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03.12.2015 | Top-Thema Digitales Onboarding

Unterstützung durch Apps

Kapitel
Informationen für die Einarbeitungsphase direkt per App aufs Smartphone des neuen Mitarbeiters.
Bild: MEV-Verlag, Germany

Immer mehr Unternehmen setzen Onboarding-Apps ein, um neue Mitarbeiter durch die Einarbeitungsphase zu begleiten. Welche Möglichkeiten eine solche App bietet, wie sie ausgestaltet sein sollte und welche Erfahrungen der Personaldienstleister Randstad damit gemacht hat, lesen Sie in diesem Kapitel.

Während beispielsweise das Firmen-Intranet schon lange dazu genutzt wird, neuen Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess zu begleiten und ihm alle notwendigen Informationen bereitzustellen, sind Onboarding-Apps gerade erst im Kommen. In Zeiten von Smartphones und Tablets setzen jedoch immer mehr Unternehmen auf diese Art der digitalen Unterstützung.

Welche Vorteile eine Onboarding-App bietet

Onboarding-Apps bieten eine Reihe von Vorteilen:

  • Mobilität und Flexibilität: Eine App bietet eine flexible Ergänzung zum professionalisierten Onboarding-Prozess. Sie ist jederzeit und von jedem Ort abrufbar.
  • Integration: Sie lässt sich optimal in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter einbauen.
  • Einheitliche Kommunikation: Die mobile Technik reduziert den Aufwand zur Standardisierung und entlastet den Personaler, der mit Struktur und Professionalität punktet.
  • Erlebnis und spielerisches Lernen: Der Spaßfaktor sollte bei einer digitalen Lösung nicht zu kurz kommen, denn nur so wird eine App regelmäßig genutzt.
  • Multimediale Nutzung: Eine App bietet die Möglichkeit, verschiedene mediale Elemente – vom informativen Text bis hin zum kurzen Video - einzubinden.
  • Interaktiver Dialog: Auch eine direkte Feedbackfunktion kann Bestandteile einer App sein und weitere Möglichkeiten bieten.
  • Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen
  • Wertschätzung jedes einzelnen Mitarbeiters
  • Kompakte Wissensvermittlung, die Stück für Stück freigegeben wird
  • Unsicherheiten, die in der Anfangsphase häufig vorkommen, können abgefangen werden.
  • Employer Branding wird auf die digitale Ebene gehoben 

Wie eine Onboarding-App gestaltet sein sollte

Der erste Eindruck zählt – das gilt nicht nur für den neuen Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer, sondern auch für einen solchen digitalen Wegbegleiter. Die App soll Vertrauen schaffen, damit sich die neuen Mitarbeiter im Unternehmen vom ersten Tag an gut aufgehoben fühlen. Spielerisch werden Infos freigegeben, jedoch ohne zu überfordern. Gerade bei einer App, die eine sehr heterogene Gruppe von Mitarbeitern anspricht, darf die Anwendung nicht zu komplex sein. Sie muss selbsterklärend und intuitiv zu nutzen sein. Nur dann fühlt sich jeder Einzelne gleichermaßen gut abgeholt und es entstehen keine digitalen Berührungsängste. Gleichzeitig bieten die technischen Möglichkeiten auch viele Chancen, die App innovativ und interaktiv zu gestalten.

Zielgruppe und Strategie nicht aus den Augen verlieren

Hier die richtige Balance zu finden, bedarf bereits bei der Entwicklung besonderes Fingerspitzengefühl. Die Zielgruppe muss immer im Fokus stehen: Jeder Nutzer muss auf seine Kosten kommen – vom Digital Native, der quasi mit dem Smartphone aufgewachsen ist, bis hin zum Mitarbeiter 50plus, der vielleicht noch nie eine App genutzt hat. Nur dann bietet eine Standardisierung durch die App eine wertvolle Hilfestellung bei der Einarbeitung.

Wichtig: Eine solche App kann immer nur ein Bestandteil einer größeren, übergeordneten Strategie sein. Sie steht nicht für sich alleine, sondern ergänzt die verschiedenen Phasen der Einarbeitung.

