichen Datenschutzbedingungen zu verschaffen, müssen Anwender sieben Grundsätze beachten.

Schritt drei: Organisation der Verscannung

Einige Dienstleister bieten an, den Prozess der Verscannung im Vorhinein zu besichtigen. Auch der Ort der Verscannung kann unternehmensspezifisch bestimmt werden. Soll dies vor Ort geschehen, müssen Anwender die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedenken. Bei der gängigeren Variante, außer Haus zu verscannen, werden die Akten in Teilchargen mit einem gesicherten Transport zum Scan-Dienstleister gebracht und digitalisiert (in Deutschland oder im den deutschen Rechtsnormen entsprechenden Ausland). Vor der Verscannung sollte der Anwender in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem Softwareanbieter eine "bereinigte" Akte erstellen.

Schritt vier: Was passiert mit den Papierakten nach der Verscannung?

Viele zertifizierte Scan-Dienstleister bieten die Möglichkeit an, zu geringen Kosten die eingescannten Akten zwischenzulagern. Es empfiehlt sich ein Zeitraum von sechs Monaten. Nach einer umfassenden Qualitätsprüfung durch Testphasen und halbjähriger, aktiver Softwarenutzung im Unternehmen können die einstigen Akten unbedenklich zu Papierstaub vernichtet werden.

Schritt fünf: Kick-off-Termin und anschließende Testphase

Im Kick-off-Termin erarbeiten das Unternehmen und das Projektteam des Anbieters das weitere Vorgehen. In der Spezifikationsphase werden zuerst Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Register und Dokumentartstruktur festgelegt und konfiguriert. Dann folgen Implementierung und Testphase. Via Web greift der Anwender auf die für ihn zugeschnittene digitale Personalakte auf einem Testserver zu und überprüft sie. Bei einem Inhousekauf wird die Software in die bestehende IT-Unternehmensstruktur implementiert. Im gleichen Schritt erfolgt die Anbindung an das bestehende ERP-System. Bei einer Cloudlösung findet die Implementierung im Rechenzentrum des Softwareanbieters statt.

Schritt sechs: Intensive Schulung aller Beteiligten

Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt sich. So lässt sich im Lauf der Zeit die digitale Personalakte zu einem Werkzeug für Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung weiterentwickeln.

Schritt sieben: Erfolgreiche Integration und Betriebsstart

Die neue digitale Personalwelt ist erschaffen. Mit der digitalen Personalakte beginnt eine effiziente und moderne Personalarbeit sowie ein zukunftsorientiertes HR-Dokumentenmanagement.

Den kompletten Beitrag "Digitale Personalakte- Fertig zur Abgabe" lesen Sie in Ausgabe 04/2014 des Personalmagazins.

Schlagworte zum Thema:  Digitalisierung, Digitale Personalakte, Personalakte

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