Ein Beispiel aus der Praxis: Onboarding bei Randstad

Beim Personaldienstleister Randstad ist eine App integraler Bestandteil des unternehmensinternen Onboarding-Programmes, das mit Experten der Haufe Gruppe, der Randstad Business School, HR-Experten und Führungskräften etabliert wurde.Die App wird von neuen Mitarbeitern einfach im Google Playstore auf das eigene Firmen-Smartphone heruntergeladen und mit einem persönlichen Freischaltcode aktiviert.

Die App schaltet jeden Tag einen nützlichen Tipp für die ersten Wochen im neuen Job frei. Der App-Name „Push to know“ ist an das Unternehmenscredo von Randstad „good to know you“ angelehnt und beschreibt den Nutzen der App.

Digitale Ergänzung zum Onboarding-Programm

Der digitale Helfer erklärt, wie die Einarbeitung bei Randstad organisiert ist. Je nach Position und Funktion im Unternehmen sind diese Module unterschiedlich aufgebaut und individuell zugeschnitten. Die App ist Teil der ganzheitlichen Onboarding-Strategie bei Randstad und ergänzt die Praxistrainingseinheiten sowie die Begleitung von Führungskräften und Paten digital. Informationen zum Intranet des Unternehmens sowie ein erster Überblick zur Unternehmensphilosophie finden in der App Platz.

Auch „weiche Faktoren“ werden angesprochen, also Themen, die zur Stolperfalle werden können: „Wie gehe ich mit dem Du um?“ oder „Was will der Chef?“. Außerdem werden nützliche Tipps zum Arbeitsalltag gegeben: Ratschläge zu Fragen wie „Welcher Lerntyp bin ich?“ oder „Wie mache ich richtig Pause?“ helfen dem Mitarbeiter durch die ersten Wochen. Im Archiv können die gesammelten Tipps jederzeit abgerufen werden.

Ansprechpartner via App finden

Die hilfreichsten Tipps kann der User in den Favoriten speichern. Die Notizfunktion ermöglicht es, direkt Kommentare zu den digitalen Ratschlägen einzutragen. Auch der passende Ansprechpartner ist mit der App schnell gefunden.

 

Vorsprung durch digitale Kommunikation

Wer seinen neuen Mitarbeitern Wertschätzung entgegen bringt und nicht nur ein Firmen-Smartphone, sondern sogar eine eigene App zur Verfügung stellt, punktet von Beginn an. Digitale Kanäle, wie zum Beispiel eine solche App, sind eine optimale Chance für den Arbeitgeber, die unternehmerische Willkommenskultur zu pflegen sowie die Identität und Werte des Unternehmens positiv zu unterstreichen.

Eine App allein schafft zwar noch kein Alleinstellungsmerkmal. Ein Vorsprung in der digitalen Kommunikation kann aber sehr wohl das emotionale Tüpfelchen auf dem i sein. Der Einstieg ins Unternehmen wird durch eine zusätzliche positive Erfahrung bereichert.

Ausblick: Wo geht die Reise hin?

Auch nach der Einarbeitungsphase wachsen die Herausforderungen weiter: Wie kann ich die Motivation des Mitarbeiters für seine Arbeit und die Identifikation mit dem Unternehmen über Jahre hinweg halten? Intern sollten Unternehmen auch hier auf einen spannenden Kommunikationsmix und innovative Impulse setzen.

Bezogen auf digitale Elemente wie die App, ist auch vorstellbar, diese über die ersten Wochen und Monate hinaus als hilfreiches Tool zu etablieren. Erweiterte Funktionen, wie die Integration der persönlichen Zielvereinbarungen, könnten die App zum nützlichen Helfer im Berufsalltag werden lassen.

Lesetipp

Short eBook zum kostenlosen Download:

Susanne Bube: "Onboarding im Zeitalter der Digitalisierung". Aus: Personalentwicklung - Themen, Trends, Best Practices 2016. Hrsg. v. Karlheinz Schwuchow und Joachim Gutmann. Haufe-Lexware 2015.

Autor


Managerin Randstad Business School, Eschborn

OnBoarding, Digitalisierung, App

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